Las compras (procurement)

1La logística al servicio del programa

La logística pone a disposición los bienes y servicios adecuados, en el lugar adecuado, en el momento adecuado, en la cantidad y calidad adecuadas, al mejor costo, respetando al mismo tiempo las normas de los donantes. A menudo representa una gran parte del presupuesto de una respuesta humanitaria.

Sus funciones principales: compras, almacenamiento y gestión de existencias, transporte, flota, gestión de edificios y equipos y, con frecuencia, telecomunicaciones. El Clúster de Logística coordina los servicios comunes en las grandes crisis.

2El circuito de compra

1. Solicitud de compra (purchase request): el programa especifica la necesidad, las especificaciones, la cantidad, la fecha y la línea presupuestaria; la valida una persona autorizada.
2. Licitación o consulta de precios según el importe: una cotización, varias cotizaciones o licitación.
3. Análisis y selección: cuadro comparativo según criterios conocidos de antemano (precio, calidad, plazo, conformidad); comité de compras por encima de cierto umbral.
4. Orden de compra o contrato firmado.
5. Recepción: control de cantidades y calidad, nota de recepción firmada.
6. Pago tras cotejar la orden de compra, la nota de recepción y la factura (la «conciliación de tres vías»).
7. Archivo del expediente completo, listo para la auditoría.

3Umbrales y procedimientos

Cada organización fija umbrales: por ejemplo, una cotización por debajo de un importe pequeño, tres cotizaciones escritas por encima y, después, una licitación pública a partir de un importe más elevado. El contrato con el donante puede imponer normas más estrictas: se aplica la norma más estricta.

Nunca fraccionar una compra (dividirla en pedidos pequeños) para quedar por debajo de un umbral: es una falta que los auditores detectan fácilmente.

Las compras de emergencia pueden seguir un procedimiento simplificado, pero este debe estar autorizado, justificado y documentado.

4Ética, fraude y conflictos de intereses

• Separación de funciones: una misma persona no solicita, selecciona, recibe y paga.
• Conflicto de intereses: si un proveedor pertenece a un familiar, declárelo y retírese de la selección.
• Rechace regalos y comisiones; denuncie cualquier intento de corrupción.
• Verifique a los proveedores (existencia legal, referencias) y compruebe que no figuran en las listas de sanciones.
• Mantenga las ofertas selladas o protegidas hasta su apertura en comité.

5Planificar las compras: del plan de adquisiciones a la especificación

La mayoría de los problemas de compras detectados en las auditorías no surgen en el momento de la licitación, sino mucho antes: una necesidad expresada demasiado tarde, una especificación vaga, una cantidad mal calculada o una partida presupuestaria insuficiente. Un servicio de compras eficaz dedica tanto tiempo a planificar con los programas como a consultar a proveedores.

El plan de adquisiciones (procurement plan)

Desde la firma de un acuerdo de financiación, e idealmente desde la fase de propuesta, el logista elabora con el jefe de proyecto un plan de adquisiciones que abarca toda la duración del proyecto. Se trata de una tabla que recoge cada partida presupuestaria que incluya bienes, obras o servicios, e indica para cada una:

• la descripción de la necesidad y su referencia presupuestaria;
• la cantidad y la estimación del coste total, sobre la base de precios recientes (compras anteriores, catálogos, sondeos de mercado);
• el procedimiento aplicable, determinado por el importe total estimado de la necesidad durante el período y no por el importe de cada pedido;
• la fecha en la que los bienes deben estar disponibles sobre el terreno y, calculando hacia atrás, la fecha límite de emisión de la solicitud de compra;
• las restricciones particulares: normas de origen del donante, artículos sujetos a autorización previa, requisitos de calidad (medicamentos, alimentos, vehículos), plazos de importación.

El cálculo hacia atrás es la parte decisiva. Para una licitación internacional hay que contar en la práctica de cuatro a seis semanas de preparación y publicación, de dos a tres semanas de evaluación y aprobación y, después, el plazo de fabricación y transporte, que puede superar los tres meses para artículos importados por vía marítima. Una distribución prevista en el mes 4 de un proyecto de 12 meses obliga, por tanto, a menudo a que la solicitud de compra salga en las primeras semanas.

El plan de adquisiciones es la herramienta que protege contra el fraccionamiento involuntario. Cuando el mismo artículo se compra varias veces a lo largo del proyecto, es el acumulado previsible el que determina el procedimiento. Un plan bien llevado permite también agrupar las necesidades de varios proyectos en una misma licitación o en un acuerdo marco.

Redactar una especificación utilizable

La especificación describe lo que necesita el programa, no un producto ni una marca. Debe permitir que distintos proveedores presenten ofertas comparables y que quien recibe la mercancía pueda verificar su conformidad. Una buena especificación contiene:

• la función esperada y las características medibles (dimensiones, material, gramaje, capacidad, norma);
• las tolerancias aceptables (por ejemplo, «longitud 4 m, tolerancia de más o menos 2 %»);
• el embalaje y el marcado (logotipo del donante si se exige, idioma de las instrucciones);
• los requisitos de calidad verificables: muestra, certificado de análisis, certificado de conformidad, inspección previa al embarque;
• la vida útil residual mínima en el momento de la entrega para los productos perecederos (por ejemplo, al menos el 75 % o al menos 12 meses para un medicamento, según la política de la organización);
• las condiciones de entrega: lugar, Incoterm, plazo, entregas parciales autorizadas o no.

Los catálogos de referencia permiten ganar tiempo y armonizar los artículos entre actores: el Catálogo de Artículos de Socorro de Emergencia de la Federación Internacional y del CICR, las especificaciones técnicas de los clústeres (alojamiento, WASH) y las listas de medicamentos esenciales de la OMS para los productos sanitarios. Solo se puede citar una marca con la mención «o equivalente», salvo justificación técnica documentada (compatibilidad con un parque existente, por ejemplo para piezas de repuesto).

Quién hace qué

La delegación de atribuciones (matriz de autorización) fija para cada función el importe hasta el cual puede aprobar una solicitud, una adjudicación o un pago. Debe constar por escrito, estar fechada, ser conocida por todos y actualizarse con cada salida de personal. Una firma que exceda la propia delegación hace que el gasto sea cuestionable en la auditoría.

6Llevar a cabo un proceso competitivo de principio a fin

Los procedimientos varían de una organización a otra, pero la mayoría se basa en la misma lógica: cuanto mayor es el importe, más amplia, formal y trazable debe ser la competencia. La tabla siguiente ofrece un ejemplo de escala interna de una ONG ficticia. Estos importes son ilustrativos: cada organización y cada acuerdo de financiación fija los suyos, y siempre se aplica la norma más estricta.

Paso a paso: la licitación restringida

1. Pliego de licitación (días 1 a 5). Contiene las instrucciones a los licitadores, la especificación, el formulario de precios que hay que cumplimentar, los criterios de evaluación y su ponderación, el modelo de contrato, las condiciones de pago, la fecha y el lugar de presentación, y las declaraciones que deben firmarse (ausencia de conflicto de intereses, de sanciones, de condenas por fraude, respeto de las normas de conducta y de protección contra la explotación y el abuso sexuales).
2. Publicación y difusión (día 5). Anuncio en tablón, envío a los proveedores preseleccionados, publicación en un sitio web o en un periódico local según el procedimiento. Todas las preguntas de los licitadores y todas las respuestas se comparten por escrito con el conjunto de los licitadores.
3. Período de presentación (en general de 10 a 21 días según el importe y la complejidad; puede reducirse en caso de urgencia con justificación).
4. Recepción de las ofertas. Los sobres se anotan en un registro (fecha, hora, nombre del licitador, estado del sobre) y se guardan bajo llave. Una oferta recibida después de la fecha límite se rechaza y se devuelve cerrada, o se conserva cerrada con la anotación correspondiente.
5. Apertura de los sobres. En presencia de al menos tres miembros del comité, que firman una declaración de ausencia de conflicto de intereses. Cada oferta se rubrica en todas sus páginas; los precios se leen en voz alta y se anotan en un acta de apertura. En los procedimientos abiertos se puede invitar a los licitadores a asistir a la apertura.
6. Evaluación en tres fases: conformidad administrativa (documentos exigidos, firmas, validez), evaluación técnica (conformidad con la especificación, experiencia, plazo, muestras) y, por último, evaluación financiera únicamente de las ofertas técnicamente conformes.
7. Informe de evaluación y recomendación, firmado por todos los miembros, con los motivos de rechazo de cada oferta descartada.
8. Aprobación por la autoridad competente y, a continuación, notificación al licitador seleccionado e información a los licitadores no seleccionados.
9. Contrato firmado antes de cualquier inicio de ejecución, con las garantías que correspondan (garantía de cumplimiento, a menudo del 5 al 10 % del importe; garantía de reembolso del anticipo si se abona un anticipo).

Elegir los criterios y su ponderación

Coexisten dos enfoques. La oferta conforme más barata conviene para los artículos estandarizados cuya calidad está totalmente definida por la especificación (bidones, lonas, jabón): todas las ofertas conformes son equivalentes y el precio decide. La mejor relación calidad-precio («best value for money») conviene para los servicios, las obras y los bienes cuya calidad varía: se asigna una puntuación técnica y una puntuación financiera, por ejemplo un 60 % técnica y un 40 % financiera. La puntuación financiera suele calcularse así: puntuación = ponderación x (precio más bajo / precio de la oferta). Los criterios y su ponderación se publican en el pliego; no pueden modificarse después de la recepción de las ofertas.

Un criterio que no se haya anunciado en el pliego de licitación no puede servir para descartar una oferta. Es una de las causas más frecuentes de reclamaciones de licitadores y de observaciones de auditoría.

Procedimientos excepcionales

El recurso a una fuente única (negociación directa con un solo proveedor) se admite en casos limitados: urgencia vital documentada, proveedor único por razones técnicas o legales (piezas originales, distribuidor exclusivo), fracaso de un procedimiento competitivo sin ninguna oferta conforme, o continuidad de un contrato existente dentro de los límites previstos. Cada excepción es objeto de una nota de justificación firmada por la autoridad competente y redactada antes de la compra. Una justificación escrita a posteriori casi siempre es rechazada por los auditores.

Acuerdos marco y preselección

Para los artículos que se compran con regularidad (combustible, material de oficina, kits de higiene, alquiler de vehículos), un acuerdo marco celebrado tras un proceso competitivo completo permite después hacer pedidos rápidamente a precio fijado, durante un período limitado (a menudo de uno a dos años). Es también la principal herramienta de preparación para emergencias: una organización que dispone de acuerdos marco activos para los artículos de primer auxilio gana varias semanas cuando estalla una crisis. La preselección (lista de proveedores verificados) no sustituye al proceso competitivo, pero agiliza las solicitudes de cotización.

7Ejemplo completo: la compra de 2 400 kits de artículos domésticos en Doruma

Contexto ficticio: la ONG «Secours Solidaire Kivale» responde al desplazamiento de 2 400 hogares hacia la ciudad de Doruma (país ficticio) tras unos enfrentamientos. El proyecto está financiado por un donante institucional cuyo acuerdo impone tres ofertas por escrito por encima de 10 000 EUR, una licitación abierta por encima de 60 000 EUR y la verificación de las listas de sanciones para todo proveedor. El procedimiento interno de la ONG es el de la tabla de la sección anterior. La distribución debe realizarse dentro de 7 semanas.

1. La necesidad y la estimación

El kit, conforme a las especificaciones del clúster de alojamiento y artículos no alimentarios, contiene: 2 mantas (1,5 x 2 m, mínimo 70 % de lana, 1,5 kg), 2 esteras, 1 juego de utensilios de cocina para 5 personas, 2 bidones plegables de 10 litros, 1 cubo de 14 litros con tapa, 1 lona de 4 x 6 m conforme a las normas del catálogo de referencia. Precio unitario estimado a partir de las compras del trimestre anterior: 32 EUR. Importe total: 2 400 x 32 = 76 800 EUR, a los que se suman unos 4 000 EUR de transporte local.

El importe supera los 60 000 EUR: se requiere una licitación abierta nacional. El jefe de base propone hacer «tres pedidos de 800 kits, cada uno por debajo de 30 000 EUR, para ir más rápido». El coordinador de logística se niega: se trata de la misma necesidad, para la misma distribución, y dividirla sería un fraccionamiento. Propone, en cambio, dividir la licitación en lotes (lote 1 mantas y esteras, lote 2 utensilios, bidones y cubos, lote 3 lonas) dentro de un único procedimiento, lo que amplía la competencia a los proveedores especializados respetando el umbral.

2. El calendario hacia atrás

3. La evaluación del lote 1 (mantas y esteras)

Se recibieron cinco ofertas dentro del plazo. Ponderación publicada: técnica 60 puntos (conformidad de la muestra 30, plazo de entrega 20, referencias 10), financiera 40 puntos. Umbral técnico mínimo: 42 puntos sobre 60. La tabla siguiente es la primera versión preparada por el secretario del comité; contiene un error que el comité corrigió.

Observaciones importantes sobre esta tabla: la puntuación financiera se calcula sobre la base del precio más bajo entre las ofertas técnicamente conformes. La oferta B (31 200 EUR) está por debajo del umbral técnico; según las normas del pliego, su precio no debe servir de referencia. El comité vuelve a calcular con el precio más bajo de las ofertas restantes (A, C y E), es decir, 33 840 EUR: A obtiene 40 x 33 840 / 34 560 = 39,2, total 90,2; C obtiene 40 x 33 840 / 36 960 = 36,6, total 91,6; E obtiene 40,0, total 87,0. Se recomienda la oferta C. Esta corrección ilustra un error frecuente: utilizar una oferta descartada como base de cálculo falsea la clasificación.

La oferta D era la más barata. El comité no puede «subsanar» la falta de declaración después de la apertura, porque equivaldría a tratar a este licitador de forma distinta a los demás. Si el pliego hubiera previsto la posibilidad de solicitar documentos no sustanciales que faltaran dentro de un plazo fijado, esa facultad debería haberse ofrecido a todos los licitadores que se encontraran en la misma situación.

4. Las verificaciones previas a la adjudicación

• Búsqueda del nombre de la empresa, de sus directivos y de sus accionistas conocidos en las listas consolidadas de sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, de la Unión Europea y, si el acuerdo lo exige, del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos; impresión fechada del resultado incorporada al expediente.
• Verificación de la existencia legal (registro mercantil, número de identificación fiscal) y visita a las instalaciones de los nuevos proveedores a partir de un determinado importe.
• Comprobación de las referencias aportadas (dos llamadas documentadas).
• Declaraciones de ausencia de conflicto de intereses firmadas por cada miembro del comité; un miembro cuyo cuñado es empleado del licitador E se retira antes de la evaluación, lo que se hace constar en el acta.

5. Ejecución, recepción y pago

El contrato con C prevé una entrega en dos partidas, una penalización por retraso del 0,5 % por día con un tope del 10 % y un pago a 30 días tras la recepción conforme. En la primera entrega, el control por muestreo (control del 5 % de las balas, pesaje de mantas) revela 120 mantas de 1,2 kg en lugar de 1,5 kg. El almacenero las anota como reserva en el albarán de entrega, las aparta y el acta de recepción solo se emite para los artículos conformes. El proveedor sustituye las 120 mantas en ocho días. El pago se prepara cuando el pedido, las dos actas de recepción y la factura coinciden en cantidades, precios y referencias.

6. El expediente de compra final

El expediente contiene, por este orden: solicitud de compra aprobada, extracto del plan de adquisiciones, nota de excepción relativa al plazo de presentación, pliego de licitación y pruebas de publicación, registro de recepción de los sobres, acta de apertura, declaraciones de los miembros, fichas individuales e informe de evaluación, verificaciones de sanciones, aprobación, notificaciones, contratos, albaranes de entrega, informes de control de calidad, actas de recepción, facturas y justificantes de pago. Un auditor debe poder reconstruir toda la decisión sin hacer una sola pregunta.

8Normas de los donantes, sanciones y control del fraude

Cada donante impone normas de compra en sus acuerdos. El logista no necesita sabérselas de memoria, pero sí debe saber dónde encontrarlas, cuáles cambian realmente su forma de trabajar, y revisar el acuerdo específico de cada proyecto: dos proyectos financiados por el mismo donante pueden incluir condiciones particulares diferentes.

Lo que cambia según los donantes

Cuando varios donantes cofinancian una misma compra, se aplica para cada aspecto la norma más estricta de cada uno: el umbral más bajo, las listas de sanciones de todos los donantes, las normas de origen más restrictivas.

El control de sanciones y del riesgo de desvío

Los acuerdos exigen asegurarse de que ningún fondo beneficie directa o indirectamente a una persona o entidad que figure en una lista de sanciones. En la práctica:

1. Verificar a cada proveedor, subcontratista y, según el nivel de riesgo, a sus directivos, antes del primer pedido y después periódicamente (por ejemplo, cada seis meses) y en cada renovación de contrato.
2. Conservar la prueba de la verificación (captura de pantalla fechada o informe de la herramienta utilizada) en el expediente del proveedor.
3. En caso de posible coincidencia (homónimo), suspender el procedimiento y elevar el asunto a la sede o al servicio de cumplimiento: no sacar nunca conclusiones por cuenta propia.
4. En las zonas donde grupos armados controlan el comercio o imponen impuestos, documentar el análisis de riesgos y las medidas adoptadas, y conocer las exenciones humanitarias previstas en los regímenes de sanciones aplicables.

Los esquemas de fraude más frecuentes

Qué hacer ante una sospecha

El logista que descubre un indicio de fraude no realiza la investigación por sí mismo. Pone a salvo los documentos (copias, originales bajo llave), no se enfrenta a la persona sospechosa y lo notifica conforme a la política de la organización (superior jerárquico, coordinación, línea de denuncia o servicio de auditoría interna). Los donantes exigen por lo general ser informados de una sospecha creíble en un plazo breve fijado por el acuerdo. Los compromisos de la Norma Humanitaria Esencial (CHS), en particular el relativo a la gestión responsable de los recursos, esperan que las organizaciones dispongan de políticas de prevención del fraude y la corrupción, y que el personal las conozca.

9Adaptar las compras al contexto

Emergencia repentina y crisis prolongada

En los primeros días de una emergencia repentina, la prioridad es la rapidez, pero la urgencia no suspende las normas: activa procedimientos previstos para ella. La mayoría de las organizaciones disponen de un procedimiento de emergencia que la dirección activa formalmente por un período limitado (a menudo de uno a tres meses) y que autoriza, por ejemplo, plazos de presentación reducidos, umbrales más altos o la consulta de un número reducido de proveedores. La declaración de emergencia, su duración y su alcance deben constar por escrito. Las compras de emergencia se apoyan prioritariamente en las existencias preposicionadas, los acuerdos marco vigentes y los servicios comunes (por ejemplo, las existencias de emergencia de las agencias o los almacenes de la Red de Depósitos de Respuesta Humanitaria de las Naciones Unidas, UNHRD). En una crisis prolongada, por el contrario, se espera una planificación anual, acuerdos marco, un análisis de mercados y una preferencia por la compra local o regional cuando es competitiva, lo que apoya la economía local y reduce los plazos.

Contexto urbano y mercados funcionales

En la ciudad, el mercado suele ser capaz de suministrar los bienes, y la pregunta pasa a ser: ¿hay que comprar y distribuir, o recurrir a transferencias monetarias? Un análisis de mercado (por ejemplo, según el estándar mínimo de análisis de mercado promovido por la red CaLP) orienta esta elección. Si los bienes se compran, la competencia suele ser amplia; el riesgo principal es la presión sobre los precios cuando varias organizaciones compran los mismos artículos al mismo tiempo, de ahí el interés de compartir la información de precios dentro del clúster.

Gestión a distancia y zonas inseguras

• Encargar la apertura de los sobres a un comité local, pero filmar o fotografiar la apertura, enviar las ofertas escaneadas a la coordinación antes de la evaluación y hacer validar la adjudicación a distancia.
• Recurrir a una verificación por terceros (empresa de seguimiento independiente) para la recepción de entregas importantes.
• Dar preferencia a los pagos bancarios o por dinero móvil, con una lista blanca de cuentas de proveedores verificadas; limitar los pagos en efectivo y protegerlos.
• Prever en el análisis de riesgos la posibilidad de que haya proveedores vinculados a partes en el conflicto, y adaptar las verificaciones.

Socios locales con poca capacidad

Cuando un socio nacional lleva a cabo las compras, la organización intermediaria sigue siendo responsable ante el donante. Un enfoque proporcionado consiste en evaluar la capacidad del socio (procedimientos escritos, separación de funciones, archivo), fijar con él umbrales adaptados por encima de los cuales el procedimiento se lleva a cabo conjuntamente, proporcionarle modelos (solicitud de compra, cuadro comparativo, acta), participar en los primeros comités y, después, aligerar progresivamente los controles a medida que se demuestra la capacidad. El objetivo es el fortalecimiento de capacidades, no la transferencia del riesgo: un socio al que se imponen normas que no puede aplicar, sin apoyo ni presupuesto, producirá expedientes no conformes y cargará con costes no subvencionables.

Compras especializadas

• Medicamentos y productos sanitarios: compras a proveedores cualificados (centrales de compra humanitarias reconocidas, proveedores precalificados), respeto de la normativa farmacéutica nacional, vida útil residual, cadena de frío, autorización previa de algunos donantes.
• Alimentos: certificados de análisis, conformidad con las normas del Codex Alimentarius o nacionales, inspección por un organismo independiente para las grandes cantidades.
• Obras: expediente técnico preparado por un ingeniero, visita obligatoria al emplazamiento, presupuesto detallado por partidas, retención de garantía, recepción provisional y después definitiva.
• Vehículos: normas de origen y autorizaciones previas, estandarización del parque (piezas, competencias de los mecánicos), coste total de propiedad en lugar del precio de compra.

10Errores frecuentes, la mirada de los auditores y preguntas de entrevista

Lo que los auditores revisan primero

Una auditoría de proyecto consiste a menudo en extraer una muestra de gastos y reconstruir cada compra. Las observaciones más frecuentes, que llevan a declarar costes no subvencionables, son:

• número de presupuestos inferior al requerido, o presupuestos sin fecha, sin firma o sin membrete verificable;
• falta de justificación de la elección cuando la oferta seleccionada no es la más barata;
• orden de compra con fecha posterior a la factura (compra regularizada a posteriori);
• falta de prueba de recepción, o recepción firmada por el propio solicitante;
• fraccionamiento visible en el libro mayor;
• falta de declaración de conflicto de intereses del comité, o participación de un miembro en situación de conflicto;
• falta de prueba de la verificación de sanciones;
• excepciones no aprobadas o aprobadas por una persona sin delegación;
• expedientes incompletos o imposibles de localizar.

Lista de verificación del expediente de compra

Errores sobre el terreno y cómo evitarlos

• Lanzar el procedimiento demasiado tarde y luego invocar la urgencia para justificar una fuente única: la solución es un plan de adquisiciones compartido y revisado cada mes en la reunión de coordinación entre programas y logística.
• Especificación copiada del catálogo de un proveedor: excluye de hecho la competencia. Redactarla a partir de las necesidades funcionales y de los catálogos de referencia.
• Comité compuesto únicamente por logistas: incluir al menos a un representante del programa y, si es posible, de finanzas, y no incluir nunca al solicitante como único evaluador técnico.
• Negociación tras la apertura con un solo licitador: salvo que el pliego la prevea para todos, supone una ruptura de la igualdad de trato.
• Archivo disperso entre buzones de correo y ordenadores personales: un número único por expediente de compra, un archivador o carpeta electrónica única, un registro de compras actualizado.

Preguntas de entrevista

1. «Describa el circuito de compra que aplicaría para una necesidad de 45 000 EUR de material WASH.»

Una buena respuesta parte del plan de adquisiciones y de la especificación, identifica el procedimiento según los umbrales de la organización y del donante, describe la publicación, la recepción y la apertura de los sobres en comité, la evaluación administrativa, técnica y luego financiera, la verificación de sanciones, la aprobación según la delegación, el contrato, la recepción independiente, la conciliación a tres bandas y el archivo. Menciona la norma más estricta y la separación de funciones.

2. «El jefe de misión le pide que compre inmediatamente a un proveedor que él conoce, sin proceso competitivo, porque la distribución es dentro de cinco días.»

El candidato no se niega en seco ni obedece a ciegas. Comprueba si existe un acuerdo marco o existencias disponibles, si el procedimiento de emergencia está activado, propone una solicitud de cotización acelerada (de 24 a 48 horas, tres proveedores) y, si una fuente única está realmente justificada, la documenta mediante una nota de excepción firmada antes de la compra, con verificación del proveedor. Señala por escrito el riesgo de costes no subvencionables.

3. «¿Cómo detecta presupuestos de complacencia?»

La respuesta cita señales concretas (formatos idénticos, numeración correlativa, precios con diferencias constantes, mismos datos de contacto), las verificaciones (contacto directo con los proveedores, visita, registro mercantil) y la conducta a seguir en caso de duda (poner a salvo los documentos, notificar, no investigar por cuenta propia).

4. «¿Qué es la relación calidad-precio y cómo la demuestra ante un donante?»

La respuesta distingue el precio de compra del coste total (transporte, almacenamiento, vida útil, pérdidas), cita la economía, la eficiencia, la eficacia y la equidad, y muestra cómo el expediente (criterios ponderados, análisis de mercado, comparación con los precios del clúster) aporta la prueba.

5. «Un socio local le envía expedientes de compra sistemáticamente incompletos. ¿Qué hace usted?»

La respuesta analiza las causas (desconocimiento, falta de personal, procedimientos inadecuados), propone un apoyo específico (modelos, formación, participación en los comités, umbrales de cogestión), fija un plan de mejora con plazos y explica cómo se protege el proyecto mientras tanto (control previo de las compras por encima de un umbral).

Referencias clave

• Logistics Operational Guide: Clúster Mundial de Logística (PMA).
• Catálogo de Artículos de Socorro de Emergencia: Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja y CICR.
• Manual de adquisiciones del PNUD y Manual de Adquisiciones de las Naciones Unidas (UNPD), como referencias de buenas prácticas.
• Normas de adquisición anexas al marco de asociación humanitaria de la Comisión Europea (ECHO).
• 2 CFR 200 (normas federales estadounidenses aplicables a las subvenciones) y disposiciones de BHA sobre los artículos restringidos.
• Norma Humanitaria Esencial en materia de calidad y rendición de cuentas (CHS), compromiso relativo a la gestión responsable de los recursos.
• Manual Esfera (2018), en particular los pasajes dedicados a la gestión de la cadena de suministro y a la asistencia basada en el mercado.
• Estándar mínimo de análisis de mercado (MISMA): red CaLP.