Redactar una propuesta y un presupuesto

1La nota conceptual

En 2 a 4 páginas: el problema y las necesidades (con datos fechados y con fuentes), la población destinataria y el número de personas, el objetivo y los resultados esperados, las principales actividades, el valor añadido de su organización (presencia, acceso, experiencia, socios), el presupuesto estimado y la duración. El donante debe entender en 5 minutos por qué ustedes, por qué ahora y por qué este enfoque.

2La propuesta completa

• Análisis de necesidades: fuentes (evaluaciones multisectoriales, plan de respuesta humanitaria, datos del clúster), grupos más vulnerables, desagregación por sexo, edad y discapacidad.
• Lógica de intervención: teoría del cambio y marco lógico con indicadores, valores de línea de base y metas (véase la formación MEAL).
• Método de ejecución: calendario, focalización, socios, coordinación con el clúster y las autoridades.
• Temas transversales: protección, género, rendición de cuentas, medio ambiente, no hacer daño.
• Riesgos y medidas de mitigación, incluidos la seguridad y el acceso.
• Monitoreo y evaluación y estrategia de salida o de sostenibilidad.

Respete estrictamente el formato, el número de páginas y la fecha límite: una propuesta fuera de plazo no se lee.

3El presupuesto

• Costos directos: personal del proyecto, actividades, equipos, transporte, oficinas asignadas al proyecto, monitoreo y evaluación, visibilidad.
• Costos indirectos (gastos generales): un porcentaje fijado por el donante. Para la ayuda humanitaria de la Unión Europea, tiene un tope del 7 % de los costos directos subvencionables.
• Cada línea tiene una unidad, una cantidad, un costo unitario y una duración, y un porcentaje de imputación si el recurso se comparte entre proyectos.
• La nota presupuestaria (budget narrative) justifica cada línea: por qué ese costo y cómo se ha calculado.
• Verifique la coherencia: cada actividad de la propuesta tiene costos, y cada costo sirve a una actividad. Calcule el costo por beneficiario para valorar la relación costo-eficacia.

4Organizar la elaboración de una propuesta: cronograma inverso y funciones

La calidad de una propuesta depende menos del talento de un redactor que de la organización del trabajo. Las propuestas rechazadas suelen serlo por razones evitables: presupuesto y narrativa incoherentes, anexos que faltan, datos desactualizados, presentación en el último minuto en una plataforma saturada. El método que sigue sirve para una convocatoria con un plazo de tres semanas; se comprime a cinco días para una asignación de emergencia.

El cronograma inverso tipo (plazo de 21 días)

Presentar la propuesta al menos 48 horas antes de la fecha límite. Las plataformas de los donantes se ralentizan los últimos días, las firmas electrónicas caducan, las conexiones en terreno se cortan. Una propuesta entregada un minuto tarde es inadmisible, sea cual sea su calidad.

La matriz de funciones

La reunión de lanzamiento de la propuesta

Dura una o dos horas y fija: la idea central en tres frases (problema, respuesta, cambio esperado), las zonas y la población destinataria, el orden de magnitud presupuestario, los socios y su papel, las secciones y sus autores, los plazos internos, las reglas de versiones (un único archivo maestro, un nombre de archivo normalizado con fecha y versión) y el canal para las preguntas al donante. Ese mismo día se envía un acta de una página.

La regla de las cifras únicas

Antes de empezar a redactar, el equipo fija en una única tabla de referencia las cifras clave: número de personas destinatarias por sexo, edad y discapacidad, número de hogares, tamaño medio de los hogares, cantidades por actividad, valor de las transferencias, duración, tipo de cambio adoptado. Todos los redactores utilizan esta tabla. Cualquier modificación pasa por el coordinador y se refleja el mismo día en la narrativa, el marco lógico y el presupuesto.

5Redactar las secciones que deciden la puntuación

Los evaluadores leen decenas de propuestas. Buscan pruebas, no intenciones. Cada sección debe responder a la pregunta implícita del donante: «¿Por qué debería financiar esto, con esta organización, ahora?».

El análisis de necesidades

• Fuentes fechadas y citadas: panorama de las necesidades humanitarias (HNO), evaluaciones multisectoriales, datos de los clústeres, encuestas nutricionales, monitoreo de protección, evaluaciones propias de la organización con su método y su muestra. Un dato de más de doce meses debe justificarse o actualizarse.
• Desagregación: por sexo, edad y discapacidad (las preguntas del Grupo de Washington son la referencia para identificar la discapacidad) y por condición (desplazados, retornados, comunidad de acogida).
• Brecha respecto a las normas: expresar las necesidades como una brecha medible. Por ejemplo, una disponibilidad de 7 litros de agua por persona y día frente al indicador Esfera de 15 litros; 1 letrina para 70 personas frente a la meta Esfera de al menos 1 para 20 a medio plazo (1 para 50 en la fase aguda).
• Análisis de las respuestas existentes: quién hace qué y dónde (datos «3W/4W» del clúster), brechas de cobertura, razones por las que persiste la necesidad.
• Voz de las personas afectadas: prioridades expresadas en las consultas, diferencias entre mujeres, hombres, jóvenes y personas mayores.

El cómputo de las personas destinatarias

Es una de las fuentes de error más frecuentes. Hay que distinguir entre beneficiarios por actividad y beneficiarios únicos (una misma persona que recibe una transferencia y un kit de higiene solo cuenta una vez en el total). El método: elaborar una tabla actividad por actividad, estimar las superposiciones (por ejemplo, todos los hogares beneficiarios de transferencias reciben también un kit) y luego calcular el total único. Indicar el tamaño medio de los hogares utilizado y su fuente. ECHO, BHA y los fondos mancomunados piden este total único; un total que simplemente suma las actividades se detecta de inmediato.

La lógica de intervención

• Un objetivo específico único y realista, con indicadores de efecto medibles, una línea de base y una meta.
• Resultados que se derivan de las necesidades analizadas, cada uno con sus actividades detalladas: qué, cuánto, dónde, para quién, por quién, cuándo.
• En ECHO, se recomienda encarecidamente utilizar los indicadores clave de resultados (KRI) propuestos por el donante en cada sector; facilitan la agregación y la comparación. El marcador de género y edad evalúa la consideración de las diferencias de necesidades según el sexo y la edad, la adaptación de la ayuda, la participación y los riesgos; el marcador de resiliencia evalúa el análisis de riesgos, la reducción de la vulnerabilidad, el fortalecimiento de las capacidades locales y las oportunidades de vinculación con el desarrollo.
• Para las normas técnicas, citar con precisión la norma Esfera o la norma complementaria (Normas mínimas para la protección de la niñez en la acción humanitaria, Normas mínimas para la educación de la INEE, Normas mínimas para la recuperación económica) a las que se ajustan las actividades, y explicar cualquier desviación justificada por el contexto.

Método de ejecución y modalidades

Justificar la elección de la modalidad (en especie, en efectivo, cupones, servicios) mediante un análisis de viabilidad: funcionamiento de los mercados, acceso físico y financiero, preferencias expresadas, riesgos de protección, coste-eficiencia. Para las transferencias monetarias, explicar el cálculo del valor (canasta básica de gastos y brecha cubierta, recomendación del grupo de trabajo sobre transferencias monetarias), la frecuencia, el mecanismo de pago y la gestión de los datos personales.

Riesgos, acceso y seguridad

Una matriz de riesgos útil presenta para cada riesgo su probabilidad, su impacto, su medida de mitigación y el riesgo residual; abarca la seguridad, el acceso, los riesgos fiduciarios (fraude, desvío), los riesgos de protección y de explotación y abuso sexuales, los riesgos de mercado (inflación, desabastecimiento), los riesgos vinculados a los socios y los riesgos reputacionales. Los donantes valoran que una organización reconozca los riesgos residuales en lugar de declararlos todos «bajos».

Rendición de cuentas, localización y salida

Describir el mecanismo de quejas y retroalimentación (canales, plazos de respuesta, tramitación de las quejas sensibles), la participación en las decisiones, el papel real de los socios locales (parte del presupuesto, lugar en la gobernanza, gastos generales) y la estrategia de salida o de transición (comités de gestión capacitados, vínculos con los servicios técnicos o la protección social).

Prueba de lectura rápida: un evaluador que lea solo el resumen, la primera frase de cada párrafo y el marco lógico debe entender el proyecto. Escribir párrafos que empiecen por su conclusión.

6Construir el presupuesto paso a paso

Un presupuesto no es un ejercicio contable que se hace al final: es la traducción en cifras del plan de trabajo. Se construye a partir de las actividades y los recursos, línea por línea, con supuestos explícitos. El método siguiente se aplica a la mayoría de los donantes; solo cambian la nomenclatura de los rubros y algunas normas de elegibilidad.

Paso 1: partir de la lista de actividades y recursos

Para cada actividad del marco lógico, enumerar lo que se necesita: personas (quién, cuántos meses, con qué porcentaje), bienes (qué, cuánto, a qué precio), servicios (proveedores, alquiler), desplazamientos y costes de apoyo. Las cantidades se calculan a partir de las normas: por ejemplo, una bomba manual para 500 personas como máximo según Esfera, un kit de higiene por hogar con reposición según la duración, un promotor comunitario para un número definido de hogares.

Paso 2: fijar costes unitarios defendibles

• Salarios: escala salarial vigente de la organización, cargas sociales legales incluidas, ajuste anual previsto si la escala lo contempla.
• Bienes: presupuestos recientes de proveedores, precios de los acuerdos marco, precios de compras anteriores, datos de monitoreo de mercados; mencionar la fuente en la nota presupuestaria.
• Tipo de cambio: utilizar el tipo oficial prescrito por el donante o por la política de la organización en la fecha de preparación, mencionarlo y anticipar el efecto de una depreciación sobre los costes locales.
• Inflación: en contextos de inflación elevada, aplicar una tasa prevista y justificada a las líneas de costes locales del segundo año o del segundo semestre.

Paso 3: imputar correctamente los costes compartidos

Un recurso que sirve a varios proyectos (coordinador, contable, alquiler, vehículo) se imputa según una clave de reparto documentada y verificable: tiempo real dedicado (hojas de tiempo), superficie ocupada, kilómetros recorridos, número de personas. El porcentaje que figura en el presupuesto debe corresponder a la realidad posterior: un auditor compara las hojas de tiempo y las imputaciones. Dos reglas absolutas: la suma de las imputaciones de un mismo recurso nunca supera el 100 %, y un coste no puede imputarse a la vez como directo y dentro de los costes indirectos.

Paso 4: distinguir costes directos, costes indirectos y costes no elegibles

Paso 5: tratar la cofinanciación y las contribuciones

Si el donante exige cofinanciación, hay que indicar su fuente (fondos propios, otro donante), el importe y las líneas afectadas. La cofinanciación de otro donante obliga a no declarar dos veces los mismos gastos: desde el presupuesto se prevé un reparto claro por línea o por porcentaje. Las contribuciones en especie (locales cedidos por un municipio, voluntariado) solo se aceptan si el donante lo autoriza y si su valoración está documentada.

Paso 6: redactar la nota presupuestaria

Para cada línea: la descripción, el vínculo con la actividad o el resultado, el cálculo (unidad, cantidad, coste unitario, duración, porcentaje), la fuente del precio y cualquier justificación de un coste elevado o inusual. Una nota presupuestaria de calidad permite a un evaluador rehacer cada cálculo sin hacer ninguna pregunta.

Paso 7: calcular los ratios de control

• Coste por persona o por hogar alcanzado (beneficiarios únicos), que se compara con proyectos similares y con las referencias del clúster.
• Proporción de los costes de personal en los costes directos, que debe justificarse si parece elevada para la modalidad.
• Proporción de la ayuda que llega directamente a las personas (valor de las transferencias, de los kits, de los servicios).
• Para las transferencias monetarias, el ratio coste-transferencia: costes del componente monetario, excluidas las transferencias, en relación con el valor de las transferencias. Disminuye considerablemente con la escala y la repetición de los pagos.

7Ejemplo completo: presupuesto y nota presupuestaria de un proyecto de transferencias monetarias y WASH

Contexto ficticio: la ONG «Terre Commune» prepara una propuesta de 12 meses para el distrito de Kalembo, donde 14 000 personas desplazadas viven en dos sitios y en familias de acogida. La evaluación multisectorial muestra una disponibilidad media de 7 litros de agua por persona y día, un recurso masivo al endeudamiento y a la reducción de comidas, y mercados que funcionan. El grupo de trabajo sobre transferencias monetarias ha fijado la canasta básica de gastos (CBG) en 170 USD al mes para un hogar de seis personas y recomienda cubrir alrededor del 50 % de la brecha, es decir, 85 USD al mes.

Las cifras de referencia fijadas en el lanzamiento

• Transferencias monetarias multipropósito: 1 200 hogares durante 3 meses, 85 USD al mes, mediante dinero móvil.
• Kits de higiene: 1 500 hogares (los 1 200 hogares de las transferencias y 300 hogares de acogida muy vulnerables).
• Rehabilitación de 10 pozos equipados con bombas manuales, es decir, una capacidad teórica de 5 000 personas según el umbral Esfera de 500 personas por bomba.
• Tamaño medio de los hogares: 6 personas (registro de los sitios). Beneficiarios únicos: 1 500 hogares, es decir, 9 000 personas, ya que los usuarios de los pozos forman parte de esos hogares.

El presupuesto detallado (USD)

Extractos de la nota presupuestaria

• 1.4 Promotores comunitarios: 12 promotores (6 mujeres y 6 hombres), es decir, un promotor por cada 125 hogares, encargados de verificar el registro, de la promoción de la higiene, de la derivación hacia el mecanismo de quejas y del acompañamiento de los hogares sin teléfono. Salario según la escala de la organización (escalón 2), cargas sociales incluidas.
• 1.7 Coordinador de país al 10 %: supervisión estratégica, representación ante las autoridades y los donantes. El porcentaje corresponde al reparto del tiempo de trabajo entre los ocho proyectos de la oficina, documentado mediante hojas de tiempo mensuales.
• 2.1 Transferencias: valor fijado en el 50 % de la canasta básica de gastos según la recomendación del grupo de trabajo sobre transferencias monetarias del distrito; tres pagos mensuales para cubrir el periodo de escasez estacional; posible ajuste si el monitoreo de precios muestra un aumento de más del 10 % de la canasta, previo acuerdo del donante.
• 3.1 Pozos: coste medio obtenido de tres presupuestos de proveedores y del coste de las rehabilitaciones realizadas el año pasado en la misma zona (sustitución de la tubería, de la bomba, del brocal y del sistema de drenaje, desinfección y análisis).
• 5.1 Alquiler de vehículos: se prefiere el alquiler a la compra, menos costoso a 12 meses y sin problemas de cesión de activos al final del proyecto.

Los ratios de control

Lo que corrigió la revisión cruzada

La primera versión preveía la compra de dos vehículos (64 000 USD), kits de higiene para 1 200 hogares cuando la narrativa anunciaba 1 500, y un total de beneficiarios de 16 200 personas obtenido sumando las actividades. La revisión sustituyó la compra por el alquiler, alineó las cantidades con la tabla de referencia y recalculó los beneficiarios únicos en 9 000 personas. También añadió la línea de análisis de la calidad del agua, ausente del presupuesto aunque el indicador figuraba en el marco lógico.

Un presupuesto defendible se reconoce por tres cosas: cada línea remite a una actividad, cada importe puede recalcularse a partir de la nota presupuestaria y los ratios se han calculado y comentado antes de que lo haga el evaluador.

8Control de calidad: la tabla del revisor y los errores que salen caros

Antes de la presentación, una persona que no ha redactado la propuesta la revisa con la tabla de evaluación del donante y luego con la tabla de coherencia que figura a continuación. Los fondos mancomunados de país suelen evaluar la pertinencia estratégica, la lógica y la calidad técnica, la relación coste-eficacia, la gestión y el seguimiento, la integración de los temas transversales y la capacidad del socio; ECHO examina la pertinencia respecto al HIP, la calidad del análisis de necesidades, la lógica de intervención, la viabilidad, la relación coste-eficacia y los marcadores.

Tabla de coherencia

Los errores frecuentes

• El «copiar y pegar» de una propuesta anterior: el nombre de otro distrito o de otro donante olvidado en el texto arruina de inmediato la credibilidad.
• El calendario poco realista: prever pozos durante la temporada de lluvias, compras internacionales en un mes o la contratación de todo el equipo en dos semanas.
• Las líneas globales («varios», «imprevistos», «logística: 20 000»): la mayoría de los donantes humanitarios rechazan las reservas para imprevistos y exigen un desglose.
• El personal al 100 % en todas partes: imputar al 100 % a la misma persona en varios proyectos conduce a un rechazo seguro en la auditoría.
• El presupuesto infravalorado para ganar: un coste unitario poco realista se paga durante la ejecución con actividades reducidas, enmiendas y una relación deteriorada con el donante.
• Los temas transversales decorativos: una sección de género que no se traduce en ninguna actividad, ningún indicador desagregado ni ningún coste.
• El socio local invisible: mencionado en el texto, ausente del presupuesto y de la gobernanza.

Responder a las preguntas del donante

Tras la presentación, la mayoría de los donantes envían preguntas o solicitudes de revisión con un plazo corto. Buenas prácticas: responder punto por punto en una tabla (pregunta, respuesta, modificación y ubicación en el documento), presentar una versión revisada con los cambios visibles, mantener la coherencia entre todos los documentos y no aceptar nunca una reducción del presupuesto sin reducir proporcionalmente las metas o las actividades, explicándolo.

9Adaptar la propuesta y el presupuesto al contexto

Particularidades de algunos donantes

• ECHO: Single Form en línea, lógica de intervención con objetivo principal, objetivo específico y resultados; indicadores clave de resultados; marcadores de género y edad y de resiliencia; justificación detallada de la elección de modalidades; requisitos de visibilidad. El presupuesto se presenta según la estructura del convenio de subvención, con los costes indirectos limitados al 7 %.
• Donantes estadounidenses: presupuesto detallado y nota justificativa según las categorías de costes federales (personal, prestaciones sociales, viajes, equipo, suministros, contratos, otros, costes indirectos); cumplimiento de la Uniform Guidance; indicadores estandarizados del donante; planes de seguimiento y de salvaguardia.
• Fondos mancomunados de país: propuesta y presupuesto en el sistema de gestión de subvenciones del fondo, alineados con la estrategia de asignación; costes de apoyo del 7 % como máximo; revisión técnica por los clústeres y revisión financiera por la unidad de gestión del fondo.
• Agencias de la ONU: documento de programa negociado con la agencia, a menudo según sus propios modelos; verificar qué se incluye en los costes de apoyo y qué puede imputarse como coste directo.

La mejor adaptación al contexto se ve en el presupuesto: un proyecto en zona de inseguridad sin línea de seguridad, o un proyecto en gestión a distancia sin presupuesto de monitoreo por terceros, pierde su credibilidad a ojos de un evaluador experimentado.

10Preguntas de entrevista y referencias clave

Preguntas de entrevista

1. «Tiene 10 días para presentar una propuesta. ¿Cómo se organiza?»

Una respuesta sólida describe un cronograma inverso con un margen de 48 horas, una reunión de lanzamiento, la fijación de las cifras de referencia, el reparto de las secciones con plazos, un presupuesto construido en paralelo a la narrativa a partir de las actividades, una revisión cruzada de coherencia y una revisión externa con la tabla del donante.

2. «¿Cómo calcula el número de beneficiarios de un proyecto multisectorial?»

El candidato distingue entre beneficiarios por actividad y beneficiarios únicos, explica la estimación de las superposiciones, el tamaño de los hogares y su fuente, la desagregación por sexo, edad y discapacidad, y recuerda que los donantes agregan estas cifras a nivel nacional, de ahí la exigencia de evitar el doble cómputo.

3. «El donante pide reducir el presupuesto un 20 %. ¿Qué hace?»

La persona candidata analiza las líneas, propone escenarios (reducción de las metas, de la zona, de la duración o de un componente), protege las funciones esenciales (seguimiento, rendición de cuentas, seguridad), reduce en consecuencia los resultados en el marco lógico y la narrativa, y explica los efectos al donante. Rechaza una reducción de costes sin reducción de compromisos.

4. «¿Qué diferencia establece entre un coste directo compartido y un coste indirecto?»

Explica que el coste directo compartido se imputa al proyecto según una clave de reparto documentada y justificable con comprobantes, mientras que el coste indirecto cubre las funciones generales de la organización mediante un porcentaje con tope o negociado; un mismo coste no puede figurar en ambas categorías.

5. «¿Cómo justifica el valor de una transferencia monetaria?»

Menciona la canasta básica de gastos, el análisis de la brecha que los hogares no pueden cubrir, la recomendación del grupo de trabajo sobre transferencias monetarias, la frecuencia y la duración, el monitoreo de precios y el mecanismo de ajuste, así como el cálculo del ratio coste-transferencia.

6. «¿Qué mira primero un evaluador en un presupuesto?»

El total y su coherencia con la escala del proyecto y la capacidad de la organización, el coste por beneficiario, la proporción del personal y de los costes de apoyo, la presencia de líneas globales, los equipos costosos y la correspondencia entre actividades y líneas.

Referencias clave

• Manual Esfera (edición 2018): Carta Humanitaria, Principios de Protección, Norma Humanitaria Esencial y normas mínimas por sector.
• Normas de los socios de Esfera: Normas mínimas para la protección de la niñez en la acción humanitaria, Normas mínimas para la educación de la INEE, Normas mínimas para la recuperación económica, Normas y directrices para intervenciones de emergencia en ganadería (LEGS).
• Single Form, guía de uso y orientaciones sobre los indicadores clave de resultados, el marcador de género y edad y el marcador de resiliencia: ECHO.
• Código de Reglamentos Federales de los Estados Unidos, título 2, parte 200, y directrices vigentes para solicitudes del donante humanitario estadounidense.
• Directrices globales y manuales operativos de los fondos mancomunados de país: OCHA.
• Preguntas del Grupo de Washington sobre discapacidad y Directrices del IASC sobre la inclusión de las personas con discapacidad en la acción humanitaria (2019).
• Herramientas del Cash Learning Partnership (CALP Network) sobre la canasta básica de gastos y el análisis de coste-eficiencia de las transferencias monetarias.
• Guía PMD Pro (gestión de proyectos para profesionales del desarrollo): capítulos sobre el diseño y la presupuestación.