Rédiger une proposition et un budget

1La note conceptuelle

En 2 à 4 pages : le problème et les besoins (avec des données datées et sourcées), la population ciblée et le nombre de personnes, l'objectif et les résultats attendus, les principales activités, la valeur ajoutée de votre organisation (présence, accès, expérience, partenaires), le budget estimé et la durée. Le bailleur doit comprendre en 5 minutes pourquoi vous, pourquoi maintenant et pourquoi cette approche.

2La proposition complète

• Analyse des besoins : sources (évaluations multisectorielles, plan de réponse humanitaire, données du cluster), groupes les plus vulnérables, désagrégation par sexe, âge et handicap.
• Logique d'intervention : théorie du changement et cadre logique avec indicateurs, valeurs de base et cibles (voir la formation MEAL).
• Méthode de mise en œuvre : calendrier, ciblage, partenaires, coordination avec le cluster et les autorités.
• Thèmes transversaux : protection, genre, redevabilité, environnement, ne pas nuire.
• Risques et mesures d'atténuation, y compris la sécurité et l'accès.
• Suivi-évaluation et stratégie de sortie ou de durabilité.

Respectez strictement le format, le nombre de pages et la date limite : une proposition hors délai n'est pas lue.

3Le budget

• Coûts directs : personnel du projet, activités, équipements, transport, bureaux affectés au projet, suivi-évaluation, visibilité.
• Coûts indirects (frais de structure) : un pourcentage fixé par le bailleur. Pour l'aide humanitaire de l'Union européenne, il est plafonné à 7 % des coûts directs éligibles.
• Chaque ligne a une unité, une quantité, un coût unitaire et une durée, et un pourcentage d'imputation si la ressource est partagée entre projets.
• La note budgétaire (budget narrative) justifie chaque ligne : pourquoi ce coût, comment il a été calculé.
• Vérifiez la cohérence : chaque activité de la proposition a des coûts, et chaque coût sert une activité. Calculez le coût par bénéficiaire pour juger le rapport coût-efficacité.

4Organiser la production d'une proposition : rétroplanning et rôles

La qualité d'une proposition dépend moins du talent d'un rédacteur que de l'organisation du travail. Les propositions rejetées le sont souvent pour des raisons évitables : budget et narratif incohérents, annexes manquantes, données obsolètes, soumission à la dernière minute sur une plateforme saturée. La méthode ci-dessous convient à un appel avec un délai de trois semaines ; elle se compresse à cinq jours pour une allocation d'urgence.

Le rétroplanning type (délai de 21 jours)

Soumettre au moins 48 heures avant la date limite. Les plateformes des bailleurs ralentissent les derniers jours, les signatures électroniques expirent, les connexions de terrain coupent. Une proposition remise une minute trop tard est irrecevable, quelle que soit sa qualité.

La matrice des rôles

La réunion de lancement de la proposition

Elle dure une à deux heures et fixe : l'idée centrale en trois phrases (problème, réponse, changement attendu), les zones et la population ciblée, l'ordre de grandeur budgétaire, les partenaires et leur rôle, les sections et leurs auteurs, les échéances internes, les règles de version (un seul fichier maître, un nom de fichier normalisé avec date et version), et le canal de questions au bailleur. Un compte rendu d'une page est envoyé le jour même.

La règle des chiffres uniques

Avant toute rédaction, l'équipe fixe dans un tableau de référence unique les chiffres clés : nombre de personnes ciblées par sexe, âge et handicap, nombre de ménages, taille moyenne des ménages, quantités par activité, valeur des transferts, durée, taux de change retenu. Tous les rédacteurs utilisent ce tableau. Toute modification passe par le coordinateur et se répercute dans le narratif, le cadre logique et le budget le même jour.

5Écrire les sections qui décident de la note

Les évaluateurs lisent des dizaines de propositions. Ils cherchent des preuves, pas des intentions. Chaque section doit répondre à la question implicite du bailleur : « Pourquoi devrais-je financer cela, avec cette organisation, maintenant ? »

L'analyse des besoins

• Sources datées et nommées : aperçu des besoins humanitaires (HNO), évaluations multisectorielles, données des clusters, enquêtes nutritionnelles, monitoring de protection, évaluations propres de l'organisation avec leur méthode et leur échantillon. Une donnée de plus de douze mois doit être justifiée ou actualisée.
• Désagrégation : par sexe, âge et handicap (les questions du Washington Group sont la référence pour identifier le handicap), et par statut (déplacés, retournés, communauté hôte).
• Écart par rapport aux standards : exprimer les besoins comme un écart mesurable. Par exemple, une disponibilité de 7 litres d'eau par personne et par jour contre l'indicateur Sphère de 15 litres ; 1 latrine pour 70 personnes contre la cible Sphère d'au moins 1 pour 20 à moyen terme (1 pour 50 en phase aiguë).
• Analyse des réponses existantes : qui fait quoi où (données « 3W/4W » du cluster), écarts de couverture, raisons pour lesquelles le besoin persiste.
• Voix des personnes affectées : priorités exprimées lors des consultations, différences entre femmes, hommes, jeunes et personnes âgées.

Le décompte des personnes ciblées

C'est l'une des sources d'erreur les plus fréquentes. Il faut distinguer les bénéficiaires par activité et les bénéficiaires uniques (une même personne recevant un transfert et un kit d'hygiène ne compte qu'une fois au total). La méthode : établir un tableau activité par activité, estimer les chevauchements (par exemple tous les ménages bénéficiaires de transferts reçoivent aussi un kit), puis calculer le total unique. Indiquer la taille moyenne des ménages utilisée et sa source. ECHO, BHA et les fonds communs demandent ce total unique ; un total qui additionne simplement les activités est immédiatement repéré.

La logique d'intervention

• Un objectif spécifique unique et réaliste, avec des indicateurs d'effet mesurables, une valeur de base et une cible.
• Des résultats qui découlent des besoins analysés, chacun avec ses activités détaillées : quoi, combien, où, pour qui, par qui, quand.
• Chez ECHO, l'usage des indicateurs clés de résultats (KRI) proposés par le bailleur dans chaque secteur est fortement recommandé ; ils facilitent l'agrégation et la comparaison. Le marqueur genre-âge évalue la prise en compte des différences de besoins selon le sexe et l'âge, l'adaptation de l'aide, la participation et les risques ; le marqueur de résilience évalue l'analyse des risques, la réduction de la vulnérabilité, le renforcement des capacités locales et les opportunités de liens avec le développement.
• Pour les standards techniques, citer précisément le standard Sphère ou le standard complémentaire (normes minimales pour la protection de l'enfance, standards pour la réponse en éducation de l'INEE, standards minimaux pour le relèvement économique) auxquels les activités se conforment, et expliquer tout écart justifié par le contexte.

Méthode de mise en œuvre et modalités

Justifier le choix de la modalité (en nature, monétaire, coupons, services) par une analyse de faisabilité : fonctionnement des marchés, accès physique et financier, préférences exprimées, risques de protection, coût-efficience. Pour les transferts monétaires, expliquer le calcul de la valeur (panier minimum de dépenses et écart couvert, recommandation du groupe de travail sur les transferts monétaires), la fréquence, le mécanisme de paiement et la gestion des données personnelles.

Risques, accès et sécurité

Une matrice de risques utile présente pour chaque risque sa probabilité, son impact, sa mesure d'atténuation et le risque résiduel ; elle couvre la sécurité, l'accès, les risques fiduciaires (fraude, détournement), les risques de protection et d'exploitation et abus sexuels, les risques de marché (inflation, rupture), les risques liés aux partenaires et les risques de réputation. Les bailleurs apprécient qu'une organisation reconnaisse les risques résiduels plutôt que de les déclarer tous « faibles ».

Redevabilité, localisation et sortie

Décrire le mécanisme de plaintes et de retour d'information (canaux, délais de réponse, traitement des plaintes sensibles), la participation aux décisions, le rôle réel des partenaires locaux (part du budget, place dans la gouvernance, frais généraux) et la stratégie de sortie ou de transition (comités de gestion formés, liens avec les services techniques ou la protection sociale).

Test de lecture rapide : un évaluateur qui lit uniquement le résumé, la première phrase de chaque paragraphe et le cadre logique doit comprendre le projet. Écrire des paragraphes qui commencent par leur conclusion.

6Construire le budget pas à pas

Un budget n'est pas un exercice comptable fait à la fin : c'est la traduction chiffrée du plan de travail. Il se construit à partir des activités et des ressources, ligne par ligne, avec des hypothèses explicites. La méthode suivante s'applique à la plupart des bailleurs ; seules la nomenclature des rubriques et certaines règles d'éligibilité changent.

Étape 1 : partir de la liste des activités et des ressources

Pour chaque activité du cadre logique, lister ce qu'il faut : personnes (qui, combien de mois, à quel pourcentage), biens (quoi, combien, à quel prix), services (prestataires, location), déplacements, et coûts de soutien. Les quantités se calculent à partir des normes : par exemple, une pompe à motricité humaine pour 500 personnes au maximum selon Sphère, un kit d'hygiène par ménage avec réapprovisionnement selon la durée, un relais communautaire pour un nombre défini de ménages.

Étape 2 : fixer les coûts unitaires de façon défendable

• Salaires : grille salariale de l'organisation en vigueur, charges sociales légales incluses, ajustement annuel prévu si la grille le prévoit.
• Biens : devis récents, prix des contrats-cadres, prix d'achats précédents, données de suivi des marchés ; mentionner la source dans la note budgétaire.
• Taux de change : utiliser le taux officiel prescrit par le bailleur ou par la politique de l'organisation à la date de préparation, le mentionner, et anticiper l'effet d'une dépréciation sur les coûts locaux.
• Inflation : en contexte de forte inflation, appliquer un taux prévisionnel justifié sur les lignes de coûts locaux de la seconde année ou du second semestre.

Étape 3 : imputer correctement les coûts partagés

Une ressource qui sert plusieurs projets (coordinateur, comptable, loyer, véhicule) est imputée selon une clé de répartition documentée et vérifiable : temps passé réel (feuilles de temps), surface occupée, kilomètres parcourus, nombre de personnes. Le pourcentage inscrit au budget doit correspondre à la réalité ultérieure : un auditeur compare les feuilles de temps et les imputations. Deux règles absolues : la somme des imputations d'une même ressource ne dépasse jamais 100 %, et un coût ne peut être imputé à la fois en direct et dans les coûts indirects.

Étape 4 : distinguer coûts directs, coûts indirects et coûts inéligibles

Étape 5 : traiter le cofinancement et les contributions

Si le bailleur exige un cofinancement, il faut en indiquer la source (fonds propres, autre bailleur), le montant et les lignes concernées. Un cofinancement d'un autre bailleur impose que les mêmes dépenses ne soient pas déclarées deux fois : on prévoit dès le budget une répartition claire par ligne ou par pourcentage. Les contributions en nature (locaux mis à disposition par une commune, bénévolat) ne sont acceptées que si le bailleur l'autorise et si leur valorisation est documentée.

Étape 6 : rédiger la note budgétaire

Pour chaque ligne : la description, le lien avec l'activité ou le résultat, le calcul (unité, quantité, coût unitaire, durée, pourcentage), la source du prix, et toute justification d'un coût élevé ou inhabituel. Une note budgétaire de qualité permet à un évaluateur de refaire chaque calcul sans poser de question.

Étape 7 : calculer les ratios de contrôle

• Coût par personne ou par ménage atteint (bénéficiaires uniques), à comparer avec des projets similaires et les références du cluster.
• Part des coûts de personnel dans les coûts directs, à justifier si elle paraît élevée pour la modalité.
• Part de l'aide qui arrive directement aux personnes (valeur des transferts, des kits, des services).
• Pour les transferts monétaires, le ratio coût-transfert : coûts hors transferts du volet monétaire rapportés à la valeur des transferts. Il diminue fortement avec l'échelle et la répétition des paiements.

7Exemple complet : budget et note budgétaire d'un projet transferts monétaires et EHA

Contexte fictif : l'ONG « Terre Commune » prépare une proposition de 12 mois pour le district de Kalembo, où 14 000 personnes déplacées vivent dans deux sites et dans des familles d'accueil. L'évaluation multisectorielle montre une disponibilité moyenne de 7 litres d'eau par personne et par jour, un recours massif à l'endettement et à la réduction des repas, et des marchés fonctionnels. Le groupe de travail sur les transferts monétaires a fixé le panier minimum de dépenses (PMD) à 170 USD par mois pour un ménage de six personnes et recommande de couvrir environ 50 % de l'écart, soit 85 USD par mois.

Les chiffres de référence fixés au lancement

• Transferts monétaires à usages multiples : 1 200 ménages pendant 3 mois, 85 USD par mois, par monnaie mobile.
• Kits d'hygiène : 1 500 ménages (les 1 200 ménages des transferts et 300 ménages hôtes très vulnérables).
• Réhabilitation de 10 forages équipés de pompes manuelles, soit une capacité théorique de 5 000 personnes selon le seuil Sphère de 500 personnes par pompe.
• Taille moyenne des ménages : 6 personnes (enregistrement des sites). Bénéficiaires uniques : 1 500 ménages, soit 9 000 personnes, les usagers des forages faisant partie de ces ménages.

Le budget détaillé (USD)

Extraits de la note budgétaire

• 1.4 Agents communautaires : 12 agents (6 femmes et 6 hommes), soit un agent pour 125 ménages, chargés de la vérification de l'enregistrement, de la sensibilisation à l'hygiène, de l'orientation vers le mécanisme de plaintes et de l'accompagnement des ménages sans téléphone. Salaire selon la grille de l'organisation (échelon 2), charges sociales incluses.
• 1.7 Coordinateur pays à 10 % : supervision stratégique, représentation auprès des autorités et des bailleurs. Le pourcentage correspond à la répartition du temps de travail entre les huit projets du bureau, documentée par des feuilles de temps mensuelles.
• 2.1 Transferts : valeur fixée à 50 % du panier minimum de dépenses selon la recommandation du groupe de travail sur les transferts monétaires du district ; trois versements mensuels pour couvrir la période de soudure ; ajustement possible si le suivi des prix montre une hausse de plus de 10 % du panier, après accord du bailleur.
• 3.1 Forages : coût moyen issu de trois devis et du coût des réhabilitations réalisées l'an dernier dans la même zone (remplacement de la colonne, de la pompe, de la margelle et du système de drainage, désinfection et analyse).
• 5.1 Location de véhicules : la location est préférée à l'achat, moins coûteuse sur 12 mois et sans problème de cession des actifs en fin de projet.

Les ratios de contrôle

Ce que la revue croisée a corrigé

La première version prévoyait l'achat de deux véhicules (64 000 USD), des kits d'hygiène pour 1 200 ménages alors que le narratif en annonçait 1 500, et un total de bénéficiaires de 16 200 personnes obtenu en additionnant les activités. La revue a remplacé l'achat par la location, aligné les quantités sur le tableau de référence et recalculé les bénéficiaires uniques à 9 000 personnes. Elle a aussi ajouté la ligne d'analyses de qualité de l'eau, absente du budget alors que l'indicateur figurait au cadre logique.

Un budget défendable se reconnaît à trois choses : chaque ligne renvoie à une activité, chaque montant se recalcule à partir de la note budgétaire, et les ratios ont été calculés et commentés avant que l'évaluateur ne le fasse.

8Contrôle qualité : la grille du relecteur et les erreurs qui coûtent cher

Avant la soumission, une personne qui n'a pas écrit la proposition la relit avec la grille d'évaluation du bailleur, puis avec la grille de cohérence ci-dessous. Les fonds communs pays évaluent typiquement la pertinence stratégique, la logique et la qualité technique, le rapport coût-efficacité, la gestion et le suivi, l'intégration des thèmes transversaux et la capacité du partenaire ; ECHO examine la pertinence par rapport au HIP, la qualité de l'analyse des besoins, la logique d'intervention, la faisabilité, le coût-efficacité et les marqueurs.

Grille de cohérence

Les erreurs fréquentes

• Le « copier-coller » d'une proposition précédente : le nom d'un autre district ou d'un autre bailleur oublié dans le texte disqualifie immédiatement la crédibilité.
• Le calendrier irréaliste : prévoir des forages pendant la saison des pluies, des achats internationaux en un mois ou le recrutement de toute l'équipe en deux semaines.
• Les lignes forfaitaires (« divers », « imprévus », « logistique : 20 000 ») : la plupart des bailleurs humanitaires refusent les réserves pour imprévus et exigent un détail.
• Le personnel à 100 % partout : imputer à 100 % sur plusieurs projets la même personne conduit à un rejet certain à l'audit.
• Le budget sous-évalué pour gagner : un coût unitaire irréaliste se paie pendant la mise en œuvre par des activités réduites, des avenants et une relation abîmée avec le bailleur.
• Les thèmes transversaux décoratifs : une section genre qui ne se traduit par aucune activité, aucun indicateur désagrégé ni aucun coût.
• Le partenaire local invisible : mentionné dans le texte, absent du budget et de la gouvernance.

Répondre aux questions du bailleur

Après la soumission, la plupart des bailleurs envoient des questions ou des demandes de révision avec un délai court. Bonnes pratiques : répondre point par point dans un tableau (question, réponse, modification et emplacement dans le document), soumettre une version révisée avec les changements visibles, maintenir la cohérence entre toutes les pièces, et ne jamais accepter une réduction de budget sans réduire en proportion les cibles ou les activités, en l'expliquant.

9Adapter la proposition et le budget au contexte

Spécificités de quelques bailleurs

• ECHO : Single Form en ligne, logique d'intervention avec objectif principal, objectif spécifique et résultats ; indicateurs clés de résultats ; marqueurs genre-âge et résilience ; justification détaillée des choix de modalités ; exigences de visibilité. Le budget est présenté selon la structure de la convention de subvention et les coûts indirects plafonnés à 7 %.
• Bailleurs américains : budget détaillé et note justificative selon les catégories de coûts fédérales (personnel, avantages sociaux, déplacements, équipement, fournitures, contrats, autres, coûts indirects) ; respect de l'Uniform Guidance ; indicateurs standardisés du bailleur ; plans de suivi et de sauvegarde.
• Fonds communs pays : proposition et budget sur le système de gestion des subventions du fonds, alignés sur la stratégie d'allocation ; 7 % de coûts de soutien au maximum ; revue technique par les clusters et revue financière par l'unité de gestion du fonds.
• Agences de l'ONU : document de programme négocié avec l'agence, souvent selon ses propres modèles ; vérifier ce qui est inclus dans les coûts de soutien et ce qui peut être imputé en direct.

La meilleure adaptation au contexte est visible dans le budget : un projet en zone d'insécurité sans ligne de sécurité, ou un projet en gestion à distance sans budget de contrôle par des tiers, perd sa crédibilité aux yeux d'un évaluateur expérimenté.

10Questions d'entretien et références clés

Questions d'entretien

1. « Vous avez 10 jours pour soumettre une proposition. Comment vous organisez-vous ? »

Une réponse solide décrit un rétroplanning à rebours avec une marge de 48 heures, une réunion de lancement, la fixation des chiffres de référence, la répartition des sections avec des échéances, un budget construit en parallèle du narratif à partir des activités, une revue croisée de cohérence et une relecture externe avec la grille du bailleur.

2. « Comment calculez-vous le nombre de bénéficiaires d'un projet multisectoriel ? »

Le candidat distingue les bénéficiaires par activité et les bénéficiaires uniques, explique l'estimation des chevauchements, la taille des ménages et sa source, la désagrégation par sexe, âge et handicap, et rappelle que les bailleurs agrègent ces chiffres au niveau national, d'où l'exigence d'éviter le double comptage.

3. « Le bailleur demande de réduire le budget de 20 %. Que faites-vous ? »

Elle analyse les lignes, propose des scénarios (réduction des cibles, de la zone, de la durée ou d'une composante), protège les fonctions essentielles (suivi, redevabilité, sécurité), réduit les résultats en conséquence dans le cadre logique et le narratif, et explique les effets au bailleur. Elle refuse une réduction des coûts sans réduction des engagements.

4. « Quelle différence faites-vous entre un coût direct partagé et un coût indirect ? »

Elle explique que le coût direct partagé est imputé au projet selon une clé de répartition documentée et justifiable par des pièces, alors que le coût indirect couvre les fonctions générales de l'organisation par un pourcentage plafonné ou négocié ; un même coût ne peut figurer dans les deux catégories.

5. « Comment justifiez-vous la valeur d'un transfert monétaire ? »

Elle cite le panier minimum de dépenses, l'analyse de l'écart que les ménages ne peuvent couvrir, la recommandation du groupe de travail sur les transferts monétaires, la fréquence et la durée, le suivi des prix et le mécanisme d'ajustement, ainsi que le calcul du ratio coût-transfert.

6. « Qu'est-ce qu'un évaluateur regarde en premier dans un budget ? »

Le total et sa cohérence avec l'échelle du projet et la capacité de l'organisation, le coût par bénéficiaire, la part du personnel et des coûts de soutien, la présence de lignes forfaitaires, les équipements coûteux, et la correspondance entre activités et lignes.

Références clés

• Manuel Sphère (édition 2018) : Charte humanitaire, principes de protection, Norme humanitaire fondamentale et standards minimaux par secteur.
• Standards du partenariat Sphère : normes minimales pour la protection de l'enfance dans l'action humanitaire, standards minimaux pour l'éducation de l'INEE, standards minimaux pour le relèvement économique, standards minimaux d'assistance à l'élevage.
• Single Form, guide d'utilisation et orientations sur les indicateurs clés de résultats, le marqueur genre-âge et le marqueur de résilience : ECHO.
• Code des règlements fédéraux des États-Unis, titre 2, partie 200, et lignes directrices de candidature du bailleur humanitaire américain en vigueur.
• Lignes directrices mondiales et manuels opérationnels des fonds communs pays : OCHA.
• Questions du Washington Group sur le handicap et Directives de l'IASC sur l'inclusion des personnes handicapées dans l'action humanitaire (2019).
• Outils du Cash Learning Partnership (CALP Network) sur le panier minimum de dépenses et l'analyse de coût-efficience des transferts monétaires.
• Guide PMD Pro (gestion de projet pour les professionnels du développement) : chapitres sur la conception et la budgétisation.