Armazém e gestão de stocks

1Receção e armazenamento

• À chegada: comparar a mercadoria com a guia de transporte (waybill) e com a encomenda, contar, controlar a qualidade, registar as discrepâncias e os danos antes de assinar.
• Armazenar sobre paletes, afastado das paredes, por lotes, com corredores desimpedidos; respeitar a altura máxima de empilhamento.
• Separar os produtos perigosos, alimentares, médicos e não alimentares; alguns produtos exigem cadeia de frio ou temperatura controlada.
• Armazém limpo, seco, ventilado e seguro (acesso limitado, chaves controladas), com extintores.

2Fichas de stock, FIFO e FEFO

Cada artigo tem uma ficha de stock (em papel ou em software): data, entrada, saída, saldo, referência do documento, assinatura. O saldo deve corresponder ao stock físico.

• FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair): saem primeiro os artigos que chegaram primeiro.
• FEFO (primeiro a expirar, primeiro a sair): para alimentos e medicamentos, sai primeiro o que expira mais cedo.

3Inventários, saídas e perdas

• Inventário físico regular (por exemplo, mensal) feito por duas pessoas, uma das quais independente do fiel de armazém; as discrepâncias são explicadas e aprovadas.
• Qualquer saída baseia-se num pedido aprovado e numa guia de saída ou guia de transporte assinada.
• As perdas (roubo, danos, expiração) são declaradas num relatório, nunca «corrigidas» discretamente na ficha.
• Acompanhar o stock de segurança e os prazos de reaprovisionamento para evitar ruturas.

4Escolher, dimensionar e organizar um armazém

Um armazém humanitário mal escolhido sai caro durante todo o seu período de utilização: perdas por humidade, pragas, roubos, tempo de movimentação, acesso impossível na estação das chuvas. A escolha faz-se com um método, e não com base na primeira oferta de arrendamento disponível.

Critérios de seleção de um local

Quando não existe nenhum edifício adequado, instala-se uma unidade de armazenamento móvel (tenda-armazém), cujos formatos correntes medem 10 x 24 m (240 m²) ou 10 x 32 m (320 m²). Exige uma plataforma elevada e compactada, uma drenagem periférica, uma ancoragem adaptada ao vento e uma equipa formada para a montagem (em geral, um dia com 10 a 15 pessoas). O Cluster de Logística pode emprestá-las nas grandes emergências.

Calcular a área necessária

O dimensionamento segue quatro etapas:

1. Stock máximo previsto: não o stock médio, mas o pico esperado (chegada de um grande comboio antes de uma distribuição), expresso em toneladas e em metros cúbicos por categoria.
2. Volume por tonelada: os cereais em sacos ocupam cerca de 1,5 a 2 m³ por tonelada, as leguminosas e o óleo um pouco menos; os artigos domésticos leves e volumosos (cobertores, jerricãs, lonas) podem ultrapassar 5 m³ por tonelada. Trabalha-se, portanto, com o critério mais restritivo, muitas vezes o volume para os artigos não alimentares e a carga no pavimento para os alimentos.
3. Altura de empilhamento: depende do artigo, da sua embalagem e da estrutura. A título indicativo, as pilhas de sacos de 50 kg raramente ultrapassam 3 a 4 m de altura; as caixas de cartão estão limitadas pela resistência indicada na embalagem. A área útil no pavimento calcula-se por volume / altura útil.
4. Área bruta: acrescentam-se os corredores e os espaços de serviço. Na prática, a área efetivamente ocupada pelas pilhas representa muitas vezes 60 a 70 % da área total; é, portanto, necessário dividir a área útil por 0,6 a 0,7.

Regra de organização correntemente aplicada: paletes sob todas as mercadorias, pelo menos 50 cm entre as pilhas e as paredes para a inspeção e a ventilação, corredores principais suficientemente largos para a movimentação (2 a 3 m, mais para um empilhador), uma zona de receção, uma zona de expedição, uma zona de quarentena para os artigos danificados ou a aguardar controlo, e uma planta do armazém afixada com a localização de cada pilha.

Segregação e condições especiais

• Alimentos separados dos produtos químicos, do combustível e dos produtos de higiene de odor forte; controlo de pragas (armadilhas, inspeções, fumigação por um prestador acreditado, se necessário, nunca por pessoal sem formação).
• Produtos de saúde numa zona dedicada, de acesso restrito, com registo da temperatura duas vezes por dia; temperatura de armazenamento habitualmente inferior a 25 ou 30 °C, consoante o rótulo; cadeia de frio de 2 a 8 °C para as vacinas e alguns produtos, com registadores de temperatura.
• Produtos perigosos (combustível, cloro, baterias) num local separado, ventilado, com bacia de retenção, sinalização e fichas de dados de segurança.
• Artigos de valor (telefones satélite, computadores, vales) numa jaula ou num local fechado, com registo separado.

Segurança contra incêndios e saúde no trabalho

Extintores adequados (de pó e de CO2) junto às portas e verificados, proibição de fumar, instalação elétrica inspecionada, saídas desimpedidas. O pessoal usa calçado de segurança e aprende as técnicas de levantamento de cargas; a carga manual transportada por uma pessoa deve manter-se razoável (os sacos de 50 kg transportam-se a dois ou com ajuda mecânica, segundo a política da organização). Os trabalhadores diários são registados, informados das regras e cobertos de acordo com a legislação local.

5A documentação de stock: da guia de remessa ao relatório mensal

A rastreabilidade dos bens assenta numa cadeia de documentos que deve permitir seguir cada artigo desde a sua chegada até à sua distribuição ou saída definitiva. Um auditor ou um doador deve poder partir de uma linha do relatório de distribuição e remontar até à nota de receção, e vice-versa.

Os documentos e a sua função

Regras de escrituração

• Uma ficha por artigo, por lote e, se os doadores o pedirem, por projeto ou por doador. Os bens de dois doadores não se misturam numa mesma ficha, mesmo que sejam fisicamente idênticos, salvo se tiver sido acordado e documentado um método de repartição.
• Cada linha indica a data, a referência do documento justificativo, a quantidade que entra ou sai, o saldo e a assinatura.
• As correções fazem-se com uma nova linha que remete para o relatório de ajustamento, nunca com rasuras, apagamentos ou corretor.
• O saldo da ficha, o do livro de registo ou do software e o stock físico devem coincidir; qualquer discrepância é um acontecimento a explicar, não um pormenor a ajustar.
• Os documentos são pré-numerados; os exemplares anulados são conservados e riscados, nunca destruídos.

O relatório de stock e a reconciliação

Todos os meses, verifica-se a equação fundamental para cada artigo e cada projeto:

Stock inicial + entradas (receções, transferências recebidas, devoluções) - saídas (distribuições, transferências enviadas, consumos) - perdas declaradas = stock final teórico. O stock final teórico é comparado com o stock físico contado. A discrepância, se existir, é analisada e objeto de relatório.

A reconciliação faz-se também entre serviços: as entradas em stock devem corresponder às compras rececionadas na contabilidade, e as saídas aos relatórios de distribuição dos programas. Para os bens recebidos em espécie de uma agência das Nações Unidas (alimentos do PAM, artigos do ACNUR ou da UNICEF), o acordo exige em geral um relatório mensal detalhado num modelo imposto, com as perdas classificadas por causa e os números das guias de remessa.

Escolher uma ferramenta informática

Uma folha de cálculo bem protegida é suficiente para um pequeno armazém com algumas dezenas de artigos. Acima disso, torna-se necessário um software de gestão de stocks ou um módulo de um sistema integrado de gestão (ERP): rastreabilidade dos lotes e das datas de validade, direitos de acesso, histórico das alterações, relatórios por doador. Seja qual for a ferramenta, a ficha de stock em papel na pilha continua a ser útil como controlo cruzado e como solução de recurso em caso de falha de eletricidade ou de ligação.

6Planear o reaprovisionamento: stock de segurança e ponto de encomenda

Gerir um stock é arbitrar permanentemente entre dois riscos: a rutura, que interrompe a assistência, e o excesso de stock, que imobiliza fundos, aumenta as perdas e os produtos fora de validade, e pode conduzir a custos não elegíveis se os bens não forem utilizados durante o período do projeto.

As noções básicas

• Consumo médio mensal (CMM): média das saídas reais nos últimos três a seis meses, corrigida das ruturas (um mês sem stock não significa procura nula) e das alterações previstas (nova zona, novo afluxo).
• Prazo de aprovisionamento: tempo entre a decisão de encomendar e a disponibilidade no armazém, incluindo procedimento de compra, fabrico, transporte, desalfandegamento e receção. Deve utilizar-se o prazo efetivamente observado, não o prometido pelo fornecedor.
• Stock de segurança: quantidade que protege contra as variações de consumo e de prazo. Uma fórmula simples: stock de segurança = CMM x (prazo máximo observado - prazo médio), em meses. Muitas organizações fixam antes um número de meses de cobertura (por exemplo, 1 mês para artigos não alimentares correntes, 2 a 3 meses para produtos de saúde essenciais).
• Ponto de encomenda = CMM x prazo médio + stock de segurança. Quando o stock disponível (stock físico + encomendas em curso - quantidades já reservadas) desce abaixo deste nível, lança-se uma encomenda.
• Stock máximo = ponto de encomenda + quantidade encomendada; não deve ultrapassar a capacidade de armazenamento nem o prazo de validade dos produtos.
• Meses de stock disponíveis = stock disponível / CMM: indicador simples a acompanhar no relatório mensal.

Exemplo de cálculo

Um projeto de saúde consome em média 4 000 saquetas de sais de reidratação oral por mês. O prazo médio de aprovisionamento junto da central de compras é de 2 meses; o prazo mais longo observado é de 3 meses. Stock de segurança = 4 000 x (3 - 2) = 4 000 saquetas. Ponto de encomenda = 4 000 x 2 + 4 000 = 12 000 saquetas. Se a organização encomendar para 3 meses de cada vez (12 000 saquetas), o stock máximo é de 24 000 saquetas, ou seja, 6 meses de consumo, o que é compatível com um prazo de validade restante superior a 18 meses no momento da receção. Na estação das chuvas, quando o consumo pode duplicar, o projeto ajusta o CMM previsional e faz a encomenda mais cedo.

Classificar os artigos para concentrar o esforço

A análise ABC classifica os artigos segundo o seu valor consumido: uma pequena proporção dos artigos (classe A) representa muitas vezes o essencial do valor. Estes artigos são objeto de acompanhamento semanal, de inventários mais frequentes e de uma planificação detalhada. Pode cruzar-se com a criticidade (um artigo barato mas vital, como um reagente de laboratório ou um medicamento essencial, recebe o mesmo nível de atenção que um artigo de classe A).

Pré-posicionamento

Nas zonas expostas a catástrofes sazonais (ciclones, inundações, epidemias) ou de difícil acesso durante parte do ano, constitui-se um stock de contingência antes da estação de risco. A sua dimensão decorre do cenário de planeamento (por exemplo, 3 000 agregados familiares afetados nas primeiras 72 horas), da capacidade dos atores do cluster e do financiamento disponível. É preciso prever quem autoriza a sua utilização, como é reconstituído e o que acontece se não for utilizado: rotação para os programas regulares antes do fim da validade, transferência para outro projeto com o acordo do doador.

Um stock parado não é um stock de segurança: é uma perda em preparação. Qualquer artigo sem movimento há mais de três meses deve ser assinalado no relatório mensal, com uma proposta de utilização, de transferência ou de alienação.

7Exemplo completo: abrir e gerir o armazém de Kalemba

Contexto fictício: a ONG «Horizons Partagés» abre uma base em Kalemba para responder à chegada de 18 000 pessoas deslocadas, repartidas por dois locais e por famílias de acolhimento. Nos próximos três meses, deve armazenar víveres recebidos do PAM (rações para 9 000 pessoas) e artigos domésticos financiados por um doador institucional para 1 800 agregados familiares.

1. Estimar a necessidade de armazenamento

A ração mensal por pessoa inclui 12 kg de cereais, 1,8 kg de leguminosas, 0,75 kg de óleo e 0,15 kg de sal, ou seja, 14,7 kg. Para 9 000 pessoas: 132,3 toneladas por mês. As entregas chegam de duas em duas semanas, mas o PAM prevê entregar uma vez e meia a necessidade mensal antes da estação das chuvas: stock máximo previsto de cerca de 200 toneladas de víveres. Para os artigos domésticos, 1 800 kits de cerca de 22 kg e 0,12 m³ cada: 39,6 toneladas e 216 m³.

Com uma taxa de ocupação de 65 %, a área bruta necessária é de 244 / 0,65 = 375 m². A equipa acrescenta 40 m² de zona de quarentena e de escritório, ou seja, cerca de 415 m². O único edifício disponível em Kalemba mede 300 m². A decisão: arrendar este edifício para os víveres e a quarentena e instalar ao lado uma unidade de armazenamento móvel de 240 m² para os kits domésticos, menos sensíveis ao calor e às pragas.

2. Organizar a receção do primeiro comboio

O primeiro comboio do PAM inclui 4 camiões, ou seja, cerca de 90 toneladas segundo as guias de remessa. O fiel de armazém, um assistente e um membro da equipa de programas que serve de testemunha controlam cada camião. Resultado:

As discrepâncias são escritas em cada guia de remessa, com a assinatura do motorista, antes da assinatura do recetor. Os sacos rasgados são reembalados: o conteúdo recuperado é pesado (382 kg para 9 sacos, ou seja, 68 kg de perda) e registado. Os 8 sacos de ervilhas molhados são colocados em quarentena enquanto se aguarda o parecer de um controlador de qualidade; as 9 caixas de óleo são examinadas bidão a bidão (recuperam-se 42 bidões intactos em 54). É enviado ao PAM um relatório de perda em trânsito no prazo previsto no acordo, com fotografias, e é acionada a responsabilidade do transportador segundo o seu contrato.

3. Gerir as saídas e a distribuição

A distribuição do primeiro ciclo abrange 4 500 pessoas no local A. O programa emite um pedido de saída calculado com base na lista validada de beneficiários; o logístico verifica o cálculo e prevê uma margem de arredondamento limitada (rações por agregado familiar segundo a sua dimensão). A guia de saída e a guia de transporte acompanham o carregamento até ao local. À noite, o relatório de distribuição indica 4 437 pessoas atendidas; as sobras correspondentes às 63 pessoas ausentes regressam ao armazém com uma guia de devolução e são registadas como entrada nas fichas de stock. É planeada uma distribuição complementar para os ausentes.

4. O inventário de fim de mês

No dia 30 do mês, o inventário é realizado pelo fiel de armazém e pelo responsável administrativo, sob a supervisão do coordenador de logística. Os movimentos são congelados durante a contagem. Extrato do resultado:

O tratamento das discrepâncias mostra três casos diferentes: uma perda de qualidade documentada, um erro administrativo que se corrige com um lançamento rastreado, e uma perda inexplicada que exige uma comunicação formal. A organização fixou um limiar interno: qualquer discrepância inexplicada superior a 0,5 % do valor de um artigo, ou qualquer discrepância num artigo de valor, desencadeia uma revisão pela coordenação. O limiar não é uma tolerância: uma discrepância inferior é também analisada e reportada.

5. O relatório mensal ao doador e ao PAM

Para cada produto: stock inicial, receções por guia de remessa, distribuições por local e por ciclo, devoluções, perdas por causa (trânsito, armazenamento, distribuição), stock final contado. As perdas de víveres do mês representam 68 kg de sorgo (sacos rasgados), 150 kg de sorgo em falta (3 sacos, a cargo do transportador), 100 kg de ervilhas destruídas e 36 litros de óleo, ou seja, cerca de 0,4 % da tonelagem recebida: um nível que será examinado, mas que continua explicável, e cada perda está documentada por um relatório, fotografias e, no caso da destruição, uma ata assinada por testemunhas.

8Adaptar a gestão de stocks ao contexto

Emergência súbita

Nos primeiros dias, os bens chegam antes dos procedimentos: doações em espécie não solicitadas, comboios de várias organizações, armazéns partilhados. As prioridades são não receber nada sem documento, ainda que seja uma simples guia manuscrita numerada, separar fisicamente os stocks por proprietário e por doador e instalar fichas de stock desde o primeiro dia. As doações não solicitadas e inadequadas (roupa usada, medicamentos fora de validade ou não conformes com a lista nacional) podem atravancar o armazém: é necessária uma política clara de aceitação e de recusa, alinhada com a do cluster e das autoridades. Os serviços de armazenamento comum oferecidos pelo Cluster de Logística permitem às pequenas organizações armazenar sem abrir o seu próprio armazém, desde que sigam os respetivos procedimentos de entrada e de saída.

Crise prolongada

Os riscos mudam: produtos fora de validade, acumulação de stocks órfãos de projetos terminados, rotinas que se relaxam. As medidas típicas são um inventário completo trimestral, além das contagens rotativas, uma revisão dos artigos sem movimento, transferências entre projetos autorizadas por escrito pelos doadores em causa, e um procedimento de alienação (doação, venda, destruição) aprovado e documentado no fim do projeto.

Campos e zonas urbanas

Num campo, o armazém fica muitas vezes perto dos beneficiários: a pressão sobre os guardas e o pessoal diário é forte, e as tensões durante as distribuições podem transferir-se para o armazém. Na cidade, o armazenamento é caro e o espaço escasso; privilegiam-se as entregas diretas dos fornecedores nos locais de distribuição, o que exige uma receção rigorosa no local com uma testemunha e uma guia assinada, ou modalidades monetárias que reduzem a necessidade de armazenamento.

Gestão remota e insegurança

• Reduzir as quantidades armazenadas nos locais expostos à pilhagem e privilegiar rotações mais frequentes.
• Fotografias georreferenciadas e com data e hora das pilhas e das fichas de stock enviadas todas as semanas; videochamadas durante os inventários.
• Inventários realizados por uma entidade terceira de monitorização, ou por pessoal de outra base, pelo menos uma vez por trimestre.
• Plano de contingência para o armazém: o que se faz se a zona se tornar inacessível, quem detém as chaves, que quantidade é aceitável perder.

Armazéns geridos por um parceiro local

A organização intermediária continua responsável pelos bens perante o doador. Define por escrito a transferência de custódia (guia assinada a cada transferência), fornece as ferramentas (fichas, modelos de relatório, cadeados), forma o fiel de armazém, realiza inventários conjuntos no início e, depois, controlos inopinados. Evita confiar stocks acima da capacidade demonstrada do parceiro e orçamenta os custos reais de guarda e de movimentação, em vez de supor que o parceiro os absorverá.

9Erros comuns, controlo e perguntas de entrevista

Erros de terreno e soluções

Lista de verificação de uma visita a um armazém

• O edifício está limpo, seco, sem vestígios de água nem de pragas; as paletes estão em bom estado.
• As pilhas estão afastadas das paredes, alinhadas, estáveis, identificadas por uma etiqueta (artigo, lote, data de validade, doador).
• As fichas de stock estão presentes e atualizadas; três artigos escolhidos ao acaso coincidem entre ficha, software e contagem.
• A zona de quarentena é utilizada e documentada.
• Os documentos da semana (guias de remessa, notas de receção, guias de saída) estão arquivados e numerados sem falhas na sequência.
• Os extintores estão acessíveis e verificados; as saídas estão desimpedidas.
• O registo de temperatura está preenchido para os produtos de saúde.
• O registo de visitantes e de chaves está em dia.

O que auditores e doadores examinam

Verificam a rastreabilidade de ponta a ponta numa amostra (da fatura à distribuição), a concordância entre relatórios de stock e relatórios narrativos, o tratamento das perdas, a existência de inventários independentes, a gestão dos bens no fim do projeto e, para as doações em espécie, o respeito pelos modelos de relatório da agência. Uma taxa de perda baixa mas não documentada preocupa mais do que uma taxa mais elevada, explicada e acompanhada de ações corretivas.

Perguntas de entrevista

1. «Como dimensiona um armazém para uma nova resposta?»

Uma boa resposta parte do stock máximo previsto por categoria, converte-o em volume, aplica uma altura de empilhamento realista, acrescenta os corredores e as zonas de serviço (taxa de ocupação de 60 a 70 %), prevê a quarentena e a segregação e, depois, compara com as opções disponíveis (arrendamento, unidade móvel, armazenamento comum do cluster).

2. «Durante um inventário, encontra uma discrepância de 3 % num artigo de valor. O que faz?»

O candidato volta a contar, verifica os documentos do período (guias de saída, guias de remessa, devoluções, registos), procura os erros administrativos e, se a discrepância continuar inexplicada, protege o armazém, comunica a situação segundo a política, redige um relatório factual e propõe medidas corretivas, sem acusar ninguém sem prova.

3. «Explique o ponto de encomenda a um chefe de projeto.»

A resposta explica, com um exemplo numérico, o consumo médio, o prazo real de aprovisionamento e o stock de segurança, e mostra como isso determina a data em que o programa deve emitir o seu pedido de compra.

4. «Como gere um armazém confiado a um parceiro numa zona que não pode visitar?»

A resposta cita a transferência de custódia documentada, os relatórios e fotografias semanais, a limitação das quantidades, os inventários por uma entidade terceira, os controlos à distância e um plano de contingência, bem como o apoio em formação e em orçamento.

5. «O que faz aos stocks remanescentes no fim de um projeto?»

A resposta menciona o inventário final, as regras de alienação do acordo, o pedido de autorização escrita ao doador para uma transferência para outro projeto ou uma doação, a documentação completa e a atualização do registo de bens.

Referências-chave

• Logistics Operational Guide, capítulos sobre armazenagem e gestão de stocks: Cluster Global de Logística.
• Manuais e guias de armazenagem e de gestão de produtos alimentares do PAM.
• Manual da cadeia de aprovisionamento do ACNUR e procedimentos da UNICEF para os abastecimentos.
• Diretrizes da OMS sobre boas práticas de armazenamento de produtos farmacêuticos e sobre o armazenamento e o transporte de produtos sensíveis ao tempo e à temperatura.
• Manual Esfera (2018), normas de assistência alimentar e passagens relativas à gestão da cadeia de aprovisionamento.
• Norma Humanitária Fundamental sobre Qualidade e Responsabilização (CHS).
• Diretrizes sobre doações em espécie e doações não solicitadas, nomeadamente as da OMS para as doações de medicamentos.