Los fundamentos del MEAL

1¿Qué significa MEAL?

MEAL es el acrónimo inglés de Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning: monitoreo, evaluación, rendición de cuentas y aprendizaje. Estas cuatro funciones responden a cuatro preguntas sencillas.

• Monitoreo: ¿estamos haciendo lo que habíamos previsto? Es una recopilación continua y periódica de información sobre las actividades, los gastos y los primeros resultados.
• Evaluación: ¿lo que hacemos produce los cambios esperados, y es lo que hay que hacer? Es un análisis puntual y en profundidad, a menudo a mitad del proyecto o al final.
• Rendición de cuentas: ¿rendimos cuentas de nuestras acciones a las personas a las que ayudamos, a los donantes y a las autoridades? Se basa en la información, la participación y los mecanismos de quejas y retroalimentación.
• Aprendizaje: ¿utilizamos lo que sabemos para mejorar el proyecto y los siguientes? Sin aprendizaje, los datos duermen en tablas.

2Monitoreo y evaluación: las diferencias

3El MEAL en el ciclo del proyecto

El MEAL no llega al final: comienza desde el análisis de necesidades.

1. Evaluación de necesidades: datos básicos sobre la población, las vulnerabilidades y las capacidades.
2. Diseño: teoría del cambio, marco lógico, indicadores, presupuesto MEAL (a menudo del 3 al 10 % del presupuesto del proyecto).
3. Arranque: plan MEAL, herramientas, estudio de línea de base (baseline).
4. Ejecución: monitoreo de las actividades, monitoreo posdistribución, quejas y retroalimentación, revisiones trimestrales.
5. Cierre: estudio final (endline), evaluación, capitalización de las lecciones aprendidas.

4Normas de referencia

• Norma Humanitaria Esencial (CHS): 9 compromisos de calidad y rendición de cuentas con las comunidades y las personas afectadas. Los compromisos 4 (comunicación y participación) y 5 (quejas) atañen directamente al MEAL.
• Manual Esfera: normas mínimas por sector (agua y saneamiento, seguridad alimentaria, alojamiento, salud), con indicadores clave reutilizables.
• Criterios del CAD de la OCDE: pertinencia, coherencia, eficacia, eficiencia, impacto y sostenibilidad (se ven el día 5).
• Requisitos de los donantes: cada donante (ECHO, BHA, FCDO, agencias de la ONU…) tiene sus formatos de informe y sus indicadores obligatorios: léalos antes de diseñar el sistema.

5Ética y protección de datos

Recopilar datos sobre personas en crisis genera una responsabilidad.

• Consentimiento informado: explicar quién recopila, por qué, qué se hará con los datos, y que la persona puede negarse sin perder la ayuda.
• No hacer daño: no hacer preguntas innecesarias o traumatizantes, y no exponer a las personas (violencia, situación jurídica).
• Minimización: recopilar solo lo que se vaya a utilizar.
• Confidencialidad: anonimizar, proteger los archivos con contraseña, limitar el acceso, no compartir nunca listas nominativas por mensajería.
• Niños y niñas: consentimiento de los padres y asentimiento del niño o la niña, presencia de un adulto de confianza, encuestadores capacitados.

6Organizar la función MEAL: funciones, posicionamiento y recursos

Un sistema MEAL no se reduce a un oficial que rellena tablas. Es una función transversal que debe tener un posicionamiento claro, recursos identificados desde la propuesta y una línea jerárquica que proteja su independencia. Las auditorías y las evaluaciones constatan con regularidad las mismas debilidades: un MEAL que depende del jefe de proyecto cuyo desempeño mide, un presupuesto MEAL inexistente o absorbido por otras partidas, y datos que suben sin volver nunca a los equipos ni a las comunidades.

Posicionamiento jerárquico

El principio más importante es la separación entre quienes ejecutan y quienes verifican. En una misión de tamaño medio, la organización más sólida es la siguiente:

• Coordinador o responsable MEAL de la misión: depende del jefe de misión o del director de país, con un vínculo funcional (técnico) con el asesor MEAL de la sede. Fija los estándares, valida las herramientas, consolida los datos y prepara las revisiones.
• Oficiales MEAL de base: dependen jerárquicamente del coordinador MEAL, y no del jefe de base ni del jefe de proyecto. Trabajan a diario con los equipos de programa, pero no les rinden cuentas.
• Asistentes MEAL y encuestadores: a menudo contratados localmente para los periodos de recopilación; deben hablar los idiomas de la zona y reflejar la diversidad de la población (las encuestadoras son indispensables para entrevistar a las mujeres en muchos contextos).
• Responsable de gestión de la información (IM): en las misiones grandes, gestiona las bases de datos, los tableros de control y la protección de datos; en las pequeñas, esta función la asume el coordinador MEAL.
• Punto focal de rendición de cuentas o del MQR (mecanismo de quejas y retroalimentación): gestiona el mecanismo de quejas y retroalimentación; debe tener una línea directa con la dirección de país para las quejas sensibles.

Regla práctica: si el oficial MEAL es evaluado por la persona cuyos resultados mide, el sistema no es independiente. Un auditor o un evaluador lo señalará, y los equipos lo saben.

Ratios y dimensionamiento

No existe una norma universal, pero los siguientes órdenes de magnitud se utilizan habitualmente en las ONG internacionales para dimensionar un equipo:

Presupuesto MEAL

La horquilla del 3 al 10 % del presupuesto total vista en el curso básico debe desglosarse partida por partida. Un presupuesto MEAL creíble incluye: el personal MEAL (a menudo entre el 50 y el 70 % del presupuesto MEAL), los estudios de línea de base y finales (encuestadores, transporte, teléfonos o tabletas, impresión), el monitoreo posdistribución, el mecanismo de quejas (línea telefónica, saldo, buzones, formación), la evaluación externa (honorarios, desplazamientos, traducción, talleres de restitución), las licencias y el alojamiento de las herramientas y la formación de los equipos y de los socios.

Los donantes solo aceptan estos costes si están justificados por el plan de seguimiento descrito en la propuesta. ECHO examina la coherencia entre la sección de seguimiento y evaluación del formulario único (Single Form) y el presupuesto; BHA exige un plan de monitoreo, evaluación y aprendizaje (plan MEL) cuyo nivel de detalle depende de la duración y del importe del acuerdo; el FCDO espera que los hitos del marco lógico puedan verificarse durante las revisiones anuales. Un presupuesto MEAL que no prevé un estudio de línea de base cuando la propuesta anuncia indicadores de efecto es una señal de alerta inmediata para un evaluador de propuestas.

7Poner en marcha un sistema MEAL en 90 días: el método paso a paso

Cuando arranca un proyecto, o cuando un profesional MEAL llega a una misión que no cuenta con un sistema estructurado, hay que avanzar en un orden preciso. La secuencia siguiente corresponde a lo que la mayoría de los donantes esperan en el primer trimestre de un acuerdo de 12 a 24 meses.

Semanas 1 y 2: comprender los compromisos

1. Reunir los documentos contractuales: propuesta aprobada, marco lógico, presupuesto, condiciones generales y particulares del acuerdo, calendario de informes. Anotar cada compromiso MEAL: indicadores, estudios prometidos, frecuencia de los informes, evaluación prevista, requisitos de desagregación.
2. Leer los requisitos del donante: indicadores clave obligatorios (por ejemplo, los indicadores clave de resultados de ECHO o los indicadores exigidos por BHA según los sectores y subsectores elegidos), formatos de informe, plazos. Para ECHO, el informe final se espera en los tres meses siguientes al final de la acción; compruebe siempre las fechas exactas en el acuerdo firmado, porque son las que cuentan.
3. Cartografiar lo existente: qué herramientas se utilizan ya, qué datos existen (evaluaciones multisectoriales, datos del clúster, del sistema de información sanitaria), qué socios recopilan qué.

Semanas 3 a 6: construir las herramientas

1. Redactar las fichas de referencia de indicadores para todos los indicadores del marco lógico (visto en el día 3). Es la etapa más descuidada y la más importante: fija las definiciones antes de que cada cual las interprete a su manera.
2. Diseñar el circuito de los datos: quién recopila (programa o MEAL), con qué herramienta, quién verifica, dónde se almacenan los datos, quién los consolida, en qué fecha deben estar disponibles.
3. Desarrollar las herramientas de recopilación: formularios digitales, registros de distribución, listas de verificación de seguimiento, formulario de queja. Probarlas con el equipo.
4. Analizar los riesgos relacionados con los datos: una evaluación de impacto relativa a la protección de datos (véase la sección siguiente) para toda recopilación de datos personales o sensibles.

Semanas 6 a 10: estudio de línea de base y mecanismo de quejas

1. Lanzar el estudio de línea de base antes de que las actividades hayan producido sus efectos. Un estudio de línea de base realizado en el cuarto mes de un proyecto de 12 meses ya no mide una situación de partida.
2. Poner en marcha el mecanismo de quejas y retroalimentación desde las primeras actividades visibles (registro, focalización), porque es en ese momento cuando surgen las impugnaciones.
3. Formar a los equipos: programa, socios y encuestadores, sobre las herramientas, la ética, el consentimiento y la notificación de los casos de explotación y abuso sexuales.

Semanas 10 a 13: validar y hacer funcionar

1. Finalizar el plan MEAL y hacerlo validar por la dirección de país y, si el acuerdo lo prevé, por el donante.
2. Rellenar la primera tabla de seguimiento con los valores de línea de base y los primeros logros.
3. Celebrar la primera revisión mensual de los datos con el equipo de programa, con al menos una decisión registrada.

El criterio de éxito a los 90 días no es la existencia de un plan MEAL de 40 páginas, sino la celebración de una primera reunión en la que los datos hayan conducido a una decisión registrada por escrito.

Reparto de responsabilidades (matriz RACI simplificada)

8Ejemplo completo: puesta en marcha del sistema MEAL de un proyecto multisectorial

El contexto siguiente es ficticio. La ONG internacional «Horizons Partagés» inicia un proyecto de 18 meses en la provincia ficticia de Haut-Kessi, donde 46 000 personas desplazadas viven en tres sitios y en las familias de acogida de dos municipios. El proyecto, financiado por un importe de 2 400 000 EUR, combina agua, saneamiento e higiene (WASH), transferencias monetarias multipropósito y un componente de protección ejecutado por un socio nacional, la asociación «Femmes Unies du Kessi».

Etapa 1: inventario de los compromisos

Etapa 2: presupuesto MEAL

El presupuesto MEAL representa el 8,9 % del presupuesto total. El razonamiento que debe presentarse al donante: el proyecto es multisectorial, incluye transferencias monetarias (que exigen un monitoreo posdistribución reforzado y una verificación de las listas) e interviene en parte en familias de acogida, lo que encarece la recopilación respecto a la realizada en los sitios.

Etapa 3: riesgos identificados y respuestas

• Conflicto de intereses: el socio de protección quería recopilar él mismo la satisfacción de sus beneficiarios. Respuesta: la satisfacción la recopila el equipo MEAL de Horizons Partagés durante el seguimiento trimestral; el socio recopila los datos de seguimiento de las actividades.
• Datos sensibles: el componente de protección registra casos individuales. Respuesta: los datos de gestión de casos permanecen en el sistema del socio; solo se transmiten al MEAL cifras agregadas (número de casos por tipo, sin ningún identificador).
• Doble conteo: un mismo hogar puede recibir transferencias y un kit de higiene. Respuesta: un identificador único de hogar, y un indicador «personas únicas alcanzadas» calculado a partir de la base consolidada, y no mediante la suma de las actividades.
• Acceso: uno de los sitios es inaccesible dos meses al año durante las lluvias. Respuesta: el estudio de línea de base se programa antes de la estación de lluvias y se prevé el seguimiento a distancia por teléfono para ese periodo.

Etapa 4: primer mes de funcionamiento

En el primer comité de revisión (final del mes 3), la tabla de seguimiento muestra que el 61 % de los hogares registrados para las transferencias están encabezados por mujeres, mientras que el estudio de línea de base estima su proporción en el 44 % de la población. El equipo lo verifica: los criterios de focalización favorecen efectivamente a los hogares encabezados por mujeres, lo que es coherente con el análisis de vulnerabilidad. En cambio, solo el 3 % de las personas registradas declaran una discapacidad según las preguntas del Grupo de Washington, frente al 11 % en el estudio de línea de base. La decisión registrada: revisar el acceso a los puntos de registro (distancia, espera de pie), formar a los equipos para formular las preguntas del Grupo de Washington y prever el registro a domicilio para las personas que no pueden desplazarse. Es exactamente lo que se espera de un sistema MEAL: un dato, una desviación, una explicación, una decisión.

9Protección y responsabilidad de los datos: la práctica

El curso básico estableció los principios. Sobre el terreno, la protección de datos se juega en decisiones concretas: qué campo suprimir del formulario, quién tiene acceso al servidor, cuánto tiempo conservar las listas, qué hacer cuando una autoridad pide la lista de beneficiarios. Las referencias que enmarcan estas decisiones son el Manual sobre protección de datos en la acción humanitaria del CICR y del Brussels Privacy Hub, las Orientaciones operacionales sobre la responsabilidad de los datos en la acción humanitaria del Comité Permanente entre Organismos (IASC, 2021, revisadas en 2023) y, para las organizaciones establecidas en la Unión Europea, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que se aplica también a los datos recopilados fuera de Europa.

Clasificar los datos según su sensibilidad

Los datos agregados no están automáticamente exentos de riesgo. Las directrices del IASC insisten en la noción de datos demográficamente sensibles: un mapa que muestra la concentración de un grupo étnico o religioso en un barrio puede exponer a ese grupo, incluso sin ningún nombre.

La evaluación de impacto relativa a la protección de datos

Antes de cualquier nueva recopilación de datos personales a gran escala (registro, encuesta de hogares con datos de contacto, biometría), realice una evaluación de impacto relativa a la protección de datos (EIPD, en inglés DPIA). Responde a ocho preguntas:

1. ¿Qué datos se recopilan, y es cada uno de ellos necesario para una finalidad precisa?
2. ¿En qué base legal o legítima se apoya la recopilación (consentimiento, interés vital, interés público, misión humanitaria)?
3. ¿Quién tendrá acceso a los datos, dentro y fuera de la organización (socios, donante, proveedor de servicios de pago, operador de telefonía)?
4. ¿Dónde se almacenarán y transferirán los datos, y bajo qué jurisdicción?
5. ¿Cuánto tiempo se conservarán, y cómo se destruirán?
6. ¿Cuáles son los riesgos para las personas en caso de fuga, incautación o acceso por una parte en el conflicto?
7. ¿Qué medidas reducen esos riesgos (seudonimización, cifrado, control de acceso, separación de los archivos)?
8. ¿Cómo se informa a las personas, y cómo pueden ejercer sus derechos (acceso, rectificación, oposición)?

El consentimiento en la práctica

El consentimiento solo es válido si es libre. Ahora bien, una persona que espera una ayuda no se siente libre de negarse. El manual del CICR subraya que, en muchas situaciones humanitarias, el consentimiento no es la base más apropiada para el registro necesario para la asistencia; en cambio, sigue siendo indispensable para las encuestas, las entrevistas y las fotografías. Un guion de consentimiento para una encuesta contiene: el nombre de la organización, el objetivo de la encuesta, la duración estimada, el carácter voluntario, la ausencia de consecuencias sobre la ayuda en caso de negativa, el derecho a detenerse en cualquier momento o a no responder a una pregunta, el uso de las respuestas (anonimizadas), un contacto para cualquier pregunta o queja. El encuestador registra el acuerdo en el formulario; en caso de negativa, el formulario se cierra.

Para los niños y niñas, se distingue el consentimiento del progenitor o tutor y el asentimiento del propio niño o niña, que debe buscarse según su edad y madurez. Para las entrevistas a niños y niñas, las Normas mínimas para la protección de la infancia en la acción humanitaria (CPMS, Alianza para la Protección de la Infancia en la Acción Humanitaria) exigen encuestadores formados, un espacio seguro y visible, y un protocolo de derivación si el niño o la niña revela una situación de peligro.

Lista de verificación antes de una recopilación

• Cada pregunta del formulario está vinculada a un indicador o a una decisión.
• Los nombres y números de teléfono se almacenan en un archivo separado de las respuestas, vinculados por un código.
• Las cuentas del servidor de recopilación son nominativas; ninguna contraseña compartida.
• Los teléfonos están protegidos por un código y los datos se envían y se borran cada día.
• Existe un procedimiento en caso de pérdida o robo de un dispositivo (notificación en un plazo de 24 horas, desactivación de la cuenta).
• Se ha definido una pauta de actuación si una autoridad o un grupo armado exige el acceso a los datos: no entregar nada sobre el terreno, escalar de inmediato a la dirección de país.
• El plazo de conservación está fijado y la destrucción está planificada al cierre del proyecto, sin perjuicio de las obligaciones de archivo financiero del donante.
• El acuerdo de intercambio de datos con el socio y, en su caso, con el proveedor de servicios de pago está firmado.

10La CHS en la práctica: lo que verifican los auditores y los evaluadores

La Norma Humanitaria Esencial en materia de Calidad y Rendición de Cuentas (CHS) fue revisada en 2024 por la CHS Alliance, Esfera y el Groupe URD. Conserva sus nueve compromisos con las comunidades y las personas afectadas, reformulados desde el punto de vista de esas personas, y precisa para cada uno de ellos los requisitos aplicables a la organización. Varias organizaciones se comprometen en un proceso de verificación (autoevaluación, revisión por pares o certificación independiente, en particular por el organismo HQAI). Incluso sin certificación, la CHS es el lenguaje común que utilizan los donantes y los evaluadores para juzgar la calidad y la rendición de cuentas.

Lo que se examina, compromiso por compromiso, en el ámbito MEAL

Los errores más frecuentes

• Confundir la cantidad con el uso: decenas de indicadores monitoreados, ninguno de los cuales ha cambiado una decisión. Un auditor preguntará sistemáticamente «deme un ejemplo de decisión tomada a partir de sus datos».
• El MEAL al servicio exclusivo del donante: los informes se envían a la sede, pero las comunidades nunca ven los resultados. El compromiso 1 y el compromiso 7 no se cumplen.
• Una rendición de cuentas declarativa: «se ha puesto en marcha una línea gratuita», sin datos sobre el número de llamadas, su distribución por sexo, los plazos de respuesta ni la satisfacción con la respuesta.
• Datos no desagregados, que impiden ver quién queda excluido.
• Un plan MEAL redactado por un consultor y nunca utilizado, que el equipo no conoce.
• Ningún seguimiento de los efectos negativos: tensiones entre desplazados y familias de acogida, riesgos en el trayecto de distribución, presiones para obtener un lugar en las listas.

Para una evaluación o una auditoría de calidad, prepare tres ejemplos documentados: una decisión tomada a partir de los datos de seguimiento, un cambio introducido a raíz de la retroalimentación de las comunidades y una lección extraída de un error. Estos tres ejemplos valen más que todas las tablas.

11Adaptar el sistema al contexto

El mismo sistema MEAL no funciona en todas partes. El profesional experimentado se distingue por su capacidad para dimensionar el dispositivo en proporción al contexto, al tiempo disponible y a los riesgos.

El monitoreo por terceros

Cuando el acceso es imposible, muchos donantes financian o exigen un monitoreo por terceros (third-party monitoring). Para que sea útil: definir con precisión lo que se verifica (existencia y funcionalidad de una infraestructura, recepción de la ayuda por las personas inscritas, calidad percibida), proporcionar herramientas estandarizadas, exigir pruebas verificables (fotos con fecha y hora, entrevistas con una muestra extraída por la ONG y no por el proveedor) y prever un circuito de tratamiento de las constataciones con un plazo de respuesta. El riesgo principal es transferir el riesgo de seguridad a encuestadores menos protegidos: la seguridad de los equipos del proveedor debe analizarse del mismo modo que la del propio personal.

12Preguntas de entrevista y referencias clave

Preguntas de entrevista

1. «Llega a una misión en la que el MEAL se reduce a una hoja de Excel de productos. ¿Qué hace durante los tres primeros meses?»

Una buena respuesta sigue un orden: leer los compromisos contractuales, escuchar a los equipos y a los socios, priorizar (fichas de referencia y circuito de los datos para los indicadores del donante), entregar rápidamente un primer producto útil (un tablero de control de una página discutido en una reunión) y, después, construir progresivamente el resto. Evita prometer un sistema completo en un mes y menciona la rendición de cuentas y la protección de datos.

2. «¿Cuál es la diferencia entre seguimiento y evaluación, y por qué el MEAL no debe depender del jefe de proyecto?»

Distingue frecuencia, nivel de resultado y uso, y después explica el conflicto de intereses: quien es juzgado por los resultados no puede ser quien los certifica. Propone una solución realista (dependencia jerárquica del coordinador MEAL, vínculo funcional sólido con los programas).

3. «¿Cómo justifica un presupuesto MEAL del 8 % ante un donante que lo considera elevado?»

Desglosa el presupuesto por actividad, vincula cada partida a un compromiso de la propuesta (estudio de línea de base para los indicadores de efecto, monitoreo posdistribución para las transferencias, evaluación externa) e indica lo que se perdería en caso de reducción. Puede proponer ahorros realistas (evaluación conjunta, encuesta telefónica para determinados seguimientos).

4. «Una autoridad local pide la lista completa de beneficiarios. ¿Qué hace?»

No entrega nada sobre el terreno, explica cortésmente la política de protección de datos, escala a la dirección de país, analiza la base legal de la solicitud y los riesgos para las personas y propone, si es posible, datos agregados. Cita los principios humanitarios y las directrices sobre la responsabilidad de los datos.

5. «Dé un ejemplo en el que los datos hayan cambiado una decisión.»

Relata un caso preciso con el dato, la desviación constatada, el análisis de las causas, la decisión y el resultado de esa decisión. Una respuesta general («utilizamos los datos para mejorar los programas») es débil.

Referencias clave

• Norma Humanitaria Esencial en materia de Calidad y Rendición de Cuentas (CHS), edición de 2024: CHS Alliance, Esfera, Groupe URD.
• Manual Esfera: Carta Humanitaria y normas mínimas para la respuesta humanitaria, edición de 2018.
• Handbook on Data Protection in Humanitarian Action (Manual sobre protección de datos en la acción humanitaria): CICR y Brussels Privacy Hub.
• Operational Guidance on Data Responsibility in Humanitarian Action (Orientaciones operacionales sobre la responsabilidad de los datos en la acción humanitaria): IASC (2021, revisión de 2023).
• Normas mínimas para la protección de la infancia en la acción humanitaria (CPMS), edición de 2019: Alianza para la Protección de la Infancia en la Acción Humanitaria.
• Guías y recursos de ALNAP sobre el seguimiento y la evaluación de la acción humanitaria.
• Directrices de los donantes: formulario único y orientaciones de ECHO, directrices de solicitud y manual de indicadores de BHA, guía de marcos lógicos y de revisiones anuales del FCDO.