Entrepôt et gestion des stocks

1Réception et stockage

• À l'arrivée : comparer la marchandise au bordereau de livraison (waybill) et à la commande, compter, contrôler la qualité, noter les écarts et les dommages avant de signer.
• Stocker sur palettes, à distance des murs, par lots, avec des allées dégagées ; respecter la hauteur maximale d'empilage.
• Séparer les produits dangereux, alimentaires, médicaux et non alimentaires ; certains produits exigent une chaîne du froid ou une température contrôlée.
• Entrepôt propre, sec, ventilé, sécurisé (accès limité, clés contrôlées), avec extincteurs.

2Fiches de stock, FIFO et FEFO

Chaque article a une fiche de stock (papier ou logiciel) : date, entrée, sortie, solde, référence du document, signature. Le solde doit correspondre au stock physique.

• FIFO (premier entré, premier sorti) : on sort d'abord les articles arrivés en premier.
• FEFO (premier périmé, premier sorti) : pour les aliments et médicaments, on sort d'abord ce qui expire le plus tôt.

3Inventaires, sorties et pertes

• Inventaire physique régulier (par exemple mensuel) par deux personnes, dont une indépendante du magasinier ; les écarts sont expliqués et approuvés.
• Toute sortie s'appuie sur une demande approuvée et un bon de sortie ou un bordereau de transport signé.
• Les pertes (vol, dommages, péremption) sont déclarées par un rapport, jamais « corrigées » discrètement sur la fiche.
• Suivre le stock de sécurité et les délais de réapprovisionnement pour éviter les ruptures.

4Choisir, dimensionner et aménager un entrepôt

Un entrepôt humanitaire mal choisi coûte cher pendant toute sa durée d'utilisation : pertes par l'humidité, nuisibles, vols, temps de manutention, accès impossible en saison des pluies. Le choix se fait avec une méthode, pas sur la première offre de location disponible.

Critères de sélection d'un site

Lorsqu'aucun bâtiment adapté n'existe, on installe une unité de stockage mobile (tente d'entrepôt), dont les formats courants mesurent 10 x 24 m (240 m²) ou 10 x 32 m (320 m²). Elle exige une plateforme surélevée et compactée, un drainage périphérique, un ancrage adapté au vent et une équipe formée pour le montage (en général une journée avec 10 à 15 personnes). Le Cluster Logistique peut en prêter dans les grandes urgences.

Calculer la surface nécessaire

Le dimensionnement suit quatre étapes :

1. Stock maximal prévu : non pas le stock moyen, mais le pic attendu (arrivée d'un gros convoi avant une distribution), exprimé en tonnes et en mètres cubes par catégorie.
2. Volume par tonne : les céréales en sacs occupent environ 1,5 à 2 m³ par tonne, les légumineuses et l'huile un peu moins ; les articles ménagers légers et volumineux (couvertures, jerricans, bâches) peuvent dépasser 5 m³ par tonne. On travaille donc avec le critère le plus contraignant, souvent le volume pour les articles non alimentaires et le poids au sol pour les aliments.
3. Hauteur de gerbage : elle dépend de l'article, de son emballage et de la structure. À titre indicatif, les piles de sacs de 50 kg dépassent rarement 3 à 4 m de haut ; les cartons sont limités par la résistance indiquée sur l'emballage. La surface au sol nette se calcule par volume / hauteur utile.
4. Surface brute : on ajoute les allées et espaces de service. En pratique, la surface réellement occupée par les piles représente souvent 60 à 70 % de la surface totale ; il faut donc diviser la surface nette par 0,6 à 0,7.

Règle d'aménagement couramment appliquée : palettes sous toutes les marchandises, au moins 50 cm entre les piles et les murs pour l'inspection et la ventilation, allées principales assez larges pour la manutention (2 à 3 m, davantage pour un chariot élévateur), une zone de réception, une zone d'expédition, une zone de quarantaine pour les articles endommagés ou en attente de contrôle, et un plan de l'entrepôt affiché avec l'emplacement de chaque pile.

Ségrégation et conditions particulières

• Aliments séparés des produits chimiques, du carburant, des produits d'hygiène à odeur forte ; contrôle des nuisibles (pièges, inspections, fumigation par un prestataire agréé si nécessaire, jamais par le personnel non formé).
• Produits de santé dans une zone dédiée, à accès restreint, avec relevé de température deux fois par jour ; température de stockage habituellement inférieure à 25 ou 30 °C selon l'étiquette ; chaîne du froid de 2 à 8 °C pour les vaccins et certains produits, avec enregistreurs de température.
• Produits dangereux (carburant, chlore, batteries) dans un local séparé, ventilé, avec bac de rétention, signalisation et fiches de données de sécurité.
• Articles de valeur (téléphones satellites, ordinateurs, coupons) dans une cage ou un local fermé, avec registre séparé.

Sécurité incendie et santé au travail

Extincteurs adaptés (à poudre et à CO2) près des portes et vérifiés, interdiction de fumer, installation électrique contrôlée, issues dégagées. Le personnel porte des chaussures de sécurité et apprend les gestes de levage ; la charge manuelle portée par une personne devrait rester raisonnable (les sacs de 50 kg se portent à deux ou avec une aide mécanique selon la politique de l'organisation). Les journaliers sont enregistrés, informés des règles et couverts selon la législation locale.

5La documentation de stock : du bordereau au rapport mensuel

La traçabilité des biens repose sur une chaîne de documents qui doit permettre de suivre chaque article de son arrivée jusqu'à sa distribution ou à sa sortie définitive. Un auditeur ou un bailleur doit pouvoir partir d'une ligne du rapport de distribution et remonter jusqu'au bon de réception, et inversement.

Les documents et leur rôle

Règles de tenue

• Une fiche par article, par lot et, si les bailleurs le demandent, par projet ou par bailleur. Les biens de deux bailleurs ne se mélangent pas sur une même fiche, même s'ils sont physiquement identiques, sauf si une méthode de répartition est convenue et documentée.
• Chaque ligne indique la date, la référence du document justificatif, la quantité entrée ou sortie, le solde et la signature.
• Les corrections se font par une ligne nouvelle avec référence au rapport d'ajustement, jamais par rature, effacement ou correcteur.
• Le solde de la fiche, celui du registre ou du logiciel et le stock physique doivent concorder ; tout écart est un événement à expliquer, pas un détail à ajuster.
• Les documents sont prénumérotés ; les exemplaires annulés sont conservés et barrés, jamais détruits.

Le rapport de stock et la réconciliation

Chaque mois, l'équation fondamentale est vérifiée pour chaque article et chaque projet :

Stock d'ouverture + entrées (réceptions, transferts entrants, retours) - sorties (distributions, transferts sortants, consommations) - pertes déclarées = stock de clôture théorique. Le stock de clôture théorique est comparé au stock physique compté. L'écart, s'il existe, est analysé et fait l'objet d'un rapport.

La réconciliation se fait aussi entre services : les entrées en stock doivent correspondre aux achats réceptionnés en comptabilité, et les sorties aux rapports de distribution des programmes. Pour les biens reçus en nature d'une agence des Nations unies (aliments du PAM, articles du HCR ou de l'UNICEF), l'accord exige en général un rapport mensuel détaillé sur un modèle imposé, avec les pertes classées par cause et les numéros de bordereaux.

Choisir un outil informatique

Un tableur bien protégé suffit pour un petit entrepôt avec quelques dizaines d'articles. Au-delà, un logiciel de gestion de stock ou un module d'un progiciel de gestion intégré devient nécessaire : traçabilité des lots et dates de péremption, droits d'accès, historique des modifications, rapports par bailleur. Quel que soit l'outil, la fiche de stock papier sur la pile reste utile comme contrôle croisé et comme solution de secours en cas de panne d'électricité ou de connexion.

6Planifier le réapprovisionnement : stock de sécurité et point de commande

Gérer un stock, c'est arbitrer en permanence entre deux risques : la rupture, qui interrompt l'assistance, et le surstock, qui immobilise des fonds, augmente les pertes et les péremptions, et peut conduire à des coûts inéligibles si les biens ne sont pas utilisés pendant la période du projet.

Les notions de base

• Consommation moyenne mensuelle (CMM) : moyenne des sorties réelles sur les trois à six derniers mois, corrigée des ruptures (un mois sans stock ne signifie pas une demande nulle) et des changements prévus (nouvelle zone, nouvel afflux).
• Délai d'approvisionnement : temps entre la décision de commander et la disponibilité en entrepôt, y compris procédure d'achat, fabrication, transport, dédouanement et réception. Il faut utiliser le délai réellement observé, pas celui promis par le fournisseur.
• Stock de sécurité : quantité qui protège contre les variations de consommation et de délai. Une formule simple : stock de sécurité = CMM x (délai maximal observé - délai moyen), en mois. Beaucoup d'organisations fixent plutôt un nombre de mois de couverture (par exemple 1 mois pour des articles non alimentaires courants, 2 à 3 mois pour des produits de santé essentiels).
• Point de commande = CMM x délai moyen + stock de sécurité. Lorsque le stock disponible (stock physique + commandes en cours - quantités déjà réservées) descend sous ce niveau, on lance une commande.
• Stock maximal = point de commande + quantité commandée ; il ne doit pas dépasser la capacité de stockage ni la durée de vie des produits.
• Mois de stock disponibles = stock disponible / CMM : indicateur simple à suivre dans le rapport mensuel.

Exemple de calcul

Un projet de santé consomme en moyenne 4 000 sachets de sels de réhydratation orale par mois. Le délai moyen d'approvisionnement auprès de la centrale d'achat est de 2 mois ; le délai le plus long observé est de 3 mois. Stock de sécurité = 4 000 x (3 - 2) = 4 000 sachets. Point de commande = 4 000 x 2 + 4 000 = 12 000 sachets. Si l'organisation commande pour 3 mois à chaque fois (12 000 sachets), le stock maximal est de 24 000 sachets, soit 6 mois de consommation, ce qui est compatible avec une durée de vie restante supérieure à 18 mois à la réception. En saison des pluies, lorsque la consommation peut doubler, le projet ajuste la CMM prévisionnelle et passe commande plus tôt.

Classer les articles pour concentrer l'effort

L'analyse ABC classe les articles selon leur valeur consommée : une petite proportion des articles (classe A) représente souvent l'essentiel de la valeur. Ces articles font l'objet d'un suivi hebdomadaire, d'inventaires plus fréquents et d'une planification fine. On peut la croiser avec la criticité (un article bon marché mais vital, comme un réactif de laboratoire ou un médicament essentiel, reçoit le même niveau d'attention qu'un article de classe A).

Prépositionnement

Dans les zones exposées à des catastrophes saisonnières (cyclones, inondations, épidémies) ou difficiles d'accès pendant une partie de l'année, on constitue un stock de contingence avant la saison à risque. Sa taille découle du scénario de planification (par exemple 3 000 ménages touchés dans les 72 premières heures), de la capacité des acteurs du cluster et du financement disponible. Il faut prévoir qui l'autorise à être utilisé, comment il est reconstitué, et ce qui se passe s'il n'est pas utilisé : rotation vers les programmes réguliers avant péremption, transfert vers un autre projet avec l'accord du bailleur.

Un stock qui dort n'est pas un stock de sécurité : c'est une perte en préparation. Tout article sans mouvement depuis plus de trois mois doit être signalé dans le rapport mensuel, avec une proposition d'utilisation, de transfert ou de disposition.

7Exemple complet : ouvrir et gérer l'entrepôt de Kalemba

Contexte fictif : l'ONG « Horizons Partagés » ouvre une base à Kalemba pour répondre à l'arrivée de 18 000 personnes déplacées, réparties dans deux sites et dans des familles d'accueil. Sur les trois prochains mois, elle doit stocker des vivres reçus du PAM (rations pour 9 000 personnes) et des articles ménagers financés par un bailleur institutionnel pour 1 800 ménages.

1. Estimer le besoin de stockage

La ration mensuelle par personne comprend 12 kg de céréales, 1,8 kg de légumineuses, 0,75 kg d'huile et 0,15 kg de sel, soit 14,7 kg. Pour 9 000 personnes : 132,3 tonnes par mois. Les livraisons arrivent toutes les deux semaines, mais le PAM prévoit de livrer une fois et demie le besoin mensuel avant la saison des pluies : stock maximal prévu d'environ 200 tonnes de vivres. Pour les articles ménagers, 1 800 kits d'environ 22 kg et 0,12 m³ chacun : 39,6 tonnes et 216 m³.

Avec un taux d'occupation de 65 %, la surface brute nécessaire est de 244 / 0,65 = 375 m². L'équipe ajoute 40 m² de zone de quarantaine et de bureau, soit environ 415 m². Le seul bâtiment disponible à Kalemba mesure 300 m². La décision : louer ce bâtiment pour les vivres et la quarantaine, et installer à côté une unité de stockage mobile de 240 m² pour les kits ménagers, moins sensibles à la chaleur et aux nuisibles.

2. Organiser la réception du premier convoi

Le premier convoi du PAM comprend 4 camions, soit environ 90 tonnes selon les bordereaux. Le magasinier, un assistant et un membre de l'équipe programmes servant de témoin contrôlent chaque camion. Résultat :

Les écarts sont écrits sur chaque bordereau, avec la signature du chauffeur, avant la signature du réceptionnaire. Les sacs déchirés sont reconditionnés : le contenu récupéré est pesé (382 kg pour 9 sacs, soit 68 kg de perte) et enregistré. Les 8 sacs de pois mouillés sont placés en quarantaine en attendant l'avis d'un contrôleur qualité ; les 9 cartons d'huile sont examinés bidon par bidon (on récupère 42 bidons intacts sur 54). Un rapport de perte en transit est adressé au PAM dans le délai prévu par l'accord, avec photos, et la responsabilité du transporteur est engagée selon son contrat.

3. Gérer les sorties et la distribution

La distribution du premier cycle concerne 4 500 personnes au site A. Le programme émet une demande de sortie calculée sur la liste validée des bénéficiaires ; le logisticien vérifie le calcul et prévoit une marge d'arrondi limitée (rations par ménage selon sa taille). Le bon de sortie et le bordereau de transport accompagnent le chargement jusqu'au site. Le soir, le rapport de distribution indique 4 437 personnes servies ; les reliquats correspondant aux 63 personnes absentes reviennent à l'entrepôt avec un bon de retour, et sont enregistrés comme entrée sur les fiches de stock. Une distribution complémentaire est planifiée pour les absents.

4. L'inventaire de fin de mois

Le 30 du mois, l'inventaire est réalisé par le magasinier et le responsable administratif, sous supervision du coordinateur logistique. Les mouvements sont gelés pendant le comptage. Extrait du résultat :

Le traitement des écarts montre trois cas différents : une perte de qualité documentée, une erreur administrative qui se corrige par une écriture tracée, et une perte inexpliquée qui exige un signalement. L'organisation a fixé un seuil interne : tout écart inexpliqué supérieur à 0,5 % de la valeur d'un article, ou tout écart sur un article de valeur, déclenche une revue par la coordination. Le seuil n'est pas une tolérance : un écart inférieur est aussi analysé et rapporté.

5. Le rapport mensuel au bailleur et au PAM

Pour chaque produit : stock d'ouverture, réceptions par bordereau, distributions par site et par cycle, retours, pertes par cause (transit, stockage, distribution), stock de clôture compté. Les pertes de vivres du mois représentent 68 kg de sorgho (sacs déchirés), 150 kg de sorgho manquant (3 sacs, à la charge du transporteur), 100 kg de pois cassés détruits et 36 litres d'huile, soit environ 0,4 % du tonnage reçu : un niveau qui sera examiné mais qui reste explicable, et chaque perte est documentée par un rapport, des photos et, pour la destruction, un procès-verbal signé par des témoins.

8Adapter la gestion des stocks au contexte

Urgence soudaine

Dans les premiers jours, les biens arrivent avant les procédures : dons en nature non sollicités, convois de plusieurs organisations, entrepôts partagés. Les priorités sont de ne rien recevoir sans document, même un simple bordereau manuscrit numéroté, de séparer physiquement les stocks par propriétaire et par bailleur, et d'installer des fiches de stock dès le premier jour. Les dons non sollicités et inadaptés (vêtements usagés, médicaments périmés ou non conformes à la liste nationale) peuvent encombrer l'entrepôt : il faut une politique claire d'acceptation et de refus, alignée sur celle du cluster et des autorités. Les services de stockage commun proposés par le Cluster Logistique permettent aux petites organisations de stocker sans ouvrir leur propre entrepôt, à condition de suivre ses procédures d'entrée et de sortie.

Crise prolongée

Les risques changent : péremptions, accumulation de stocks orphelins de projets terminés, routines qui se relâchent. Les mesures typiques sont un inventaire complet trimestriel en plus des comptages tournants, une revue des articles sans mouvement, des transferts entre projets autorisés par écrit par les bailleurs concernés, et une procédure de disposition (don, vente, destruction) approuvée et documentée en fin de projet.

Camps et zones urbaines

Dans un camp, l'entrepôt est souvent proche des bénéficiaires : la pression sur les gardiens et le personnel journalier est forte, les tensions lors des distributions peuvent se reporter sur l'entrepôt. En ville, le stockage est coûteux et l'espace rare ; on privilégie des livraisons directes des fournisseurs vers les sites de distribution, ce qui exige une réception rigoureuse sur site avec un témoin et un bordereau signé, ou des modalités monétaires qui réduisent le besoin de stockage.

Gestion à distance et insécurité

• Réduire les quantités stockées dans les lieux exposés au pillage et privilégier des rotations plus fréquentes.
• Photos géolocalisées et horodatées des piles et des fiches de stock transmises chaque semaine ; appels vidéo pendant les inventaires.
• Inventaires réalisés par une tierce partie de suivi, ou par du personnel d'une autre base, au moins une fois par trimestre.
• Plan de contingence pour l'entrepôt : que fait-on si la zone devient inaccessible, qui détient les clés, quelle quantité est acceptable de perdre.

Entrepôts gérés par un partenaire local

L'organisation intermédiaire reste responsable des biens vis-à-vis du bailleur. Elle définit par écrit le transfert de garde (bordereau signé à chaque transfert), fournit les outils (fiches, modèles de rapport, cadenas), forme le magasinier, réalise des inventaires conjoints au départ, puis des contrôles inopinés. Elle évite de confier des stocks au-delà de la capacité démontrée du partenaire, et budgète les coûts réels de gardiennage et de manutention plutôt que de supposer que le partenaire les absorbera.

9Erreurs courantes, contrôle et questions d'entretien

Erreurs de terrain et parades

Liste de contrôle d'une visite d'entrepôt

• Le bâtiment est propre, sec, sans trace d'eau ni de nuisibles ; les palettes sont en bon état.
• Les piles sont séparées des murs, alignées, stables, identifiées par une étiquette (article, lot, date d'expiration, bailleur).
• Les fiches de stock sont présentes et à jour ; trois articles tirés au hasard concordent entre fiche, logiciel et comptage.
• La zone de quarantaine est utilisée et documentée.
• Les documents de la semaine (bordereaux, bons de réception, bons de sortie) sont classés et numérotés sans trou de séquence.
• Les extincteurs sont accessibles et vérifiés ; les issues sont dégagées.
• Le relevé de température est rempli pour les produits de santé.
• Le registre des visiteurs et des clés est tenu.

Ce que regardent auditeurs et bailleurs

Ils vérifient la traçabilité de bout en bout sur un échantillon (de la facture à la distribution), la concordance entre rapports de stock et rapports narratifs, le traitement des pertes, l'existence d'inventaires indépendants, la gestion des biens en fin de projet, et pour les dons en nature, le respect des modèles de rapport de l'agence. Un taux de perte faible mais non documenté inquiète davantage qu'un taux plus élevé, expliqué et suivi d'actions correctives.

Questions d'entretien

1. « Comment dimensionnez-vous un entrepôt pour une nouvelle réponse ? »

Une bonne réponse part du stock maximal prévu par catégorie, convertit en volume, applique une hauteur de gerbage réaliste, ajoute les allées et zones de service (taux d'occupation de 60 à 70 %), prévoit la quarantaine et la ségrégation, puis compare avec les options disponibles (location, unité mobile, stockage commun du cluster).

2. « Lors d'un inventaire, vous trouvez un écart de 3 % sur un article de valeur. Que faites-vous ? »

Le candidat recompte, vérifie les documents de la période (bons de sortie, bordereaux, retours, saisies), cherche les erreurs administratives, puis, si l'écart demeure inexpliqué, sécurise l'entrepôt, signale selon la politique, rédige un rapport factuel et propose des mesures correctives, sans accuser quiconque sans preuve.

3. « Expliquez le point de commande à un chef de projet. »

Elle explique avec un exemple chiffré la consommation moyenne, le délai réel d'approvisionnement et le stock de sécurité, et montre comment cela détermine la date à laquelle le programme doit émettre sa demande d'achat.

4. « Comment gérez-vous un entrepôt confié à un partenaire dans une zone que vous ne pouvez pas visiter ? »

Elle cite le transfert de garde documenté, les rapports et photos hebdomadaires, la limitation des quantités, les inventaires par une tierce partie, les contrôles à distance et un plan de contingence, et l'appui en formation et en budget.

5. « Que faites-vous des stocks restants à la fin d'un projet ? »

Elle mentionne l'inventaire final, les règles de disposition de l'accord, la demande d'autorisation écrite au bailleur pour un transfert vers un autre projet ou un don, la documentation complète et la mise à jour du registre des biens.

Références clés

• Logistics Operational Guide, chapitres entreposage et gestion des stocks : Cluster Logistique mondial.
• Manuels et guides d'entreposage et de gestion des denrées du PAM.
• Manuel de la chaîne d'approvisionnement du HCR et procédures de l'UNICEF pour les fournitures.
• Lignes directrices de l'OMS sur les bonnes pratiques de stockage des produits pharmaceutiques et sur le stockage et le transport des produits sensibles au temps et à la température.
• Manuel Sphère (2018), standards de l'assistance alimentaire et passages relatifs à la gestion de la chaîne d'approvisionnement.
• Norme humanitaire fondamentale de qualité et de redevabilité (CHS).
• Lignes directrices sur les dons en nature et les dons non sollicités, notamment celles de l'OMS pour les dons de médicaments.