Transporte e gestão de frota

1Organizar um transporte

• Escolher o modo (rodoviário, aéreo, fluvial) em função da urgência, do custo, do acesso e da segurança; consultar o Cluster de Logística sobre o estado das estradas e os serviços comuns (por exemplo, o UNHAS para o transporte aéreo).
• Para um transportador privado: contrato, seguro, responsabilidade em caso de perda.
• Cada carga parte com uma guia de transporte (waybill) em vários exemplares, assinada à partida e à chegada; as discrepâncias são registadas.
• Para a importação: conhecer as regras aduaneiras e de isenção; os Incoterms especificam quem paga e quem assume o risco em cada etapa.

2Gestão de frota

• Diário de bordo para cada veículo: data, condutor, trajeto, quilometragem, objeto da missão.
• Controlo do combustível: litros consumidos e consumo aos 100 km; uma discrepância anormal pode indicar uma fuga, uma avaria ou um roubo.
• Manutenção preventiva segundo a quilometragem, verificação diária pelo condutor (pneus, óleo, travões, luzes, estojo de primeiros socorros).
• Aluguer ou compra: comparar o custo total; os veículos do projeto pertencem muitas vezes ao doador até à transferência.

3Segurança rodoviária

Os acidentes rodoviários são uma das principais causas de morte e de ferimentos entre os trabalhadores humanitários. Regras básicas:

• Cinto para todos, à frente e atrás; limites de velocidade da organização.
• Nada de telemóvel ao volante, nada de álcool, tempos de descanso dos condutores respeitados.
• Nada de passageiros não autorizados; veículos identificados de acordo com a política de segurança.
• Movimentos autorizados e acompanhados por rádio ou telefone; nada de circulação noturna, salvo exceção.

4Elaborar um plano de transporte: modos, capacidades e custos

Organizar um transporte não consiste em encontrar um camião disponível, mas em construir um plano que ligue os pontos de entrada dos bens (porto, aeroporto, fornecedor, armazém central) aos pontos de entrega finais, tendo em conta os volumes, os prazos, as restrições de acesso e de segurança, e o custo. O plano de transporte é atualizado todas as semanas numa reunião com os programas.

As informações de partida

• A necessidade: quantidades por destino e por data, decorrentes do plano de distribuição ou do plano de aprovisionamento.
• A rede: estado das estradas e das pontes, limites de carga, estações, postos de controlo, tempos de viagem reais. As avaliações da capacidade logística por país (Logistics Capacity Assessments) publicadas pelo Cluster de Logística, os mapas de acesso e os relatórios de incidentes das organizações presentes são as melhores fontes.
• As restrições de segurança: eixos autorizados, horários de circulação, obrigação de coluna ou de escolta, procedimentos de notificação humanitária às partes no conflito (mecanismos de desconflituação geridos em geral pelo OCHA).
• Os recursos: frota própria, transportadores comerciais sob contrato, serviços comuns do cluster, serviços aéreos humanitários.

Comparar os modos de transporte

Para comparar, calcula-se o custo por tonelada entregue (ou por tonelada-quilómetro), incluindo carga, descarga, perdas previsíveis, eventual escolta e tempo de imobilização. Um camião nem sempre se enche pelo peso: para artigos volumosos, é o volume que limita (um camião de 10 t com uma caixa de 40 m³ só transportará cerca de 6 a 7 t de cobertores e jerricãs). O cálculo deve fazer-se com base na carga efetivamente possível.

Contratar um transportador

1. Consulta concorrencial segundo os limiares, muitas vezes através de um acordo-quadro de transporte com tarifas por tonelada e por eixo, revisíveis em função do preço do combustível.
2. Verificação do transportador: registo legal, estado dos veículos (inspeção), seguro das mercadorias transportadas, referências, verificação das sanções.
3. Contrato que especifica as responsabilidades: o transportador é responsável pelas perdas e danos entre a assinatura da guia no carregamento e a sua assinatura na entrega; montante da indemnização (valor dos bens, muitas vezes com teto), prazos, penalizações, proibição de subcontratar sem acordo, proibição de transportar passageiros ou armas, respeito pelos códigos de conduta.
4. Para cada carregamento: ordem de transporte, guia em vários exemplares (expedidor, transportador, destinatário, devolução ao expedidor), controlo do carregamento pelo logístico e acompanhamento durante o trajeto.
5. Pagamento mediante apresentação da guia assinada pelo destinatário, após dedução das perdas imputáveis.

A guia de transporte é um documento de valor: é ela que prova a entrega dos bens ao transportador e a sua receção. Uma guia não devolvida assinada é uma entrega não provada. O acompanhamento das guias que aguardam devolução faz parte do painel de controlo semanal.

O transporte internacional e as alfândegas

Para as importações, os Incoterms (versão 2020 da Câmara de Comércio Internacional) definem o ponto de transferência dos custos e dos riscos. Com EXW, o comprador assume tudo a partir da fábrica do vendedor; com FCA, o vendedor entrega a mercadoria desalfandegada para exportação ao transportador designado pelo comprador; com CIP, o vendedor paga o transporte e o seguro até ao destino acordado, mas o risco passa para o comprador a partir da entrega ao primeiro transportador; com DAP, o vendedor suporta custos e riscos até ao local de destino, ficando o comprador responsável pela importação; com DDP, o vendedor trata também do desalfandegamento e dos direitos de importação. FOB, CFR e CIF estão reservados ao transporte marítimo e fluvial. A escolha deve ter em conta a capacidade real da organização para tratar do desalfandegamento no país.

As organizações humanitárias beneficiam muitas vezes de isenções de direitos e taxas previstas num acordo de sede ou num acordo com o governo, mas a obtenção das isenções pode levar semanas. É necessário preparar antecipadamente as listas de embalagem (packing lists), faturas pró-forma, certificados de origem, certificados de doação, autorizações de importação (medicamentos, equipamentos de telecomunicações) e documentos de transporte (conhecimento de embarque marítimo, carta de porte aéreo). A Convenção de Quioto revista, em especial o seu anexo relativo às remessas de socorro, e os modelos de acordos de facilitação aduaneira promovidos pelo OCHA e pela Organização Mundial das Alfândegas servem de quadro para a advocacia junto das autoridades.

5Exemplo completo: o plano de transporte da resposta no norte de Vashta

Contexto fictício: após inundações, a ONG «Réseau d'Entraide Mavuso» deve encaminhar em três semanas 186 toneladas de ajuda (víveres e kits) a partir do seu armazém central de Port-Siran para três zonas de distribuição do norte de Vashta. A estrada principal é asfaltada até Belkam; para além disso, uma picada em laterite acessível a camiões de 10 t no máximo liga Belkam a Tessa; a zona de Rimo só é acessível por uma picada encharcada transitável apenas em 4x4 e por um rio navegável.

1. A necessidade

2. As opções e a escolha

O logístico considera três opções para Rimo: avião humanitário (pista de terra de Rimo aberta mas saturada, cerca de 2 000 USD por tonelada, ou seja, 60 000 USD), 4x4 da frota (1 t por veículo, 4 dias ida e volta, 30 rotações necessárias: irrealista) e batelão a partir de Belkam (aluguer de um batelão de 40 t para duas viagens de ida e volta, 6 500 USD, mais movimentação). É escolhido o batelão, ficando o avião como opção de recurso para os produtos de saúde urgentes. Para Belkam e Tessa, a consulta concorrencial no âmbito do acordo-quadro de transporte dá o seguinte resultado:

Comentário: o cálculo das rotações para Belkam mostra que, pelo peso, 5 semirreboques bastariam à justa (126 / 25 = 5,04); o logístico prevê 6, porque não pode repartir 1 t pelos outros camiões sem ultrapassar o limite de volume. As 30 t destinadas a Rimo transitam por Belkam: são armazenadas no armazém do parceiro em Belkam, o que acrescenta uma transferência de custódia documentada. Custo total de transporte: 21 500 USD, mais movimentação e armazenamento temporário em Belkam (cerca de 2 100 USD), ou seja, cerca de 127 USD por tonelada entregue, em média. A título de comparação, uma solução integralmente aérea para Tessa e Rimo teria custado mais de 180 000 USD.

3. O calendário

4. Os riscos e as medidas

• Encerramento da picada de Tessa após chuvas fortes: vigilância diária com o chefe da aldeia de Tessa e o cluster, plano B com camiões de 5 t a uma tarifa pré-negociada.
• Transbordo no cais de Rimo (descarga manual): equipa de 20 trabalhadores diários registados, lonas de proteção, controlo pelo fiel de armazém do parceiro e por um membro da equipa.
• Roubo ou cobrança ilegal nos postos de controlo: carregamentos selados, guias visíveis, proibição contratual de pagar, comunicação imediata de qualquer incidente ao ponto focal de segurança.
• Segurança da tripulação do batelão: coletes salva-vidas obrigatórios, sem sobrecarga, sem navegação noturna.

5. O resultado e o relatório

São entregues 183,6 toneladas em bom estado; 1,2 t de farinha fica danificada durante a descarga do batelão (sacos caídos à água) e 1,2 t fica a aguardar no último camião, bloqueado em Tessa pela chuva, sendo entregue no dia 12. O relatório de transporte indica, por eixo: tonelagem planeada, tonelagem entregue, prazo, custo por tonelada, incidentes e perdas, e a parte das perdas imputada ao transportador segundo o seu contrato. As lições aprendidas (prever uma grua móvel ou rampas no cais, preparar um acordo-quadro fluvial antes da estação) são partilhadas com o Cluster de Logística.

6Gerir uma frota: indicadores, custos e decisões

Uma frota de veículos representa muitas vezes uma das principais rubricas de custos de apoio de uma missão e a primeira fonte de risco para a vida do pessoal. Geri-la é dispor, todos os meses, de dados fiáveis por veículo e tomar decisões: manutenção, substituição, reafetação, aluguer ou compra.

Os dados a recolher

• Diário de bordo preenchido em cada viagem: data, hora de partida e de chegada, condutor, quilometragem de partida e de chegada, itinerário, objetivo, passageiros autorizados, assinatura da pessoa que pediu o movimento.
• Registo de combustível: data, quilometragem no conta-quilómetros, litros, preço, posto de abastecimento ou guia de saída do depósito, assinatura. A quilometragem no momento do abastecimento é indispensável para calcular o consumo.
• Ficha de manutenção por veículo: intervenções, peças substituídas, custos, quilometragem, próxima revisão.
• Verificação diária pelo condutor segundo uma lista (pneus e pneu sobresselente, níveis, travões, iluminação, limpa-para-brisas, cintos, estojo de primeiros socorros, extintor, meios de comunicação, documentos do veículo).
• Registo de incidentes e acidentes, incluindo os incidentes sem feridos.

O painel de controlo mensal

Exemplo de análise: a frota da base de Moro

A base fictícia de Moro dispõe de quatro 4x4 idênticos. Dados do mês:

Análise: o V3 consome 40 % mais do que a média dos outros em trajetos comparáveis. O logístico verifica a coerência entre as quilometragens do diário de bordo e as registadas no momento dos abastecimentos, o trajeto declarado (distâncias conhecidas), o estado mecânico (injetores, filtro de ar, pressão dos pneus, fuga) e organiza um teste de consumo num trajeto de referência com outro condutor. Não conclui que houve roubo antes destas verificações. O V4 acumula 12 dias de imobilização e reparações importantes: com mais de 280 000 km e 9 anos, o seu custo por quilómetro neste mês ultrapassa 2 USD, contra menos de 0,5 USD para os outros. É preparada uma proposta de substituição, verificando as regras de propriedade e de alienação do doador que o financiou.

Comprar, alugar ou partilhar

A decisão assenta no custo total de propriedade comparado com o custo de aluguer durante o período de utilização previsto. A compra é, em geral, vantajosa para uma presença de longa duração, em terrenos que exigem veículos equipados (rádios, proteções, normalização) e quando o doador autoriza a compra. O aluguer com motorista é adequado para necessidades curtas ou variáveis, mas exige uma verificação rigorosa do estado dos veículos e da competência dos motoristas, que devem aplicar as mesmas regras de segurança. Existem serviços de frota partilhados ou de aluguer de longa duração no sistema das Nações Unidas e em algumas redes de ONG. Muitas organizações fixam um limiar de substituição em torno de 5 anos ou 150 000 a 200 000 km em terreno difícil, a ajustar segundo os dados reais de custo.

Um veículo comprado com fundos de um doador continua sujeito às regras deste até à sua alienação final: inscrição no registo de bens, seguro, utilização limitada ao projeto ou autorizada, e decisão escrita sobre a sua transferência, venda ou doação no fim do projeto.

Gerir o combustível

• Vales de combustível pré-numerados ou cartões de combustível nominativos por veículo, em vez de numerário.
• Depósito ou bidões em stock: ficha de stock, medição controlada, contador na bomba, inventário semanal, local seguro e ventilado, distância de segurança.
• Conciliação mensal entre o combustível comprado, o combustível distribuído e o consumo calculado por veículo e por gerador.
• Reserva estratégica de combustível dimensionada segundo o plano de contingência (por exemplo, para 2 a 4 semanas de atividades essenciais e uma relocalização).

7A segurança rodoviária como programa de gestão de riscos

Os acidentes rodoviários estão entre as primeiras causas de morte e de ferimentos graves dos trabalhadores humanitários, à frente de muitas formas de violência. Afetam também as populações: um veículo humanitário que atropela uma criança numa aldeia compromete a aceitação da organização. A segurança rodoviária não se reduz a regras afixadas; é um programa com responsabilidades, dados e controlos.

As componentes de uma política de segurança rodoviária

1. Recrutamento e avaliação dos condutores: carta de condução válida da categoria correta, teste prático no tipo de veículo e de terreno, verificação das referências, teste de conhecimento do código da estrada e das regras internas.
2. Formação: condução defensiva, condução em picada e em terreno difícil, primeiros socorros, utilização dos meios de comunicação, conduta a adotar nos postos de controlo e em caso de acidente; reciclagem regular.
3. Regras de condução: cinto para todos, velocidades máximas fixadas pela organização (muitas vezes inferiores aos limites legais, por exemplo 80 km/h em estrada, 40 km/h em picada e 20 a 30 km/h nas aldeias e nos campos), proibição do telemóvel, do álcool e de substâncias, número máximo de passageiros e proibição do transporte de passageiros não autorizados e de armas.
4. Gestão da fadiga: duração máxima de condução por dia (muitas vezes cerca de 8 a 9 horas), pausa regular (por exemplo, 15 minutos de duas em duas horas), descanso mínimo entre dois dias de trabalho, segundo condutor para as viagens longas.
5. Veículos adequados e com manutenção: equipamento padrão (estojo de primeiros socorros, extintor, triângulo, pneu sobresselente, ferramentas, meios de comunicação), manutenção preventiva segundo a quilometragem, verificação diária.
6. Gestão dos movimentos: pedido e autorização de movimento, acompanhamento por rádio ou por geolocalização, pontos de contacto a intervalos acordados, procedimento em caso de ausência de contacto, recolher obrigatório e proibição de conduzir à noite, salvo exceção autorizada.
7. Declaração e análise dos incidentes: qualquer acidente ou quase-acidente é declarado, analisado sem procurar um bode expiatório, e dá lugar a medidas.
8. Acompanhamento: telemática, quando disponível (velocidade, travagens bruscas, horários), revisões mensais, entrevistas com os condutores em causa, reconhecimento dos bons comportamentos.

Procedimento em caso de acidente

1. Proteger a zona e as pessoas, prestar os primeiros socorros dentro dos limites da sua formação.
2. Alertar a base e o ponto focal de segurança; avaliar o risco de hostilidade da multidão antes de permanecer no local, em conformidade com o plano de segurança.
3. Organizar a evacuação médica dos feridos, incluindo terceiros.
4. Informar as autoridades segundo a lei e a política da organização; nunca negociar nem pagar uma compensação no local sem instruções.
5. Documentar: fotografias, croqui, testemunhas, declaração amigável ou auto, relatório de incidente no prazo de 24 horas.
6. Acompanhar o seguro, a assistência às vítimas, o apoio psicológico ao condutor e aos passageiros, a análise das causas.

A responsabilidade pela segurança rodoviária não pertence apenas aos condutores. O passageiro mais alto na hierarquia que pede ao condutor para acelerar para chegar a horas, ou que não usa o cinto, cria o risco. As políticas eficazes dão ao condutor a autoridade explícita para se recusar a arrancar se as regras não forem respeitadas.

8Adaptar o transporte e a frota ao contexto

Emergência súbita

As capacidades de transporte ficam saturadas, os preços sobem, as estradas podem ser cortadas. As respostas habituais: ativar os acordos-quadro e os contratos de aluguer pré-negociados, utilizar os serviços comuns do Cluster de Logística (transporte rodoviário comum, armazenamento, serviços aéreos), recorrer aos meios militares apenas em último recurso e segundo as Diretrizes de Oslo e as diretrizes nacionais sobre a coordenação civil-militar, e partilhar a informação de acesso (estradas, pontes, aeroportos) nas reuniões e boletins do cluster. A planificação faz-se a curto prazo, com revisões diárias.

Crise prolongada

Procura-se a eficiência: acordos-quadro anuais, análise dos custos por eixo, consolidação das cargas entre projetos e organizações, manutenção planeada, renovação ponderada da frota, recurso a transportadores locais que apoiam a economia. As estações devem ser antecipadas: pré-posicionamento antes da estação das chuvas, contratos fluviais preparados durante a estação seca.

Insegurança e acesso negociado

• Escolha entre visibilidade (logótipos, bandeiras) e discrição (veículos sem marcas) segundo a análise de segurança e o nível de aceitação.
• Movimentos notificados às partes segundo os mecanismos humanitários de notificação, sem pedir uma autorização que equivaleria a reconhecer um controlo ou a aceitar condições incompatíveis com os princípios.
• Recusa das escoltas armadas, salvo circunstâncias excecionais conformes às Diretrizes não vinculativas do IASC sobre a utilização de escoltas armadas para comboios humanitários.
• Política clara de não pagamento nos postos de controlo ilegais, com procedimento de comunicação à hierarquia e análise coletiva nos fóruns de acesso.
• Recurso a transportadores comerciais quando a presença de veículos da organização aumenta o risco, medindo o risco transferido para o transportador.

Contexto urbano

As distâncias são curtas, mas os tempos de viagem longos; as entregas noturnas podem ser impostas pela regulamentação; o risco de acidente com peões é elevado. O aluguer com motorista e a entrega direta pelos fornecedores são muitas vezes mais eficientes do que uma frota própria.

Gestão remota e parceiros locais

Quando o transporte é assegurado por um parceiro, a organização verifica que os contratos de transporte, as guias e as regras de segurança rodoviária existem e são aplicados, financia os custos reais (manutenção, seguro, formação dos condutores) e não transfere o risco sem meios. As provas de entrega (guias assinadas, fotografias com data e hora, chamadas de verificação junto dos destinatários) e as verificações por uma entidade terceira compensam a ausência de visitas.

9Erros comuns, o olhar dos auditores e perguntas de entrevista

Erros de terreno e soluções

O que auditores e doadores examinam

• A consulta concorrencial dos contratos de transporte e de aluguer, e as respetivas adendas.
• A concordância entre diários de bordo, registos de combustível e faturas, e a coerência dos consumos.
• A utilização dos veículos apenas para as atividades autorizadas e a repartição dos custos partilhados entre projetos segundo uma chave documentada (muitas vezes a quilometragem por projeto).
• O registo de bens, o seguro e as decisões de alienação dos veículos.
• As guias de transporte assinadas para cada entrega e o tratamento das perdas em trânsito.

Perguntas de entrevista

1. «Tem de entregar 120 toneladas numa zona onde a estrada está cortada. Como constrói o seu plano?»

Uma boa resposta começa pela informação de acesso (cluster, avaliações de capacidade, parceiros), compara os modos por custo por tonelada, prazo e risco, propõe uma combinação (estrada até ao ponto mais próximo e, depois, via fluvial ou aérea para a parte urgente), tem em conta peso e volume, integra a segurança e as notificações, e prevê os documentos, a receção e um plano B.

2. «Um veículo consome 40 % mais do que os outros. Como procede?»

O candidato descreve as verificações por ordem: dados (diário, quilometragem nos abastecimentos, recibos), trajeto, estado mecânico, teste de consumo controlado, entrevista com o condutor e, se uma fraude for provável, comunicação segundo a política, sem acusação prematura.

3. «Explique a diferença entre FCA, CIP e DAP numa compra de medicamentos importados.»

A resposta explica onde passam o risco e os custos, recorda a importância do seguro e da cadeia de frio, e indica que a escolha depende da capacidade da organização para gerir o transporte internacional e o desalfandegamento, bem como das isenções disponíveis.

4. «Um chefe de projeto pede ao motorista para partir às 18 horas para regressar antes do dia seguinte. O que faz?»

A resposta recorda a regra de não circulação noturna e a autoridade do condutor, procura uma solução (partida no dia seguinte de madrugada, alojamento no local) e comunica o incidente à hierarquia se a pressão persistir, explicando que são estas exceções que produzem os acidentes graves.

5. «Deve comprar-se ou alugar-se veículos para um projeto de 18 meses?»

A resposta compara o custo total de propriedade e o aluguer durante o período, tem em conta as regras do doador (autorizações, origem, alienação), o terreno, a segurança, a disponibilidade local e os prazos de importação, e conclui com uma recomendação fundamentada em vez de uma regra geral.

Referências-chave

• Logistics Operational Guide e avaliações da capacidade logística por país (Logistics Capacity Assessments): Cluster Global de Logística.
• Incoterms 2020: Câmara de Comércio Internacional.
• Convenção de Quioto revista (anexo relativo às remessas de socorro): Organização Mundial das Alfândegas; modelo de acordo de facilitação aduaneira: OCHA.
• Diretrizes de Oslo sobre a utilização de meios militares e de proteção civil estrangeiros em operações de socorro em caso de catástrofe: OCHA.
• Diretrizes não vinculativas do IASC sobre a utilização de escoltas armadas para comboios humanitários.
• Ferramentas e guias de segurança de frota do Fleet Forum.
• Plano Global para a Década de Ação para a Segurança Rodoviária: Organização Mundial da Saúde.
• Regulamento sobre Mercadorias Perigosas da Associação Internacional de Transporte Aéreo (IATA) para a carga aérea.