Transporte y gestión de flota

1Organizar un transporte

• Elegir el modo (carretera, aire, río) según la urgencia, el costo, el acceso y la seguridad; consultar al Clúster de Logística sobre el estado de las carreteras y los servicios comunes (por ejemplo, UNHAS para el transporte aéreo).
• Para un transportista privado: contrato, seguro, responsabilidad en caso de pérdida.
• Cada carga sale con un albarán de transporte (waybill) en varios ejemplares, firmado a la salida y a la llegada; las diferencias se anotan.
• Para la importación: conocer las normas aduaneras y de exención; los Incoterms precisan quién paga y quién asume el riesgo en cada etapa.

2Gestión de flota

• Cuaderno de bitácora para cada vehículo: fecha, conductor, trayecto, kilometraje, objeto de la misión.
• Seguimiento del combustible: litros consumidos y consumo por cada 100 km; una diferencia anómala puede indicar una fuga, una avería o un robo.
• Mantenimiento preventivo según el kilometraje, control diario por parte del conductor (neumáticos, aceite, frenos, luces, botiquín).
• Alquiler o compra: comparar el costo total; los vehículos de proyecto suelen pertenecer al donante hasta su transferencia.

3Seguridad vial

Los accidentes de tráfico son una de las principales causas de muerte y lesiones entre los trabajadores humanitarios. Normas básicas:

• Cinturón para todos, tanto delante como detrás; límites de velocidad de la organización.
• Nada de teléfono al volante, nada de alcohol, respeto de los tiempos de descanso de los conductores.
• Ningún pasajero no autorizado; vehículos identificados según la política de seguridad.
• Movimientos autorizados y seguidos por radio o teléfono; nada de circular de noche salvo excepción.

4Elaborar un plan de transporte: modos, capacidades y costes

Organizar un transporte no consiste en encontrar un camión disponible, sino en construir un plan que conecte los puntos de entrada de los bienes (puerto, aeropuerto, proveedor, almacén central) con los puntos de entrega finales, teniendo en cuenta los volúmenes, los plazos, las restricciones de acceso y de seguridad, y el coste. El plan de transporte se actualiza cada semana en una reunión con los programas.

La información de partida

• La necesidad: cantidades por destino y por fecha, procedentes del plan de distribución o del plan de adquisiciones.
• La red: estado de las carreteras y los puentes, límites de carga, estaciones, puestos de control, tiempos de trayecto reales. Las evaluaciones de la capacidad logística de los países (Logistics Capacity Assessments, LCA) publicadas por el Clúster de Logística, los mapas de acceso y los informes de incidentes de las organizaciones presentes son las mejores fuentes.
• Las restricciones de seguridad: ejes autorizados, horarios de circulación, obligación de convoy o de escolta, procedimientos de notificación humanitaria a las partes en el conflicto (mecanismos de desconflicto gestionados en general por OCHA).
• Los recursos: flota propia, transportistas comerciales contratados, servicios comunes del clúster, servicios aéreos humanitarios.

Comparar los modos de transporte

Para comparar, se calcula el coste por tonelada entregada (o por tonelada-kilómetro), incluidos la carga, la descarga, las pérdidas previsibles, la posible escolta y el tiempo de inmovilización. Un camión no siempre se llena por peso: para artículos voluminosos, es el volumen el que limita (un camión de 10 t con una caja de 40 m³ solo transportará unas 6 o 7 t de mantas y bidones). El cálculo debe hacerse sobre la carga realmente posible.

Contratar a un transportista

1. Proceso competitivo según los umbrales, a menudo mediante un acuerdo marco de transporte con tarifas por tonelada y por eje, revisables en función del precio del combustible.
2. Verificación del transportista: registro legal, estado de los vehículos (inspección), seguro de las mercancías transportadas, referencias, verificación de sanciones.
3. Contrato que precise las responsabilidades: el transportista es responsable de las pérdidas y daños entre la firma de la carta de porte en la carga y su firma en la entrega; importe de la indemnización (valor de los bienes, a menudo con un tope), plazos, penalizaciones, prohibición de subcontratar sin acuerdo, prohibición de transportar pasajeros o armas, respeto de los códigos de conducta.
4. Para cada carga: orden de transporte, carta de porte en varios ejemplares (expedidor, transportista, destinatario, devolución al expedidor), control de la carga por el logista y seguimiento durante el trayecto.
5. Pago contra presentación de la carta de porte firmada por el destinatario, tras deducir las pérdidas imputables.

La carta de porte es un documento de valor: es la que prueba la entrega de los bienes al transportista y su recepción. Una carta de porte que no se devuelve firmada es una entrega no probada. El seguimiento de las cartas de porte pendientes de devolución forma parte del cuadro de mando semanal.

El transporte internacional y las aduanas

Para las importaciones, los Incoterms (versión 2020 de la Cámara de Comercio Internacional) definen el punto de transferencia de los costes y los riesgos. Con EXW, el comprador asume todo desde la fábrica del vendedor; con FCA, el vendedor entrega la mercancía despachada para la exportación al transportista designado por el comprador; con CIP, el vendedor paga el transporte y el seguro hasta el destino convenido, pero el riesgo pasa al comprador desde la entrega al primer transportista; con DAP, el vendedor asume costes y riesgos hasta el lugar de destino, mientras que el comprador gestiona la importación; con DDP, el vendedor gestiona también el despacho de aduanas y los derechos de importación. FOB, CFR y CIF están reservados al transporte marítimo y fluvial. La elección debe tener en cuenta la capacidad real de la organización para gestionar el despacho de aduanas en el país.

Las organizaciones humanitarias se benefician a menudo de exenciones de derechos e impuestos previstas en un acuerdo de sede o en un acuerdo con el gobierno, pero obtener las exenciones puede llevar semanas. Hay que preparar con antelación las listas de bultos, las facturas proforma, los certificados de origen, los certificados de donación, las autorizaciones de importación (medicamentos, equipos de telecomunicaciones) y los documentos de transporte (conocimiento de embarque marítimo, carta de porte aéreo). El Convenio de Kioto revisado, en particular su anexo relativo a los envíos de socorro, y los modelos de acuerdo de facilitación aduanera promovidos por OCHA y la Organización Mundial de Aduanas sirven de marco para la incidencia ante las autoridades.

5Ejemplo completo: el plan de transporte de la respuesta en el norte de Vashta

Contexto ficticio: tras unas inundaciones, la ONG «Réseau d'Entraide Mavuso» debe transportar en tres semanas 186 toneladas de ayuda (víveres y kits) desde su almacén central de Port-Siran hasta tres zonas de distribución del norte de Vashta. La carretera principal está asfaltada hasta Belkam; más allá, una pista de laterita accesible a camiones de 10 t como máximo une Belkam con Tessa; la zona de Rimo solo es accesible por una pista empapada transitable únicamente en 4x4 y por un río navegable.

1. La necesidad

2. Las opciones y la elección

El logista considera tres opciones para Rimo: avión humanitario (pista de tierra de Rimo abierta pero saturada, unos 2 000 USD por tonelada, es decir, 60 000 USD), 4x4 de la flota (1 t por vehículo, 4 días ida y vuelta, 30 rotaciones necesarias: poco realista) y barcaza desde Belkam (alquiler de una barcaza de 40 t para dos viajes de ida y vuelta, 6 500 USD, más manipulación). Se elige la barcaza, y el avión queda como opción de reserva para los productos sanitarios urgentes. Para Belkam y Tessa, el proceso competitivo en el marco del acuerdo marco de transporte da el siguiente resultado:

Comentario: el cálculo de las rotaciones para Belkam muestra que, por peso, 5 semirremolques bastarían a duras penas (126 / 25 = 5,04); el logista prevé 6, porque no puede repartir 1 t entre los demás camiones sin superar el límite de volumen. Las 30 t destinadas a Rimo transitan por Belkam: se almacenan en el almacén del socio en Belkam, lo que añade una transferencia de custodia documentada. Coste total de transporte: 21 500 USD, más manipulación y almacenamiento temporal en Belkam (unos 2 100 USD), es decir, alrededor de 127 USD por tonelada entregada de media. A título comparativo, una solución íntegramente aérea para Tessa y Rimo habría costado más de 180 000 USD.

3. El calendario

4. Los riesgos y las medidas

• Cierre de la pista de Tessa tras fuertes lluvias: vigilancia diaria con el jefe de aldea de Tessa y el clúster, plan B con camiones de 5 t con una tarifa negociada de antemano.
• Transbordo en el embarcadero de Rimo (descarga manual): equipo de 20 jornaleros registrados, lonas de protección, control por parte del almacenero del socio y de un miembro del equipo.
• Robo o cobro ilegal de impuestos en los puestos de control: cargas precintadas, cartas de porte visibles, prohibición contractual de pagar, notificación inmediata de cualquier incidente al punto focal de seguridad.
• Seguridad de la tripulación de la barcaza: chalecos salvavidas obligatorios, sin sobrecarga, sin navegación nocturna.

5. El resultado y el informe

Se entregan 183,6 toneladas en buen estado; 1,2 t de harina resultan dañadas durante la descarga de la barcaza (sacos caídos al agua) y 1,2 t quedan pendientes en el último camión, bloqueado en Tessa por la lluvia, y se entregan el día 12. El informe de transporte indica, por eje: tonelaje planificado, tonelaje entregado, plazo, coste por tonelada, incidentes y pérdidas, y la parte de las pérdidas imputada al transportista según su contrato. Las lecciones aprendidas (prever una grúa móvil o rampas en el embarcadero, preparar un acuerdo marco fluvial antes de la temporada) se comparten con el Clúster de Logística.

6Gestionar una flota: indicadores, costes y decisiones

Una flota de vehículos representa a menudo una de las principales partidas de costes de apoyo de una misión, y la primera fuente de riesgo para la vida del personal. Gestionarla significa disponer cada mes de datos fiables por vehículo y tomar decisiones: mantenimiento, sustitución, reasignación, alquiler o compra.

Los datos que hay que recopilar

• Cuaderno de a bordo cumplimentado en cada trayecto: fecha, hora de salida y de llegada, conductor, kilometraje de salida y de llegada, itinerario, objeto, pasajeros autorizados, firma de la persona que solicitó el movimiento.
• Registro de combustible: fecha, kilometraje del cuentakilómetros, litros, precio, estación o nota de salida del depósito, firma. El kilometraje en el momento de repostar es indispensable para calcular el consumo.
• Ficha de mantenimiento por vehículo: intervenciones, piezas cambiadas, costes, kilometraje, próximo vencimiento.
• Control diario por parte del conductor según una lista (neumáticos y rueda de repuesto, niveles, frenos, luces, limpiaparabrisas, cinturones, botiquín, extintor, medios de comunicación, documentos del vehículo).
• Registro de incidentes y accidentes, incluidos los incidentes sin heridos.

El cuadro de mando mensual

Ejemplo de análisis: la flota de la base de Moro

La base ficticia de Moro dispone de cuatro 4x4 idénticos. Datos del mes:

Análisis: V3 consume un 40 % más que la media de los demás en trayectos comparables. El logista verifica la coherencia entre los kilometrajes del cuaderno de a bordo y los anotados al repostar, el trayecto declarado (distancias conocidas), el estado mecánico (inyectores, filtro de aire, presión de los neumáticos, fugas) y organiza una prueba de consumo en un trayecto de referencia con otro conductor. No concluye que haya robo antes de estas verificaciones. V4 acumula 12 días de inmovilización y reparaciones importantes: con más de 280 000 km y 9 años, su coste por kilómetro este mes supera los 2 USD, frente a menos de 0,5 USD para los demás. Se prepara una propuesta de sustitución, comprobando las normas de titularidad y disposición del donante que lo financió.

Comprar, alquilar o compartir

La decisión se basa en el coste total de propiedad comparado con el coste del alquiler durante el período de uso previsto. La compra suele ser interesante para una presencia de larga duración, en terrenos que exigen vehículos equipados (radios, protecciones, estandarización), y cuando el donante autoriza la compra. El alquiler con conductor conviene para necesidades cortas o variables, pero exige una verificación rigurosa del estado de los vehículos y de la competencia de los conductores, que deben aplicar las mismas normas de seguridad. Existen servicios de flota compartidos o de alquiler de larga duración dentro del sistema de las Naciones Unidas y de algunas redes de ONG. Muchas organizaciones fijan un umbral de sustitución en torno a 5 años o de 150 000 a 200 000 km en terrenos difíciles, que se ajusta según los datos reales de coste.

Un vehículo comprado con fondos de un donante sigue sujeto a sus normas hasta su disposición final: inscripción en el registro de bienes, seguro, uso limitado al proyecto o autorizado, y decisión por escrito sobre su transferencia, su venta o su donación al final del proyecto.

Gestionar el combustible

• Vales de combustible prenumerados o tarjetas de combustible nominativas por vehículo, en lugar de efectivo.
• Depósito o bidones en almacén: ficha de existencias, medidor controlado, contador en la bomba, inventario semanal, local seguro y ventilado, distancia de seguridad.
• Conciliación mensual entre el combustible comprado, el combustible distribuido y el consumo calculado por vehículo y por generador.
• Reserva estratégica de combustible dimensionada según el plan de contingencia (por ejemplo, para 2 a 4 semanas de actividades esenciales y una reubicación).

7La seguridad vial como programa de gestión de riesgos

Los accidentes de tráfico figuran entre las principales causas de muerte y de lesiones graves entre los trabajadores humanitarios, por delante de muchas formas de violencia. Afectan también a la población: un vehículo humanitario que atropella a un niño en una aldea compromete la aceptación de la organización. La seguridad vial no se reduce a unas normas colgadas en la pared; es un programa con responsabilidades, datos y controles.

Los componentes de una política de seguridad vial

1. Contratación y evaluación de los conductores: permiso de conducir válido de la categoría adecuada, prueba práctica con el tipo de vehículo y de terreno, verificación de referencias, prueba de conocimiento del código y de las normas internas.
2. Formación: conducción defensiva, conducción en pista y en terreno difícil, primeros auxilios, uso de los medios de comunicación, conducta que debe seguirse en los puestos de control y en caso de accidente; reciclaje periódico.
3. Normas de conducción: cinturón para todos, velocidades máximas fijadas por la organización (a menudo inferiores a los límites legales, por ejemplo 80 km/h en carretera, 40 km/h en pista y de 20 a 30 km/h en las aldeas y los campamentos), prohibición del teléfono, del alcohol y de las sustancias, número máximo de pasajeros y prohibición de transportar pasajeros no autorizados y armas.
4. Gestión de la fatiga: duración máxima de conducción por día (a menudo en torno a 8 o 9 horas), pausas regulares (por ejemplo, 15 minutos cada dos horas), descanso mínimo entre dos jornadas, segundo conductor para los trayectos largos.
5. Vehículos adecuados y bien mantenidos: equipamiento estándar (botiquín, extintor, triángulo, rueda de repuesto, herramientas, medios de comunicación), mantenimiento preventivo según el kilometraje, control diario.
6. Gestión de los movimientos: solicitud y autorización de movimiento, seguimiento por radio o por geolocalización, puntos de contacto a intervalos acordados, procedimiento en caso de pérdida de contacto, toque de queda y prohibición de conducir de noche salvo excepción autorizada.
7. Notificación y análisis de los incidentes: todo accidente o cuasiaccidente se notifica, se analiza sin buscar un chivo expiatorio y da lugar a medidas.
8. Seguimiento: telemática cuando está disponible (velocidad, frenazos bruscos, horarios), revisiones mensuales, entrevistas con los conductores afectados, reconocimiento de los buenos comportamientos.

Procedimiento en caso de accidente

1. Asegurar la zona y a las personas, prestar primeros auxilios dentro de los límites de la propia formación.
2. Alertar a la base y al punto focal de seguridad; evaluar el riesgo de hostilidad de la multitud antes de permanecer en el lugar, conforme al plan de seguridad.
3. Organizar la evacuación médica de los heridos, incluidos los terceros.
4. Informar a las autoridades según la ley y la política de la organización; no negociar ni pagar nunca una compensación en el lugar sin instrucciones.
5. Documentar: fotos, croquis, testigos, parte de accidente, informe de incidente en un plazo de 24 horas.
6. Hacer el seguimiento del seguro, la atención a las víctimas, el apoyo psicológico al conductor y a los pasajeros, y el análisis de las causas.

La responsabilidad de la seguridad vial no corresponde solo a los conductores. El pasajero de mayor rango jerárquico que pide al conductor que acelere para llegar a tiempo, o que no se abrocha el cinturón, genera el riesgo. Las políticas eficaces otorgan al conductor la autoridad explícita para negarse a arrancar si no se respetan las normas.

8Adaptar el transporte y la flota al contexto

Emergencia repentina

Las capacidades de transporte están saturadas, los precios suben y las carreteras pueden quedar cortadas. Las respuestas habituales: activar los acuerdos marco y los contratos de alquiler negociados de antemano, utilizar los servicios comunes del Clúster de Logística (transporte por carretera común, almacenamiento, servicios aéreos), recurrir a los medios militares solo como último recurso y conforme a las Directrices de Oslo y a las directrices de país sobre coordinación civil-militar, y compartir la información sobre el acceso (carreteras, puentes, aeropuertos) en las reuniones y boletines del clúster. La planificación se hace a corto plazo, con revisiones diarias.

Crisis prolongada

Se busca la eficiencia: acuerdos marco anuales, análisis de costes por eje, consolidación de las cargas entre proyectos y organizaciones, mantenimiento planificado, renovación razonada del parque, recurso a transportistas locales que apoyan la economía. Hay que anticiparse a las estaciones: preposicionamiento antes de la estación de lluvias, contratos fluviales preparados durante la estación seca.

Inseguridad y acceso negociado

• Elección entre visibilidad (logotipos, banderas) y discreción (vehículos sin distintivos) según el análisis de seguridad y el nivel de aceptación.
• Movimientos notificados a las partes según los mecanismos humanitarios de notificación, sin solicitar autorizaciones que equivaldrían a reconocer un control o a aceptar condiciones incompatibles con los principios.
• Rechazo de las escoltas armadas salvo en circunstancias excepcionales conformes a las Directrices no vinculantes del IASC sobre el uso de escoltas armadas para los convoyes humanitarios.
• Política clara de no pago en los puestos de control ilegales, con procedimiento de escalamiento y análisis colectivo en los foros de acceso.
• Recurso a transportistas comerciales cuando la presencia de vehículos de la organización aumenta el riesgo, midiendo el riesgo que se transfiere al transportista.

Contexto urbano

Las distancias son cortas pero los tiempos de trayecto largos; la normativa puede imponer entregas nocturnas; el riesgo de accidente con peatones es elevado. El alquiler con conductor y la entrega directa por parte de los proveedores suelen ser más eficientes que una flota propia.

Gestión a distancia y socios locales

Cuando el transporte lo realiza un socio, la organización verifica que los contratos de transporte, las cartas de porte y las normas de seguridad vial existen y se aplican, financia los costes reales (mantenimiento, seguro, formación de los conductores) y no transfiere el riesgo sin los medios correspondientes. Las pruebas de entrega (cartas de porte firmadas, fotos con marca de tiempo, llamadas de verificación a los destinatarios) y las verificaciones por un tercero compensan la ausencia de visitas.

9Errores frecuentes, la mirada de los auditores y preguntas de entrevista

Errores sobre el terreno y cómo evitarlos

Lo que revisan auditores y donantes

• El proceso competitivo de los contratos de transporte y de alquiler, y sus adendas.
• La concordancia entre cuadernos de a bordo, registros de combustible y facturas, y la coherencia de los consumos.
• El uso de los vehículos únicamente para las actividades autorizadas y el reparto de los costes compartidos entre proyectos según una clave documentada (a menudo el kilometraje por proyecto).
• El registro de bienes, el seguro y las decisiones de disposición de los vehículos.
• Las cartas de porte firmadas para cada entrega y el tratamiento de las pérdidas en tránsito.

Preguntas de entrevista

1. «Debe entregar 120 toneladas en una zona donde la carretera está cortada. ¿Cómo elabora su plan?»

Una buena respuesta empieza por la información sobre el acceso (clúster, evaluaciones de capacidad, socios), compara los modos por coste por tonelada, plazo y riesgo, propone una combinación (carretera hasta el punto más cercano y después vía fluvial o aérea para la parte urgente), tiene en cuenta el peso y el volumen, integra la seguridad y las notificaciones, y prevé los documentos, la recepción y un plan B.

2. «Un vehículo consume un 40 % más que los demás. ¿Cómo procede?»

El candidato describe las verificaciones por orden: datos (cuaderno, kilometraje al repostar, recibos), trayecto, estado mecánico, prueba de consumo controlada, entrevista con el conductor y, si es probable que haya fraude, notificación según la política, sin acusaciones prematuras.

3. «Explique la diferencia entre FCA, CIP y DAP para una compra de medicamentos importados.»

La respuesta explica dónde se transfieren el riesgo y los costes, recuerda la importancia del seguro y de la cadena de frío, e indica que la elección depende de la capacidad de la organización para gestionar el transporte internacional y el despacho de aduanas, y de las exenciones disponibles.

4. «Un jefe de proyecto pide al conductor que salga a las 18 horas para volver antes del día siguiente. ¿Qué hace usted?»

La respuesta recuerda la norma de no circular de noche y la autoridad del conductor, busca una solución (salida al día siguiente al amanecer, alojamiento en el lugar) y eleva el incidente si la presión persiste, explicando que son precisamente estas excepciones las que producen los accidentes graves.

5. «¿Hay que comprar o alquilar vehículos para un proyecto de 18 meses?»

La respuesta compara el coste total de propiedad y el alquiler durante ese período, tiene en cuenta las normas del donante (autorizaciones, origen, disposición), el terreno, la seguridad, la disponibilidad local y los plazos de importación, y concluye con una recomendación argumentada en lugar de una regla general.

Referencias clave

• Logistics Operational Guide y evaluaciones de la capacidad logística de los países (Logistics Capacity Assessments): Clúster Mundial de Logística.
• Incoterms 2020: Cámara de Comercio Internacional.
• Convenio de Kioto revisado (anexo relativo a los envíos de socorro): Organización Mundial de Aduanas; modelo de acuerdo de facilitación aduanera: OCHA.
• Directrices sobre la utilización de recursos militares y de la defensa civil extranjeros en las operaciones de socorro en casos de desastre (Directrices de Oslo): OCHA.
• Directrices no vinculantes del IASC sobre el uso de escoltas armadas para los convoyes humanitarios.
• Herramientas y guías de seguridad de flotas de Fleet Forum.
• Plan Mundial para el Decenio de Acción para la Seguridad Vial: Organización Mundial de la Salud.
• Reglamentación sobre Mercancías Peligrosas de la Asociación de Transporte Aéreo Internacional (IATA) para la carga aérea.