Almacén y gestión de existencias

1Recepción y almacenamiento

• A la llegada: comparar la mercancía con el albarán de entrega (waybill) y con la orden de compra, contar, controlar la calidad, anotar las diferencias y los daños antes de firmar.
• Almacenar sobre palés, separados de las paredes, por lotes, con pasillos despejados; respetar la altura máxima de apilamiento.
• Separar los productos peligrosos, alimentarios, médicos y no alimentarios; algunos productos requieren cadena de frío o temperatura controlada.
• Almacén limpio, seco, ventilado y seguro (acceso limitado, llaves controladas), con extintores.

2Fichas de existencias, FIFO y FEFO

Cada artículo tiene una ficha de existencias (en papel o en un programa informático): fecha, entrada, salida, saldo, referencia del documento, firma. El saldo debe coincidir con las existencias físicas.

• FIFO (primero en entrar, primero en salir): primero salen los artículos que llegaron primero.
• FEFO (primero en caducar, primero en salir): para alimentos y medicamentos, primero sale lo que caduca antes.

3Inventarios, salidas y pérdidas

• Inventario físico periódico (por ejemplo, mensual) realizado por dos personas, una de ellas independiente del almacenista; las diferencias se explican y se aprueban.
• Toda salida se basa en una solicitud aprobada y una nota de salida o un albarán de transporte firmado.
• Las pérdidas (robo, daños, caducidad) se declaran mediante un informe, nunca se «corrigen» discretamente en la ficha.
• Hacer un seguimiento del stock de seguridad y de los plazos de reabastecimiento para evitar las roturas de existencias.

4Elegir, dimensionar y acondicionar un almacén

Un almacén humanitario mal elegido sale caro durante todo su período de uso: pérdidas por humedad, plagas, robos, tiempo de manipulación, acceso imposible en la estación de lluvias. La elección se hace con un método, no a partir de la primera oferta de alquiler disponible.

Criterios de selección de un emplazamiento

Cuando no existe ningún edificio adecuado, se instala una unidad de almacenamiento móvil (carpa almacén, MSU), cuyos formatos habituales miden 10 x 24 m (240 m²) o 10 x 32 m (320 m²). Requiere una plataforma elevada y compactada, un drenaje perimetral, un anclaje adaptado al viento y un equipo formado para el montaje (en general una jornada con 10 a 15 personas). El Clúster de Logística puede prestarlas en las grandes emergencias.

Calcular la superficie necesaria

El dimensionamiento sigue cuatro pasos:

1. Existencias máximas previstas: no las existencias medias, sino el pico esperado (llegada de un gran convoy antes de una distribución), expresado en toneladas y en metros cúbicos por categoría.
2. Volumen por tonelada: los cereales en sacos ocupan entre 1,5 y 2 m³ por tonelada aproximadamente, las legumbres y el aceite algo menos; los artículos domésticos ligeros y voluminosos (mantas, bidones, lonas) pueden superar los 5 m³ por tonelada. Se trabaja por tanto con el criterio más restrictivo, a menudo el volumen para los artículos no alimentarios y el peso sobre el suelo para los alimentos.
3. Altura de apilamiento: depende del artículo, de su embalaje y de la estructura. A título indicativo, las pilas de sacos de 50 kg rara vez superan los 3 o 4 m de altura; las cajas de cartón están limitadas por la resistencia indicada en el embalaje. La superficie neta en el suelo se calcula como volumen / altura útil.
4. Superficie bruta: se añaden los pasillos y los espacios de servicio. En la práctica, la superficie realmente ocupada por las pilas suele representar entre el 60 y el 70 % de la superficie total; hay que dividir, por tanto, la superficie neta entre 0,6 o 0,7.

Norma de acondicionamiento habitual: palés bajo todas las mercancías, al menos 50 cm entre las pilas y las paredes para la inspección y la ventilación, pasillos principales lo bastante anchos para la manipulación (de 2 a 3 m, más para una carretilla elevadora), una zona de recepción, una zona de expedición, una zona de cuarentena para los artículos dañados o pendientes de control, y un plano del almacén expuesto con la ubicación de cada pila.

Segregación y condiciones particulares

• Alimentos separados de los productos químicos, del combustible y de los productos de higiene de olor fuerte; control de plagas (trampas, inspecciones, fumigación por un proveedor autorizado si es necesario, nunca por personal no formado).
• Productos sanitarios en una zona exclusiva, de acceso restringido, con registro de temperatura dos veces al día; temperatura de almacenamiento normalmente inferior a 25 o 30 °C según la etiqueta; cadena de frío de 2 a 8 °C para las vacunas y algunos productos, con registradores de temperatura.
• Mercancías peligrosas (combustible, cloro, baterías) en un local separado y ventilado, con cubeto de retención, señalización y fichas de datos de seguridad.
• Artículos de valor (teléfonos satelitales, ordenadores, cupones) en una jaula o un local cerrado, con registro separado.

Seguridad contra incendios y salud laboral

Extintores adecuados (de polvo y de CO2) cerca de las puertas y revisados, prohibición de fumar, instalación eléctrica controlada, salidas despejadas. El personal lleva calzado de seguridad y aprende las técnicas de levantamiento de cargas; la carga manual que transporta una persona debería ser razonable (los sacos de 50 kg se cargan entre dos o con ayuda mecánica según la política de la organización). Los jornaleros se registran, se les informa de las normas y están cubiertos conforme a la legislación local.

5La documentación de existencias: del albarán al informe mensual

La trazabilidad de los bienes se basa en una cadena de documentos que debe permitir seguir cada artículo desde su llegada hasta su distribución o su salida definitiva. Un auditor o un donante debe poder partir de una línea del informe de distribución y remontarse hasta el acta de recepción, y viceversa.

Los documentos y su función

Normas de llevanza

• Una ficha por artículo, por lote y, si los donantes lo solicitan, por proyecto o por donante. Los bienes de dos donantes no se mezclan en una misma ficha, aunque sean físicamente idénticos, salvo que se haya acordado y documentado un método de reparto.
• Cada línea indica la fecha, la referencia del documento justificativo, la cantidad que entra o sale, el saldo y la firma.
• Las correcciones se hacen mediante una línea nueva con referencia al informe de ajuste, nunca tachando, borrando o usando corrector.
• El saldo de la ficha, el del libro o del programa informático y las existencias físicas deben coincidir; cualquier diferencia es un hecho que hay que explicar, no un detalle que ajustar.
• Los documentos están prenumerados; los ejemplares anulados se conservan tachados y nunca se destruyen.

El informe de existencias y la conciliación

Cada mes se verifica la ecuación fundamental para cada artículo y cada proyecto:

Existencias iniciales + entradas (recepciones, transferencias recibidas, devoluciones) - salidas (distribuciones, transferencias enviadas, consumos) - pérdidas declaradas = existencias finales teóricas. Las existencias finales teóricas se comparan con las existencias físicas contadas. La diferencia, si la hay, se analiza y es objeto de un informe.

La conciliación se hace también entre servicios: las entradas en almacén deben corresponder a las compras recibidas en contabilidad, y las salidas a los informes de distribución de los programas. Para los bienes recibidos en especie de una agencia de las Naciones Unidas (alimentos del PMA, artículos del ACNUR o de UNICEF), el acuerdo exige por lo general un informe mensual detallado según un modelo impuesto, con las pérdidas clasificadas por causa y los números de las cartas de porte.

Elegir una herramienta informática

Una hoja de cálculo bien protegida basta para un almacén pequeño con algunas decenas de artículos. Por encima de eso, se hace necesario un programa de gestión de existencias o un módulo de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP): trazabilidad de lotes y fechas de caducidad, derechos de acceso, historial de modificaciones, informes por donante. Sea cual sea la herramienta, la ficha de existencias en papel en la pila sigue siendo útil como control cruzado y como solución de respaldo en caso de corte de electricidad o de conexión.

6Planificar la reposición: existencias de seguridad y punto de pedido

Gestionar unas existencias consiste en arbitrar constantemente entre dos riesgos: la ruptura de existencias, que interrumpe la asistencia, y el exceso de existencias, que inmoviliza fondos, aumenta las pérdidas y las caducidades, y puede dar lugar a costes no subvencionables si los bienes no se utilizan durante el período del proyecto.

Los conceptos básicos

• Consumo medio mensual (CMM): promedio de las salidas reales de los tres a seis últimos meses, corregido en función de las rupturas (un mes sin existencias no significa una demanda nula) y de los cambios previstos (nueva zona, nueva afluencia).
• Plazo de aprovisionamiento: tiempo que transcurre entre la decisión de hacer el pedido y la disponibilidad en el almacén, incluidos el procedimiento de compra, la fabricación, el transporte, el despacho de aduanas y la recepción. Hay que utilizar el plazo realmente observado, no el prometido por el proveedor.
• Existencias de seguridad: cantidad que protege contra las variaciones del consumo y del plazo. Una fórmula sencilla: existencias de seguridad = CMM x (plazo máximo observado - plazo medio), en meses. Muchas organizaciones fijan más bien un número de meses de cobertura (por ejemplo, 1 mes para artículos no alimentarios corrientes, de 2 a 3 meses para productos sanitarios esenciales).
• Punto de pedido = CMM x plazo medio + existencias de seguridad. Cuando las existencias disponibles (existencias físicas + pedidos en curso - cantidades ya reservadas) bajan de este nivel, se lanza un pedido.
• Existencias máximas = punto de pedido + cantidad pedida; no deben superar la capacidad de almacenamiento ni la vida útil de los productos.
• Meses de existencias disponibles = existencias disponibles / CMM: indicador sencillo de seguir en el informe mensual.

Ejemplo de cálculo

Un proyecto de salud consume una media de 4 000 sobres de sales de rehidratación oral al mes. El plazo medio de aprovisionamiento con la central de compras es de 2 meses; el plazo más largo observado es de 3 meses. Existencias de seguridad = 4 000 x (3 - 2) = 4 000 sobres. Punto de pedido = 4 000 x 2 + 4 000 = 12 000 sobres. Si la organización hace pedidos para 3 meses cada vez (12 000 sobres), las existencias máximas son de 24 000 sobres, es decir, 6 meses de consumo, lo que es compatible con una vida útil restante superior a 18 meses en el momento de la recepción. En la estación de lluvias, cuando el consumo puede duplicarse, el proyecto ajusta el CMM previsto y hace el pedido antes.

Clasificar los artículos para concentrar el esfuerzo

El análisis ABC clasifica los artículos según el valor consumido: una pequeña proporción de los artículos (clase A) representa a menudo la mayor parte del valor. Estos artículos son objeto de un seguimiento semanal, de inventarios más frecuentes y de una planificación detallada. Puede cruzarse con la criticidad (un artículo barato pero vital, como un reactivo de laboratorio o un medicamento esencial, recibe el mismo nivel de atención que un artículo de clase A).

Preposicionamiento

En las zonas expuestas a desastres estacionales (ciclones, inundaciones, epidemias) o de difícil acceso durante una parte del año, se constituyen existencias para contingencias antes de la temporada de riesgo. Su tamaño se deriva del escenario de planificación (por ejemplo, 3 000 hogares afectados en las primeras 72 horas), de la capacidad de los actores del clúster y de la financiación disponible. Hay que prever quién autoriza su uso, cómo se reponen y qué ocurre si no se utilizan: rotación hacia los programas regulares antes de la caducidad, transferencia a otro proyecto con el acuerdo del donante.

Unas existencias inmovilizadas no son existencias de seguridad: son una pérdida en ciernes. Todo artículo sin movimiento desde hace más de tres meses debe señalarse en el informe mensual, con una propuesta de utilización, transferencia o enajenación.

7Ejemplo completo: abrir y gestionar el almacén de Kalemba

Contexto ficticio: la ONG «Horizons Partagés» abre una base en Kalemba para responder a la llegada de 18 000 personas desplazadas, repartidas en dos emplazamientos y en familias de acogida. Durante los próximos tres meses debe almacenar víveres recibidos del PMA (raciones para 9 000 personas) y artículos domésticos financiados por un donante institucional para 1 800 hogares.

1. Estimar la necesidad de almacenamiento

La ración mensual por persona comprende 12 kg de cereales, 1,8 kg de legumbres, 0,75 kg de aceite y 0,15 kg de sal, es decir, 14,7 kg. Para 9 000 personas: 132,3 toneladas al mes. Las entregas llegan cada dos semanas, pero el PMA prevé entregar una vez y media la necesidad mensual antes de la estación de lluvias: existencias máximas previstas de unas 200 toneladas de víveres. Para los artículos domésticos, 1 800 kits de unos 22 kg y 0,12 m³ cada uno: 39,6 toneladas y 216 m³.

Con una tasa de ocupación del 65 %, la superficie bruta necesaria es de 244 / 0,65 = 375 m². El equipo añade 40 m² de zona de cuarentena y oficina, es decir, unos 415 m². El único edificio disponible en Kalemba mide 300 m². La decisión: alquilar este edificio para los víveres y la cuarentena, e instalar al lado una unidad de almacenamiento móvil de 240 m² para los kits domésticos, menos sensibles al calor y a las plagas.

2. Organizar la recepción del primer convoy

El primer convoy del PMA consta de 4 camiones, es decir, unas 90 toneladas según las cartas de porte. El almacenero, un asistente y un miembro del equipo de programas que actúa como testigo controlan cada camión. Resultado:

Las diferencias se anotan en cada carta de porte, con la firma del conductor, antes de que firme el receptor. Los sacos rotos se reacondicionan: el contenido recuperado se pesa (382 kg para 9 sacos, es decir, 68 kg de pérdida) y se registra. Los 8 sacos de guisantes mojados se ponen en cuarentena a la espera del dictamen de un controlador de calidad; las 9 cajas de aceite se examinan bidón por bidón (se recuperan 42 bidones intactos de 54). Se envía al PMA un informe de pérdida en tránsito dentro del plazo previsto en el acuerdo, con fotos, y se exige la responsabilidad del transportista conforme a su contrato.

3. Gestionar las salidas y la distribución

La distribución del primer ciclo abarca a 4 500 personas en el emplazamiento A. El programa emite una solicitud de salida calculada sobre la lista validada de personas beneficiarias; el logista verifica el cálculo y prevé un margen de redondeo limitado (raciones por hogar según su tamaño). La nota de salida y la carta de porte acompañan la carga hasta el emplazamiento. Por la tarde, el informe de distribución indica 4 437 personas atendidas; los sobrantes correspondientes a las 63 personas ausentes vuelven al almacén con una nota de devolución y se registran como entrada en las fichas de existencias. Se planifica una distribución complementaria para las personas ausentes.

4. El inventario de fin de mes

El día 30 del mes, el almacenero y el responsable administrativo realizan el inventario, bajo la supervisión del coordinador de logística. Los movimientos se congelan durante el recuento. Extracto del resultado:

El tratamiento de las diferencias muestra tres casos distintos: una pérdida de calidad documentada, un error administrativo que se corrige mediante un asiento trazable, y una pérdida inexplicada que exige una notificación. La organización ha fijado un umbral interno: toda diferencia inexplicada superior al 0,5 % del valor de un artículo, o toda diferencia en un artículo de valor, desencadena una revisión por parte de la coordinación. El umbral no es una tolerancia: una diferencia inferior también se analiza y se notifica.

5. El informe mensual al donante y al PMA

Para cada producto: existencias iniciales, recepciones por carta de porte, distribuciones por emplazamiento y por ciclo, devoluciones, pérdidas por causa (tránsito, almacenamiento, distribución), existencias finales contadas. Las pérdidas de víveres del mes representan 68 kg de sorgo (sacos rotos), 150 kg de sorgo faltante (3 sacos, a cargo del transportista), 100 kg de guisantes partidos destruidos y 36 litros de aceite, es decir, alrededor del 0,4 % del tonelaje recibido: un nivel que se examinará pero que sigue siendo explicable, y cada pérdida está documentada mediante un informe, fotos y, en el caso de la destrucción, un acta firmada por testigos.

8Adaptar la gestión de existencias al contexto

Emergencia repentina

En los primeros días, los bienes llegan antes que los procedimientos: donaciones en especie no solicitadas, convoyes de varias organizaciones, almacenes compartidos. Las prioridades son no recibir nada sin documento, aunque sea una simple carta de porte manuscrita y numerada, separar físicamente las existencias por propietario y por donante, e instalar fichas de existencias desde el primer día. Las donaciones no solicitadas e inadecuadas (ropa usada, medicamentos caducados o no conformes con la lista nacional) pueden saturar el almacén: hace falta una política clara de aceptación y rechazo, alineada con la del clúster y la de las autoridades. Los servicios de almacenamiento común que ofrece el Clúster de Logística permiten a las organizaciones pequeñas almacenar sin abrir su propio almacén, siempre que sigan sus procedimientos de entrada y salida.

Crisis prolongada

Los riesgos cambian: caducidades, acumulación de existencias huérfanas de proyectos terminados, rutinas que se relajan. Las medidas típicas son un inventario completo trimestral además de los recuentos cíclicos, una revisión de los artículos sin movimiento, transferencias entre proyectos autorizadas por escrito por los donantes afectados, y un procedimiento de enajenación (donación, venta, destrucción) aprobado y documentado al final del proyecto.

Campamentos y zonas urbanas

En un campamento, el almacén suele estar cerca de las personas beneficiarias: la presión sobre los guardas y el personal jornalero es fuerte, y las tensiones durante las distribuciones pueden trasladarse al almacén. En la ciudad, el almacenamiento es caro y el espacio escaso; se da preferencia a las entregas directas de los proveedores a los puntos de distribución, lo que exige una recepción rigurosa in situ con un testigo y un albarán firmado, o a modalidades monetarias que reducen la necesidad de almacenamiento.

Gestión a distancia e inseguridad

• Reducir las cantidades almacenadas en los lugares expuestos al saqueo y dar preferencia a rotaciones más frecuentes.
• Fotos georreferenciadas y con marca de tiempo de las pilas y de las fichas de existencias enviadas cada semana; videollamadas durante los inventarios.
• Inventarios realizados por un tercero encargado del seguimiento, o por personal de otra base, al menos una vez por trimestre.
• Plan de contingencia para el almacén: qué se hace si la zona se vuelve inaccesible, quién tiene las llaves, qué cantidad es aceptable perder.

Almacenes gestionados por un socio local

La organización intermediaria sigue siendo responsable de los bienes ante el donante. Define por escrito la transferencia de custodia (carta de porte firmada en cada transferencia), proporciona las herramientas (fichas, modelos de informe, candados), forma al almacenero, realiza inventarios conjuntos al principio y, después, controles por sorpresa. Evita confiar existencias por encima de la capacidad demostrada del socio, y presupuesta los costes reales de vigilancia y manipulación en lugar de suponer que el socio los absorberá.

9Errores frecuentes, control y preguntas de entrevista

Errores sobre el terreno y cómo evitarlos

Lista de verificación de una visita al almacén

• El edificio está limpio, seco, sin rastros de agua ni de plagas; los palés están en buen estado.
• Las pilas están separadas de las paredes, alineadas, estables e identificadas con una etiqueta (artículo, lote, fecha de caducidad, donante).
• Las fichas de existencias están presentes y actualizadas; tres artículos elegidos al azar coinciden entre ficha, programa informático y recuento.
• La zona de cuarentena se utiliza y está documentada.
• Los documentos de la semana (cartas de porte, actas de recepción, notas de salida) están archivados y numerados sin saltos en la secuencia.
• Los extintores son accesibles y están revisados; las salidas están despejadas.
• El registro de temperatura está cumplimentado para los productos sanitarios.
• Se lleva el registro de visitantes y de llaves.

Lo que revisan auditores y donantes

Verifican la trazabilidad de principio a fin sobre una muestra (de la factura a la distribución), la concordancia entre los informes de existencias y los informes narrativos, el tratamiento de las pérdidas, la existencia de inventarios independientes, la gestión de los bienes al final del proyecto y, para las donaciones en especie, el respeto de los modelos de informe de la agencia. Una tasa de pérdida baja pero no documentada preocupa más que una tasa más alta, explicada y seguida de medidas correctivas.

Preguntas de entrevista

1. «¿Cómo dimensiona un almacén para una nueva respuesta?»

Una buena respuesta parte de las existencias máximas previstas por categoría, las convierte en volumen, aplica una altura de apilamiento realista, añade los pasillos y zonas de servicio (tasa de ocupación del 60 al 70 %), prevé la cuarentena y la segregación, y después compara con las opciones disponibles (alquiler, unidad móvil, almacenamiento común del clúster).

2. «Durante un inventario, encuentra una diferencia del 3 % en un artículo de valor. ¿Qué hace?»

El candidato vuelve a contar, revisa los documentos del período (notas de salida, cartas de porte, devoluciones, registros), busca los errores administrativos y, si la diferencia sigue sin explicación, asegura el almacén, lo notifica según la política, redacta un informe objetivo y propone medidas correctivas, sin acusar a nadie sin pruebas.

3. «Explique el punto de pedido a un jefe de proyecto.»

La respuesta explica con un ejemplo numérico el consumo medio, el plazo real de aprovisionamiento y las existencias de seguridad, y muestra cómo esto determina la fecha en la que el programa debe emitir su solicitud de compra.

4. «¿Cómo gestiona un almacén confiado a un socio en una zona que usted no puede visitar?»

La respuesta cita la transferencia de custodia documentada, los informes y fotos semanales, la limitación de las cantidades, los inventarios realizados por un tercero, los controles a distancia y un plan de contingencia, así como el apoyo en formación y presupuesto.

5. «¿Qué hace con las existencias restantes al final de un proyecto?»

La respuesta menciona el inventario final, las normas de enajenación del acuerdo, la solicitud de autorización por escrito al donante para una transferencia a otro proyecto o una donación, la documentación completa y la actualización del registro de bienes.

Referencias clave

• Logistics Operational Guide, capítulos de almacenamiento y gestión de existencias: Clúster Mundial de Logística.
• Manuales y guías de almacenamiento y gestión de productos alimentarios del PMA.
• Manual de la cadena de suministro del ACNUR y procedimientos de UNICEF para los suministros.
• Directrices de la OMS sobre buenas prácticas de almacenamiento de productos farmacéuticos y sobre el almacenamiento y el transporte de productos sensibles al tiempo y a la temperatura.
• Manual Esfera (2018), normas de asistencia alimentaria y pasajes relativos a la gestión de la cadena de suministro.
• Norma Humanitaria Esencial en materia de calidad y rendición de cuentas (CHS).
• Directrices sobre donaciones en especie y donaciones no solicitadas, en particular las de la OMS para las donaciones de medicamentos.