Transport et gestion de flotte

1Organiser un transport

• Choisir le mode (route, air, fleuve) selon l'urgence, le coût, l'accès et la sécurité ; consulter le Cluster Logistique pour l'état des routes et les services communs (par exemple UNHAS pour l'aérien).
• Pour un transporteur privé : contrat, assurance, responsabilité en cas de perte.
• Chaque chargement part avec un bordereau de transport (waybill) en plusieurs exemplaires, signé au départ et à l'arrivée ; les écarts sont notés.
• Pour l'importation : connaître les règles douanières et d'exonération ; les Incoterms précisent qui paie et qui porte le risque à chaque étape.

2Gestion de flotte

• Carnet de bord pour chaque véhicule : date, conducteur, trajet, kilométrage, objet de la mission.
• Suivi du carburant : litres consommés et consommation au 100 km ; un écart anormal peut signaler une fuite, une panne ou un vol.
• Entretien préventif selon le kilométrage, contrôle quotidien par le conducteur (pneus, huile, freins, lumières, trousse de secours).
• Location ou achat : comparer le coût total ; les véhicules de projet appartiennent souvent au bailleur jusqu'au transfert.

3Sécurité routière

Les accidents de la route sont l'une des premières causes de décès et de blessures chez les travailleurs humanitaires. Règles de base :

• Ceinture pour tous, à l'avant comme à l'arrière ; limites de vitesse de l'organisation.
• Pas de téléphone au volant, pas d'alcool, temps de repos des conducteurs respecté.
• Pas de passagers non autorisés ; véhicules identifiés selon la politique de sécurité.
• Mouvements autorisés et suivis par radio ou téléphone ; pas de route de nuit sauf exception.

4Planifier un plan de transport : modes, capacités et coûts

Organiser un transport ne consiste pas à trouver un camion disponible, mais à construire un plan qui relie les points d'entrée des biens (port, aéroport, fournisseur, entrepôt central) aux points de livraison finaux, en tenant compte des volumes, des délais, des contraintes d'accès et de sécurité, et du coût. Le plan de transport se met à jour chaque semaine en réunion avec les programmes.

Les informations de départ

• Le besoin : quantités par destination et par date, issues du plan de distribution ou du plan d'approvisionnement.
• Le réseau : état des routes et des ponts, limites de charge, saisons, points de contrôle, temps de trajet réels. Les évaluations de capacité logistique pays (Logistics Capacity Assessments) publiées par le Cluster Logistique, les cartes d'accès et les rapports d'incidents des organisations présentes sont les meilleures sources.
• Les contraintes de sécurité : axes autorisés, horaires de circulation, obligation de convoi ou d'escorte, procédures de notification humanitaire aux parties au conflit (mécanismes de déconfliction gérés en général par OCHA).
• Les ressources : flotte propre, transporteurs commerciaux sous contrat, services communs du cluster, services aériens humanitaires.

Comparer les modes de transport

Pour comparer, on calcule le coût par tonne livrée (ou par tonne-kilomètre) incluant chargement, déchargement, pertes prévisibles, escorte éventuelle et temps d'immobilisation. Un camion ne se remplit pas toujours au poids : pour des articles volumineux, c'est le volume qui limite (un camion de 10 t avec une caisse de 40 m³ ne transportera qu'environ 6 à 7 t de couvertures et jerricans). Le calcul doit se faire sur la charge réellement possible.

Contracter un transporteur

1. Mise en concurrence selon les seuils, souvent par un accord-cadre de transport avec des tarifs par tonne et par axe, révisables selon le prix du carburant.
2. Vérification du transporteur : enregistrement légal, état des véhicules (inspection), assurance de marchandises transportées, références, vérification des sanctions.
3. Contrat précisant les responsabilités : le transporteur est responsable des pertes et dommages entre la signature du bordereau au chargement et sa signature à la livraison ; montant de l'indemnisation (valeur des biens, souvent plafonnée), délais, pénalités, interdiction de sous-traiter sans accord, interdiction de transporter des passagers ou des armes, respect des codes de conduite.
4. Pour chaque chargement : ordre de transport, bordereau en plusieurs exemplaires (expéditeur, transporteur, destinataire, retour à l'expéditeur), contrôle du chargement par le logisticien, et suivi pendant le trajet.
5. Paiement sur présentation du bordereau signé par le destinataire, après déduction des pertes imputables.

Le bordereau de transport est un document de valeur : c'est lui qui prouve la remise des biens au transporteur et leur réception. Un bordereau non retourné signé est une livraison non prouvée. Le suivi des bordereaux en attente de retour fait partie du tableau de bord hebdomadaire.

Le transport international et les douanes

Pour les importations, les Incoterms (version 2020 de la Chambre de commerce internationale) définissent le point de transfert des coûts et des risques. Avec EXW, l'acheteur prend tout en charge dès l'usine du vendeur ; avec FCA, le vendeur remet la marchandise dédouanée à l'export au transporteur désigné par l'acheteur ; avec CIP, le vendeur paie le transport et l'assurance jusqu'à la destination convenue, mais le risque passe à l'acheteur dès la remise au premier transporteur ; avec DAP, le vendeur supporte coûts et risques jusqu'au lieu de destination, l'acheteur gérant l'importation ; avec DDP, le vendeur gère aussi le dédouanement et les droits d'importation. FOB, CFR et CIF sont réservés au transport maritime et fluvial. Le choix doit tenir compte de la capacité réelle de l'organisation à gérer le dédouanement dans le pays.

Les organisations humanitaires bénéficient souvent d'exonérations de droits et taxes prévues par un accord de siège ou un accord avec le gouvernement, mais l'obtention des exonérations peut prendre des semaines. Il faut préparer à l'avance les listes de colisage, factures pro forma, certificats d'origine, certificats de don, autorisations d'importation (médicaments, équipements de télécommunication) et documents de transport (connaissement maritime, lettre de transport aérien). La Convention de Kyoto révisée, en particulier son annexe relative aux envois de secours, et les modèles d'accords de facilitation douanière promus par OCHA et l'Organisation mondiale des douanes servent de cadre pour le plaidoyer auprès des autorités.

5Exemple complet : le plan de transport de la réponse au nord de Vashta

Contexte fictif : après des inondations, l'ONG « Réseau d'Entraide Mavuso » doit acheminer en trois semaines 186 tonnes d'aide (vivres et kits) depuis son entrepôt central de Port-Siran vers trois zones de distribution du nord de Vashta. La route principale est goudronnée jusqu'à Belkam ; au-delà, une piste en latérite accessible aux camions de 10 t maximum relie Belkam à Tessa ; la zone de Rimo n'est accessible que par une piste détrempée praticable seulement en 4x4 et par une rivière navigable.

1. Le besoin

2. Les options et le choix

Le logisticien considère trois options pour Rimo : avion humanitaire (piste en terre de Rimo ouverte mais saturée, environ 2 000 USD par tonne, soit 60 000 USD), 4x4 de la flotte (1 t par véhicule, 4 jours aller-retour, 30 rotations nécessaires : irréaliste) et barge depuis Belkam (location d'une barge de 40 t pour deux allers-retours, 6 500 USD, plus manutention). La barge est retenue, l'avion restant l'option de secours pour les produits de santé urgents. Pour Belkam et Tessa, la mise en concurrence dans le cadre de l'accord-cadre de transport donne :

Commentaire : le calcul des rotations pour Belkam montre qu'au poids, 5 semi-remorques suffiraient de justesse (126 / 25 = 5,04) ; le logisticien en prévoit 6, car il ne peut pas répartir 1 t sur les autres camions sans dépasser la limite de volume. Les 30 t destinées à Rimo transitent par Belkam : elles sont stockées dans l'entrepôt partenaire de Belkam, ce qui ajoute un transfert de garde documenté. Coût total de transport : 21 500 USD, plus manutention et stockage temporaire à Belkam (environ 2 100 USD), soit environ 127 USD par tonne livrée en moyenne. À titre de comparaison, une solution intégralement aérienne pour Tessa et Rimo aurait coûté plus de 180 000 USD.

3. Le calendrier

4. Les risques et les mesures

• Fermeture de la piste de Tessa après de fortes pluies : surveillance quotidienne avec le chef de village de Tessa et le cluster, plan B par camions de 5 t avec un tarif prénégocié.
• Rupture de charge au débarcadère de Rimo (déchargement manuel) : équipe de 20 journaliers enregistrés, bâches de protection, contrôle par le magasinier du partenaire et un membre de l'équipe.
• Vol ou taxation illégale aux points de contrôle : chargements scellés, bordereaux visibles, interdiction contractuelle de payer, signalement immédiat de tout incident au point focal sécurité.
• Sécurité de l'équipage de la barge : gilets de sauvetage obligatoires, pas de surcharge, pas de navigation de nuit.

5. Le résultat et le rapport

183,6 tonnes sont livrées en bon état ; 1,2 t de farine est endommagée lors du déchargement de la barge (sacs tombés à l'eau), 1,2 t est en attente sur le dernier camion bloqué à Tessa par la pluie, livrée au jour 12. Le rapport de transport indique, par axe : tonnage planifié, tonnage livré, délai, coût par tonne, incidents et pertes, et la part des pertes imputée au transporteur selon son contrat. Les leçons apprises (prévoir une grue mobile ou des rampes au débarcadère, préparer un accord-cadre fluvial avant la saison) sont partagées avec le Cluster Logistique.

6Piloter une flotte : indicateurs, coûts et décisions

Une flotte de véhicules représente souvent l'un des premiers postes de coût de soutien d'une mission, et la première source de risque pour la vie du personnel. La piloter, c'est disposer chaque mois de données fiables par véhicule et prendre des décisions : entretien, remplacement, réaffectation, location ou achat.

Les données à collecter

• Carnet de bord rempli à chaque trajet : date, heure de départ et d'arrivée, conducteur, kilométrage de départ et d'arrivée, itinéraire, objet, passagers autorisés, signature de la personne qui a demandé le mouvement.
• Registre de carburant : date, kilométrage au compteur, litres, prix, station ou bon de sortie de la cuve, signature. Le kilométrage au moment du plein est indispensable pour calculer la consommation.
• Fiche d'entretien par véhicule : interventions, pièces changées, coûts, kilométrage, prochaine échéance.
• Contrôle quotidien par le conducteur selon une liste (pneus et roue de secours, niveaux, freins, éclairage, essuie-glaces, ceintures, trousse de secours, extincteur, moyens de communication, documents du véhicule).
• Registre des incidents et accidents, y compris les incidents sans blessé.

Le tableau de bord mensuel

Exemple d'analyse : la flotte de la base de Moro

La base fictive de Moro dispose de quatre 4x4 identiques. Données du mois :

Analyse : V3 consomme 40 % de plus que la moyenne des autres sur des trajets comparables. Le logisticien vérifie la cohérence entre les kilométrages du carnet de bord et ceux notés au moment des pleins, le trajet déclaré (distances connues), l'état mécanique (injecteurs, filtre à air, pression des pneus, fuite) et organise un test de consommation sur un trajet de référence avec un autre conducteur. Il ne conclut pas au vol avant ces vérifications. V4 cumule 12 jours d'immobilisation et des réparations importantes : avec plus de 280 000 km et 9 ans, son coût par kilomètre ce mois dépasse 2 USD, contre moins de 0,5 USD pour les autres. Une proposition de remplacement est préparée, en vérifiant les règles de propriété et de disposition du bailleur qui l'a financé.

Acheter, louer ou mutualiser

La décision repose sur le coût total de possession comparé au coût de location sur la durée d'utilisation prévue. L'achat est en général intéressant pour une présence de longue durée, sur des terrains exigeant des véhicules équipés (radios, protections, standardisation), et lorsque le bailleur autorise l'achat. La location avec chauffeur convient aux besoins courts ou variables, mais exige une vérification rigoureuse de l'état des véhicules et de la compétence des chauffeurs, qui doivent appliquer les mêmes règles de sécurité. Des services de flotte mutualisés ou de location de longue durée existent au sein du système des Nations unies et de certains réseaux d'ONG. De nombreuses organisations fixent un seuil de remplacement autour de 5 ans ou 150 000 à 200 000 km en terrain difficile, à ajuster selon les données réelles de coût.

Un véhicule acheté sur fonds d'un bailleur reste soumis à ses règles jusqu'à sa disposition finale : enregistrement dans le registre des biens, assurance, usage limité au projet ou autorisé, et décision écrite sur son transfert, sa vente ou son don à la fin du projet.

Gérer le carburant

• Bons de carburant prénumérotés ou cartes de carburant nominatives par véhicule, plutôt que des espèces.
• Cuve ou fûts en stock : fiche de stock, jauge contrôlée, compteur sur la pompe, inventaire hebdomadaire, local sécurisé et ventilé, distance de sécurité.
• Rapprochement mensuel entre le carburant acheté, le carburant distribué et la consommation calculée par véhicule et par groupe électrogène.
• Réserve stratégique de carburant dimensionnée selon le plan de contingence (par exemple pour 2 à 4 semaines d'activités essentielles et une relocalisation).

7La sécurité routière comme programme de gestion des risques

Les accidents de la route figurent parmi les premières causes de décès et de blessures graves chez les travailleurs humanitaires, devant de nombreuses formes de violence. Ils touchent aussi les populations : un véhicule humanitaire qui renverse un enfant dans un village compromet l'acceptance de l'organisation. La sécurité routière ne se réduit pas à des règles affichées ; c'est un programme avec des responsabilités, des données et des contrôles.

Les composantes d'une politique de sécurité routière

1. Recrutement et évaluation des conducteurs : permis valide de la bonne catégorie, test pratique sur le type de véhicule et de terrain, vérification des références, test de connaissance du code et des règles internes.
2. Formation : conduite défensive, conduite sur piste et en terrain difficile, premiers secours, utilisation des moyens de communication, conduite à tenir aux points de contrôle et en cas d'accident ; recyclage régulier.
3. Règles de conduite : ceinture pour tous, vitesses maximales fixées par l'organisation (souvent inférieures aux limites légales, par exemple 80 km/h sur route, 40 km/h sur piste et 20 à 30 km/h dans les villages et les camps), interdiction du téléphone, de l'alcool et des substances, nombre maximal de passagers et interdiction du transport de passagers non autorisés et d'armes.
4. Gestion de la fatigue : durée maximale de conduite par jour (souvent autour de 8 à 9 heures), pause régulière (par exemple 15 minutes toutes les deux heures), repos minimal entre deux journées, deuxième conducteur pour les longs trajets.
5. Véhicules adaptés et entretenus : équipement standard (trousse de secours, extincteur, triangle, roue de secours, outils, moyens de communication), entretien préventif selon le kilométrage, contrôle quotidien.
6. Gestion des mouvements : demande et autorisation de mouvement, suivi radio ou par géolocalisation, points de contact à intervalles convenus, procédure en cas de non-contact, couvre-feu et interdiction de conduire de nuit sauf exception autorisée.
7. Déclaration et analyse des incidents : tout accident ou quasi-accident est déclaré, analysé sans recherche de bouc émissaire, et donne lieu à des mesures.
8. Suivi : télématique lorsqu'elle est disponible (vitesse, freinages brusques, horaires), revues mensuelles, entretiens avec les conducteurs concernés, reconnaissance des bons comportements.

Procédure en cas d'accident

1. Sécuriser la zone et les personnes, porter les premiers secours dans la limite de sa formation.
2. Alerter la base et le point focal sécurité ; évaluer le risque d'hostilité de la foule avant de rester sur place, conformément au plan de sécurité.
3. Organiser l'évacuation médicale des blessés, y compris des tiers.
4. Informer les autorités selon la loi et la politique de l'organisation ; ne jamais négocier ou payer une compensation sur place sans instruction.
5. Documenter : photos, croquis, témoins, constat, rapport d'incident dans les 24 heures.
6. Suivre l'assurance, la prise en charge des victimes, le soutien psychologique au conducteur et aux passagers, l'analyse des causes.

La responsabilité de la sécurité routière n'appartient pas aux seuls conducteurs. Le passager le plus élevé dans la hiérarchie qui demande au conducteur d'accélérer pour arriver à l'heure, ou qui ne porte pas sa ceinture, crée le risque. Les politiques efficaces donnent au conducteur l'autorité explicite de refuser de démarrer si les règles ne sont pas respectées.

8Adapter transport et flotte au contexte

Urgence soudaine

Les capacités de transport sont saturées, les prix montent, les routes peuvent être coupées. Les réponses habituelles : activer les accords-cadres et les contrats de location prénégociés, utiliser les services communs du Cluster Logistique (transport routier commun, stockage, services aériens), recourir aux moyens militaires seulement en dernier recours et selon les lignes directrices d'Oslo et les directives pays sur la coordination civilo-militaire, et partager l'information d'accès (routes, ponts, aéroports) dans les réunions et bulletins du cluster. La planification se fait à court terme, avec des révisions quotidiennes.

Crise prolongée

On recherche l'efficience : accords-cadres annuels, analyse des coûts par axe, consolidation des chargements entre projets et organisations, entretien planifié, renouvellement raisonné du parc, recours aux transporteurs locaux qui soutiennent l'économie. Les saisons doivent être anticipées : prépositionnement avant la saison des pluies, contrats fluviaux préparés pendant la saison sèche.

Insécurité et accès négocié

• Choix entre visibilité (logos, drapeaux) et discrétion (véhicules non marqués) selon l'analyse de sécurité et le niveau d'acceptance.
• Mouvements notifiés aux parties selon les mécanismes humanitaires de notification, sans demander d'autorisation qui reviendrait à reconnaître un contrôle ou à accepter des conditions incompatibles avec les principes.
• Refus des escortes armées sauf circonstances exceptionnelles conformes aux lignes directrices non contraignantes de l'IASC sur l'utilisation des escortes armées pour les convois humanitaires.
• Politique claire de non-paiement aux points de contrôle illégaux, avec procédure de remontée et analyse collective dans les forums d'accès.
• Recours à des transporteurs commerciaux lorsque la présence de véhicules de l'organisation augmente le risque, en mesurant le risque transféré au transporteur.

Contexte urbain

Les distances sont courtes mais les temps de trajet longs ; les livraisons de nuit peuvent être imposées par la réglementation ; le risque d'accident avec des piétons est élevé. La location avec chauffeur et la livraison directe par les fournisseurs sont souvent plus efficientes qu'une flotte propre.

Gestion à distance et partenaires locaux

Lorsque le transport est assuré par un partenaire, l'organisation vérifie que les contrats de transport, les bordereaux et les règles de sécurité routière existent et sont appliqués, finance les coûts réels (entretien, assurance, formation des conducteurs) et ne transfère pas le risque sans moyens. Les preuves de livraison (bordereaux signés, photos horodatées, appels de vérification auprès des destinataires) et les vérifications par une tierce partie compensent l'absence de visite.

9Erreurs courantes, regard des auditeurs et questions d'entretien

Erreurs de terrain et parades

Ce que regardent auditeurs et bailleurs

• La mise en concurrence des contrats de transport et de location, et leurs avenants.
• La concordance entre carnets de bord, registres de carburant et factures, et la cohérence des consommations.
• L'utilisation des véhicules pour les seules activités autorisées et la répartition des coûts partagés entre projets selon une clé documentée (souvent le kilométrage par projet).
• Le registre des biens, l'assurance et les décisions de disposition des véhicules.
• Les bordereaux de transport signés pour chaque livraison et le traitement des pertes en transit.

Questions d'entretien

1. « Vous devez livrer 120 tonnes dans une zone où la route est coupée. Comment construisez-vous votre plan ? »

Une bonne réponse commence par l'information d'accès (cluster, évaluations de capacité, partenaires), compare les modes par coût par tonne, délai et risque, propose une combinaison (route jusqu'au point le plus proche, puis voie fluviale ou aérienne pour la partie urgente), prend en compte poids et volume, intègre la sécurité et les notifications, et prévoit les documents, la réception et un plan B.

2. « Un véhicule consomme 40 % de plus que les autres. Comment procédez-vous ? »

Le candidat décrit les vérifications dans l'ordre : données (carnet, kilométrage aux pleins, reçus), trajet, état mécanique, test de consommation contrôlé, entretien avec le conducteur, puis, si une fraude est probable, signalement selon la politique, sans accusation prématurée.

3. « Expliquez la différence entre FCA, CIP et DAP pour un achat de médicaments importés. »

Elle explique où passent le risque et les coûts, rappelle l'importance de l'assurance et de la chaîne du froid, et indique que le choix dépend de la capacité de l'organisation à gérer le transport international et le dédouanement, et des exonérations disponibles.

4. « Un chef de projet demande au chauffeur de partir à 18 heures pour rentrer avant le lendemain. Que faites-vous ? »

Elle rappelle la règle de non-circulation de nuit et l'autorité du conducteur, cherche une solution (départ le lendemain à l'aube, hébergement sur place), et remonte l'incident si la pression persiste, en expliquant que ce sont ces exceptions qui produisent les accidents graves.

5. « Faut-il acheter ou louer des véhicules pour un projet de 18 mois ? »

Elle compare le coût total de possession et la location sur la durée, tient compte des règles du bailleur (autorisations, origine, disposition), du terrain, de la sécurité, de la disponibilité locale et des délais d'importation, et conclut par une recommandation argumentée plutôt que par une règle générale.

Références clés

• Logistics Operational Guide et évaluations de capacité logistique pays (Logistics Capacity Assessments) : Cluster Logistique mondial.
• Incoterms 2020 : Chambre de commerce internationale.
• Convention de Kyoto révisée (annexe relative aux envois de secours) : Organisation mondiale des douanes ; modèle d'accord de facilitation douanière : OCHA.
• Lignes directrices d'Oslo sur l'utilisation des moyens militaires et de protection civile étrangers dans les opérations de secours en cas de catastrophe : OCHA.
• Lignes directrices non contraignantes de l'IASC sur l'utilisation des escortes armées pour les convois humanitaires.
• Outils et guides de sécurité de flotte de Fleet Forum.
• Plan mondial pour la décennie d'action pour la sécurité routière : Organisation mondiale de la Santé.
• Règlement sur les marchandises dangereuses de l'Association du transport aérien international (IATA) pour le fret aérien.